Wyjaśnienia do informacji o warunkach zatrudnienia
Główny Inspektor Pracy w ww. stanowisku z 7.07.2023 r. uznał, że tylko te, które wymieniał art. 29 § 3 Kp przed nowelizacją. Stwierdził, że obowiązek przekazania nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia dotyczy pracowników zatrudnianych począwszy od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Zgodnie z przepisami przejściowymi (art. 22 ust. 1 ustawy nowelizującej), w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji, pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, powinien uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia, w terminie 3 mies. od dnia złożenia wniosku.
Informacja o warunkach zatrudnienia (IWZ) była zmieniana w 2023 r. dwukrotnie. Od 7.04.2023 r. pracodawcy stosujący pracę zdalną muszą ją uzupełniać o:
- jednostkę organizacyjną, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika świadczącego pracę zdalnie,
- osobę lub organ, wykonujące czynności w sprawach z zakresu prawa pracy (art. 31 Kp), odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem pracującym zdalnie oraz upoważniony do przeprowadzania kontroli w miejscu pracy zdalnej (art. 6721 Kp).
[1] ⇒link⇐.
Od 26.04.2023 r. minimalny zakres danych umieszczanych w IWZ zwiększył się dwukrotnie wskutek wdrożenia dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1152 z 20.06.2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (DzUrz UE L 186 z 11.07.2019 r., dalej dyrektywa 2019/1152). Sposób ich sfomułowania w art. 29 § 3 Kp budzi wątpliwości i mnoży interpretacje. Poniżej odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, z uwzględnieniem wyjaśnień urzędowych zamykających spory. O przerwach przysługujących pracownikowi, które wpisuje się do IWZ, można natomiast przeczytać w „Rachunkowości” nr 7/2023[1].
Przemieszczanie się między miejscami pracy
Czy art. 29 § 3 pkt 1 lit. g Kp wymaga określenia zasad dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (ZPMP) w IWZ dla każdego pracownika?
[2] ⇒link⇐.
Nie. Jest to konieczne tylko wtedy, gdy w umowie o pracę zapisano minimum 2 miejsca wykonywania pracy (dalej miejsce pracy), na co pozwala wprost art. 29 § 1 pkt 2 Kp w wersji obowiązującej od 26.04.2023 r. Pracodawca będzie więc musiał przedstawić ZPMP, jeżeli pracownik pracuje hybrydowo, czyli częściowo zdalnie, a częściowo tradycyjnie (więcej na ten temat w artykule w „Rachunkowość i Podatki” nr 8/2023[2]). Taki obowiązek będzie na pracodawcy spoczywał także m.in. w razie wpisania do umowy, że pracownik wykonuje pracę w siedzibie pracodawcy oraz w hali produkcyjnej zlokalizowanej pod konkretnym adresem.
Gdy umowa o pracę zawiera jedno miejsce pracy, w punkcie IWZ o ZPMP pracodawca zaznacza „nie dotyczy”. Tak postępuje, gdy miejsce pracy:
- pracownika mobilnego (np. przedstawiciela handlowego, kierowcy czy serwisanta) odpowiada konkretnemu obszarowi geograficznemu, np. 2 lub 3 województwom, całemu terytorium Polski czy UE (por. uchwała SN z 9.12.2011 r., II PZP 3/11, i wyrok SN z 9.02.2010 r., I PK 157/09),
- pracownika budowlanego (innego pracownika, którego rodzaj pracy uzasadnia dojazdy do różnych miejscowości, zlokalizowanych na konkretnym obszarze geograficznym, w celu świadczenia pracy przez dłuższy czas) stanowi miejsce ruchome (zmienne).
Miejscowości, między którymi ci pracownicy się przemieszczają, znajdują się bowiem w granicach jednego miejsca pracy. Niewykluczone jest jednak takie ujęcie obszarowe lub ruchome miejsca pracy, że zamiast jednego będzie ich kilka. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek zamieszczenia ZPMP w IWZ.
W zakresie sformułowania ZPMP pracodawca dysponuje swobodą, której granice wyznacza natura stosunku pracy, przepisy prawa oraz zasady współżycia społecznego (art. 3531 Kc w zw. z art. 300 Kp). W ich treści powinny się znaleźć:
- rodzaj środka transportu (komunikacja publiczna, samochód służbowy lub prywatny używany do celów służbowych),
- pokrywanie kosztów przemieszczania się (np. zwrot za bilety w transporcie publicznym),
- czas przemieszczania się i tryb jego rozliczania, w tym gdy wykracza poza rozkładowy czas pracy pracownika,
- reguły przemieszczania się poza rozkładowym czasem pracy pracownika.
Rodzaje urlopów płatnych
Jakie rodzaje płatnych urlopów przysługujących pracownikowi umieszcza się w IWZ, skoro art. 29 § 3 pkt 1 lit. i Kp oraz dyrektywa 2019/1152 ich nie definiują?
Ich lista zawiera:
- urlop wypoczynkowy,
- dodatkowy urlop wypoczynkowy należny na podstawie przepisów szczególnych (np. dla pracowników ze znaczną i z umiarkowaną niepełnosprawnością) albo przepisów wewnątrzzakładowych pracodawcy,
- odpłatne urlopy dla konkretnych grup zawodowych (np. urlop dla poratowania zdrowia nauczyciela zatrudnionego w publicznej placówce oświatowej),
- inne urlopy wynikające ze stosunku pracy, za czas których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Nie obejmuje natomiast urlopów związanych z rodzicielstwem (macierzyńskiego, adopcyjnego, ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego). Tak rozstrzygnął tę kwestię Główny Inspektor Pracy w stanowisku z 7.07.2023 r. (GIP-GBI.0701.111.2023.4).
Ze względu na nieodpłatny charakter nie wymienia się w IWZ urlopu opiekuńczego i bezpłatnego. Nie wskazuje się też tzw. urlopów okolicznościowych, bo to jedynie potoczna nazwa zwolnień od pracy obowiązkowo udzielanych przez pracodawcę ze względu na okoliczności osobiste i rodzinne pracownika.
Zakres aktualizacji IWZ
Jakie dane IWZ trzeba aktualizować w razie zmiany warunków zatrudnienia pracowników zatrudnionych przed 26.04.2023 r., którzy nie złożyli wniosku o uzupełnienie IWZ po modyfikacji jej treści od wskazanej daty?
Główny Inspektor Pracy w ww. stanowisku z 7.07.2023 r. uznał, że tylko te, które wymieniał art. 29 § 3 Kp przed nowelizacją. Stwierdził, że obowiązek przekazania nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia dotyczy pracowników zatrudnianych począwszy od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Zgodnie z przepisami przejściowymi (art. 22 ust. 1 ustawy nowelizującej), w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji, pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, powinien uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia, w terminie 3 mies. od dnia złożenia wniosku.
W związku z powyższym należałoby przyjąć, że w przypadku osób zatrudnionych przed wejściem w życie nowych przepisów, które nie złożyły wniosku o uzupełnienie informacji, obowiązek poinformowania pracownika o zmianie warunków zatrudnienia dotyczy warunków zatrudnienia zawartych w informacji przekazanej pracownikowi zgodnie z przepisami obowiązującymi przed 26.04.2023 r.
Aktualizacja zmienionych danych IWZ, sporządzonej zgodnie z art. 29 § 3 Kp w wersji od 26.04.2023 r., jest konieczna wobec pracowników zatrudnionych:
- od 26.04.2023 r. (art. 29 § 33 Kp),
- przed 26.04.2023 r., którzy wystąpili o uzupełnienie IWZ o nowe dane, a pracodawca zrealizował ich wniosek w ciągu 3 mies. od jego złożenia (art. 22 nowelizacji Kp z 9.03.2023 r., DzU poz. 641).
Instytucja zabezpieczenia społecznego
Jaką instytucję zabezpieczenia społecznego, o której mowa w art. 29 § 3 pkt 2 Kp, pracodawca powinien wskazać, jeśli pracownik sam jej nie wybrał?
Każdą, do której przekazuje składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy danego pracownika. Będzie to więc ZUS, może to być także PPK (jeśli pracownik nie zrezygnował z uczestnictwa) czy PPE (jeżeli pracodawca stosuje tego typu formę oszczędzania).
Informację o instytucji zabezpieczenia społecznego oraz o ochronie z nią związanej pracodawca przekazuje odrębnie od IWZ. Realizuje ten obowiązek w postaci papierowej lub elektronicznej. Ma na to 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.
Grzywna za wykroczenie
Kiedy pracodawca narusza rażąco art. 29 § 3 Kp i w efekcie grozi mu grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł?
Główny Inspektor Pracy w stanowisku z 25.04.2023 r. (GIP-GBI.0701.71.2023.3) odpowiedział: Wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 2a Kp będzie nieinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia (czyli o zasadniczych aspektach stosunku pracy), naruszające w sposób rażący przepisy dotyczące informowania o warunkach zatrudnienia. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, sankcjonowane będzie więc również nieprzekazanie kompletnych informacji o warunkach zatrudnienia pracownika, naruszające w sposób rażący przepisy dotyczące informowania o warunkach zatrudnienia.
Odnośnie do pojęcia »rażącego naruszenia przepisów« sformułowanie to występuje już w art. 281 § 1 pkt 3 Kp, w którym mowa jest o wykroczeniu polegającym na wypowiedzeniu lub rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, naruszającym w sposób rażący przepisy prawa pracy. Jak wskazuje się w orzecznictwie, rażące naruszenie musi mieć charakter zawiniony i kierunkowy w zakresie zamiaru (wyrok SO w Świdnicy z 11.10.2018 r., IV 559/18). Przez „rażące naruszenie prawa pracy” (...) należy rozumieć jedynie sytuację, w której bezprawność rozwiązania stosunku pracy jest jaskrawa, oczywista dla każdego, a przez to budząca oburzenie społeczne (wyrok SN z 16.11.2004 r., II KK 222/04). Przykładowo umyślne nieinformowanie pracowników o ich warunkach zatrudnienia, w sytuacji gdy zachowanie sprawcy powtarza się i dotyczy kolejnych zatrudnianych pracowników, mogłoby być podstawą do kwalifikowania takiego działania, jako dokonanego z rażącym naruszeniem przepisów prawa pracy.
Pracodawca nie powinien się zatem spodziewać grzywny w każdym przypadku naruszenia art. 29 § 3 Kp. O tym, czy popełnił wykroczenie i jakie konsekwencje go czekają, zdecyduje inspektor pracy. Może się skończyć na zwróceniu uwagi, ostrzeżeniu lub na zastosowaniu innych środków oddziaływania wychowawczego (art. 41 Kodeksu wykroczeń).
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych