Sposoby zapisywania przerw w pracy w informacji o warunkach zatrudnienia

Przerwy uregulowane w Kp

Od 26.04.2023 r. IWZ musi zawierać „przysługujące pracownikowi przerwy w pracy”. Dokładnie takie sformułowanie zawiera art. 29 § 3 pkt 1 lit. c Kp. Z jego literalnego brzmienia wynika zatem, że pracodawca powinien wymienić w IWZ każdą przerwę, bez względu na tytuł i rodzaj przepisów stanowiących podstawę nabycia do niej prawa. Taka interpretacja jest też zgodna z celem wskazanego przepisu – przekazaniem pracownikowi wiedzy o przerwach w pracy, z których powinien korzystać. Wymaga tego motyw 19 dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1152 z 20.06.2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (DzUrz UE L 186 z 11.07.2019 r.), której wykonanie w tym zakresie stanowi właśnie art. 29 § 3 pkt 1 lit. c Kp.

W Kp są trzy przerwy w pracy, wliczane do czasu pracy, o charakterze obowiązkowym, jeśli pracownik spełnia warunki ustawowe – patrz pkt 1–3 tabeli. Jest także jedna przerwa (tzw. lunchowa) fakultatywna, którą pracodawca może wprowadzić na mocy art. 141 Kp i nie wliczać jej do czasu pracy – patrz pkt 4 tabeli.

Przerwy wynikające z innych przepisów

W IWZ pracodawca wpisuje również przerwy, które należą się pracownikom na podstawie przepisów szczególnych, ze względu na:

• wykonywaną pracę, np. minimum 30 min przerwy po 6 kolejnych godzinach pracy kierowcy, którego liczba godzin pracy nie przekracza 9 godz., a gdy pracuje dłużej niż 9 godz. – 45 min przerwy (art. 13 ustawy z 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców, tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 1473),
• niepełnosprawność – 15 min przerwy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek (art. 17 ustawy z 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 100),
• pracę przy komputerze – 5 min przerwy po każdej godzinie pracy, jeżeli pracownik pracuje przy monitorze ekranowym przez minimum połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy (§ 7 pkt 2 w zw. § 2 pkt 4 rozporządzenia MPiPS z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, DzU nr 148 poz. 973).

Pracodawca powinien wykazać też w IWZ inne przerwy niż lunchowa (pkt 4 tabeli), do których pracownicy mają prawo na podstawie regulacji wewnątrzzakładowych (m.in. układ zbiorowy pracy oraz regulamin pracy).

Kwestie formalne

Przysługujące pracownikowi przerwy w pracy pracodawca może zapisać w IWZ, przekazywanej w postaci papierowej lub elektronicznej, na dwa sposoby – opisowo lub w sposób uproszczony, czyli wskazując przepisy, z których prawo do przerwy wynika (art. 29 § 3¹ Kp). Warto wybrać formę uproszczoną ze względu na brak konieczności modyfikacji IWZ, co jest wymagane przy zmianach w zakresie przerw.

Jeżeli pracownik stanie się uprawniony do nowej przerwy albo przestanie mu przysługiwać dotychczasowa przerwa wykazana w IWZ, pracodawca musi zaktualizować informację. Powinien to zrobić niezwłocznie, lecz nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Jest zwolniony z realizacji tego obowiązku, gdy zmiana w przerwach wynika z nowelizacji przepisów prawa pracy, które wskazał w IWZ przekazanej pracownikowi (art. 29 § 3³ Kp).