Wyjaśnienia do informacji o warunkach zatrudnienia

Przemieszczanie się między miejscami pracy

Czy art. 29 § 3 pkt 1 lit. g Kp wymaga określenia zasad dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (ZPMP) w IWZ dla każdego pracownika?

Nie. Jest to konieczne tylko wtedy, gdy w umowie o pracę zapisano minimum 2 miejsca wykonywania pracy (dalej miejsce pracy), na co pozwala wprost art. 29 § 1 pkt 2 Kp w wersji obowiązującej od 26.04.2023 r. Pracodawca będzie więc musiał przedstawić ZPMP, jeżeli pracownik pracuje hybrydowo, czyli częściowo zdalnie, a częściowo tradycyjnie (więcej na ten temat w artykule w „Rachunkowość i Podatki” nr 8/2023[2]). Taki obowiązek będzie na pracodawcy spoczywał także m.in. w razie wpisania do umowy, że pracownik wykonuje pracę w siedzibie pracodawcy oraz w hali produkcyjnej zlokalizowanej pod konkretnym adresem.

Gdy umowa o pracę zawiera jedno miejsce pracy, w punkcie IWZ o ZPMP pracodawca zaznacza „nie dotyczy”. Tak postępuje, gdy miejsce pracy:

• pracownika mobilnego (np. przedstawiciela handlowego, kierowcy czy serwisanta) odpowiada konkretnemu obszarowi geograficznemu, np. 2 lub 3 województwom, całemu terytorium Polski czy UE (por. uchwała SN z 9.12.2011 r., II PZP 3/11, i wyrok SN z 9.02.2010 r., I PK 157/09),
• pracownika budowlanego (innego pracownika, którego rodzaj pracy uzasadnia dojazdy do różnych miejscowości, zlokalizowanych na konkretnym obszarze geograficznym, w celu świadczenia pracy przez dłuższy czas) stanowi miejsce ruchome (zmienne).

Miejscowości, między którymi ci pracownicy się przemieszczają, znajdują się bowiem w granicach jednego miejsca pracy. Niewykluczone jest jednak takie ujęcie obszarowe lub ruchome miejsca pracy, że zamiast jednego będzie ich kilka. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek zamieszczenia ZPMP w IWZ.

W zakresie sformułowania ZPMP pracodawca dysponuje swobodą, której granice wyznacza natura stosunku pracy, przepisy prawa oraz zasady współżycia społecznego (art. 353¹ Kc w zw. z art. 300 Kp). W ich treści powinny się znaleźć:

• rodzaj środka transportu (komunikacja publiczna, samochód służbowy lub prywatny używany do celów służbowych),
• pokrywanie kosztów przemieszczania się (np. zwrot za bilety w transporcie publicznym),
• czas przemieszczania się i tryb jego rozliczania, w tym gdy wykracza poza rozkładowy czas pracy pracownika,
• reguły przemieszczania się poza rozkładowym czasem pracy pracownika.

Rodzaje urlopów płatnych

Jakie rodzaje płatnych urlopów przysługujących pracownikowi umieszcza się w IWZ, skoro art. 29 § 3 pkt 1 lit. i Kp oraz dyrektywa 2019/1152 ich nie definiują?

Ich lista zawiera:

• urlop wypoczynkowy,
• dodatkowy urlop wypoczynkowy należny na podstawie przepisów szczególnych (np. dla pracowników ze znaczną i z umiarkowaną niepełnosprawnością) albo przepisów wewnątrzzakładowych pracodawcy,
• odpłatne urlopy dla konkretnych grup zawodowych (np. urlop dla poratowania zdrowia nauczyciela zatrudnionego w publicznej placówce oświatowej),
• inne urlopy wynikające ze stosunku pracy, za czas których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Nie obejmuje natomiast urlopów związanych z rodzicielstwem (macierzyńskiego, adopcyjnego, ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego). Tak rozstrzygnął tę kwestię Główny Inspektor Pracy w stanowisku z 7.07.2023 r. (GIP-GBI.0701.111.2023.4).

Ze względu na nieodpłatny charakter nie wymienia się w IWZ urlopu opiekuńczego i bezpłatnego. Nie wskazuje się też tzw. urlopów okolicznościowych, bo to jedynie potoczna nazwa zwolnień od pracy obowiązkowo udzielanych przez pracodawcę ze względu na okoliczności osobiste i rodzinne pracownika.

Zakres aktualizacji IWZ

Jakie dane IWZ trzeba aktualizować w razie zmiany warunków zatrudnienia pracowników zatrudnionych przed 26.04.2023 r., którzy nie złożyli wniosku o uzupełnienie IWZ po modyfikacji jej treści od wskazanej daty?

Główny Inspektor Pracy w ww. stanowisku z 7.07.2023 r. uznał, że tylko te, które wymieniał art. 29 § 3 Kp przed nowelizacją. Stwierdził, że obowiązek przekazania nowej, rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia dotyczy pracowników zatrudnianych począwszy od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Zgodnie z przepisami przejściowymi (art. 22 ust. 1 ustawy nowelizującej), w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji, pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, powinien uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia, w terminie 3 mies. od dnia złożenia wniosku. 

W związku z powyższym należałoby przyjąć, że w przypadku osób zatrudnionych przed wejściem w życie nowych przepisów, które nie złożyły wniosku o uzupełnienie informacji, obowiązek poinformowania pracownika o zmianie warunków zatrudnienia dotyczy warunków zatrudnienia zawartych w informacji przekazanej pracownikowi zgodnie z przepisami obowiązującymi przed 26.04.2023 r.

Aktualizacja zmienionych danych IWZ, sporządzonej zgodnie z art. 29 § 3 Kp w wersji od 26.04.2023 r., jest konieczna wobec pracowników zatrudnionych:

• od 26.04.2023 r. (art. 29 § 33 Kp),
• przed 26.04.2023 r., którzy wystąpili o uzupełnienie IWZ o nowe dane, a pracodawca zrealizował ich wniosek w ciągu 3 mies. od jego złożenia (art. 22 nowelizacji Kp z 9.03.2023 r., DzU poz. 641).

Instytucja zabezpieczenia społecznego

Jaką instytucję zabezpieczenia społecznego, o której mowa w art. 29 § 3 pkt 2 Kp, pracodawca powinien wskazać, jeśli pracownik sam jej nie wybrał?

Każdą, do której przekazuje składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy danego pracownika. Będzie to więc ZUS, może to być także PPK (jeśli pracownik nie zrezygnował z uczestnictwa) czy PPE (jeżeli pracodawca stosuje tego typu formę oszczędzania).

Informację o instytucji zabezpieczenia społecznego oraz o ochronie z nią związanej pracodawca przekazuje odrębnie od IWZ. Realizuje ten obowiązek w postaci papierowej lub elektronicznej. Ma na to 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Grzywna za wykroczenie

Kiedy pracodawca narusza rażąco art. 29 § 3 Kp i w efekcie grozi mu grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł?

Główny Inspektor Pracy w stanowisku z 25.04.2023 r. (GIP-GBI.0701.71.2023.3) odpowiedział: Wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 2a Kp będzie nieinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia (czyli o zasadniczych aspektach stosunku pracy), naruszające w sposób rażący przepisy dotyczące informowania o warunkach zatrudnienia. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, sankcjonowane będzie więc również nieprzekazanie kompletnych informacji o warunkach zatrudnienia pracownika, naruszające w sposób rażący przepisy dotyczące informowania o warunkach zatrudnienia. 

Odnośnie do pojęcia »rażącego naruszenia przepisów« sformułowanie to występuje już w art. 281 § 1 pkt 3 Kp, w którym mowa jest o wykroczeniu polegającym na wypowiedzeniu lub rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, naruszającym w sposób rażący przepisy prawa pracy. Jak wskazuje się w orzecznictwie, rażące naruszenie musi mieć charakter zawiniony i kierunkowy w zakresie zamiaru (wyrok SO w Świdnicy z 11.10.2018 r., IV 559/18). Przez „rażące naruszenie prawa pracy” (...) należy rozumieć jedynie sytuację, w której bezprawność rozwiązania stosunku pracy jest jaskrawa, oczywista dla każdego, a przez to budząca oburzenie społeczne (wyrok SN z 16.11.2004 r., II KK 222/04). Przykładowo umyślne nieinformowanie pracowników o ich warunkach zatrudnienia, w sytuacji gdy zachowanie sprawcy powtarza się i dotyczy kolejnych zatrudnianych pracowników, mogłoby być podstawą do kwalifikowania takiego działania, jako dokonanego z rażącym naruszeniem przepisów prawa pracy.

Pracodawca nie powinien się zatem spodziewać grzywny w każdym przypadku naruszenia art. 29 § 3 Kp. O tym, czy popełnił wykroczenie i jakie konsekwencje go czekają, zdecyduje inspektor pracy. Może się skończyć na zwróceniu uwagi, ostrzeżeniu lub na zastosowaniu innych środków oddziaływania wychowawczego (art. 41 Kodeksu wykroczeń).