Rozliczenie delegacji (cz. VII) – które wyjazdy można kwalifikować jako podróże służbowe

Definicja w Kp

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba pracodawcy (art. 77⁵ § 1 Kp). Odrębna definicja obejmuje jedynie pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców (art. 2 pkt 7 ustawy z 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców, tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 220). Pomijamy ją w tym opracowaniu[1].

Aby dany wyjazd mógł (musiał) być zakwalifikowany jako podróż służbowa, muszą wystąpić łącznie trzy elementy (zob. wyrok SN z 22.02.2008 r., I PK 208/07):

• odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,
• odbywa się na polecenie pracodawcy,
• jego celem jest wykonanie określonego przez pracodawcę zadania.

Wyjazd poza stałe miejsce pracy

Wyjazd o charakterze podróży służbowej to wyjazd poza stałe miejsce pracy pracownika. Jak wskazał NSA w Szczecinie w wyroku z 24.11.1999 r. (SA/Sz 1780/98), o podróży służbowej oraz należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy jest wykonywane poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania. Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróży służbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania.

Nie rozpoczynając tu szerokiego tematu sposobów i prawidłowości określenia miejsca pracy w umowie o pracę, trzeba podkreślić, że podróżą służbową nie jest przemieszczanie się w celach służbowych po stałym miejscu pracy, niezależnie od jego wielkości.

Wyjazd na znaczną nawet odległość, ale w ramach danego miasta lub obszarowo zakreślonego miejsca pracy, nie będzie delegacją, a wyjazd nieodległy, ale do innej miejscowości – już tak. Nie ma tu znaczenia również długość wyjazdu. Na tle obowiązujących przepisów absolutnie nie można uznać, że podróżą służbową jest dopiero taki wyjazd poza stałe miejsce pracy, który trwa określoną liczbę godzin. Czas ma wpływ na prawo do diety, ale nie na kwalifikowanie wyjazdów jako podróży służbowych.

Wyjazd do miejscowości siedziby pracodawcy

Część pracodawców ma wątpliwości co do kwalifikacji wyjazdów z miejsca pracy do siedziby pracodawcy – uważają, że nie jest to podróż służbowa. Wynikają one z nieprecyzyjnych zapisów w kodeksowej definicji „podróży służbowej”. Jest nią wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Przy ustaleniu w umowie o pracę stałego miejsca pracy w innej miejscowości lub na innym obszarze niż miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, wyjazd na polecenie pracodawcy w celach służbowych z takiego stałego miejsca pracy do siedziby pracodawcy spełnia wszystkie przesłanki zakwalifikowania go jako podróży służbowej i tym samym rozliczania związanych z tym świadczeń (diet oraz innych należności) na zasadach przypisanych do świadczeń „delegacyjnych”. Potwierdził to SN w wyroku z 16.12.2008 r. (I PK 96/08): pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z treści art. 77⁵ § 1 Kp wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem pracy rozumianym jako miejscowość będąca siedzibą pracodawcy, jeżeli tam pracownik ma swoje stanowisko pracy, albo inne miejsce, w którym pracownik jest obowiązany wykonywać obowiązki pracownicze w pozostałych przypadkach.

Wyjazd do miejscowości zamieszkania pracownika

Podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy do miejscowości zamieszkania pracownika, jeżeli znajduje się ona poza jego stałym miejscem pracy. To, że za czas takiego wyjazdu nie należą się diety (por. § 7 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190), nie oznacza, że nie jest to podróż służbowa. Wyłączenie to podkreśla coś zupełnie odwrotnego – gdyby taki wyjazd nie był podróżą służbową, nie miałoby sensu wspominanie o nim w rozporządzeniu, gdyż dieta siłą rzeczy by nie przysługiwała.

Polecenie pracodawcy, porozumienie z pracownikiem

Wyjazd odbywa się na polecenie pracodawcy, a więc musi być ono realizacją jego funkcji kierowniczej. W kontekście kwalifikacji wyjazdu jako delegacji nie ma znaczenia forma, w jakiej polecenie zostało wydane (przekazane pracownikowi), a jedynie to, że wyjazd jest narzucony ze względu na kierowniczą funkcję pracodawcy w stosunku pracy.

Kwalifikacja wyjazdu jako delegacji jest wyłączona w razie zawarcia porozumienia dotyczącego chwilowej zmiany miejsca pracy.

SA w Poznaniu w wyroku z 25.05.2022 r. (III AUa 1388/20) wskazał, że nie jest wykluczone porozumienie stron stosunku pracy, w ramach którego pracownik ma wykonywać pracę w innym miejscu niż określone w umowie o pracę (art. 29 § 1 pkt 2 Kp). Jeżeli dochodzi do umownej zmiany miejsca wykonywania pracy, nie jest to miejsce pracy niestałe, w którym jest realizowane zadanie służbowe zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kp. Podjęcie się przez pracownika podróży w celu wykonania określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą nie stanowi zatem podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kp, chyba że pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy stricte zadania służbowe. Tak samo orzekł wcześniej SN w wyroku z 20.02.2007 r. (II PK 165/06).

Również w wyroku SN z 10.05.2012 r. (II PK 223/11) czytamy, że skoro nie doszło do uzyskania polecenia wyjazdu ani do określenia zadania służbowego lub co najmniej do uprzedniego ustnego uzgodnienia służbowego celu spornego wyjazdu, o których mowa w art. 77⁵ § 1 Kp, nie mogło być mowy o ustaleniu służbowego charakteru zagranicznej podróży, którą (…) dziennikarz odbył na koszt organizatorów (…), choćby następnie jego pracodawca – wydawnictwo prasowe – opublikowało materiał z dziennikarskim opisem tego wyjazdu. (…) Opublikowanie (…) materiału dziennikarskiego (reportażu) z zagranicznego wyjazdu, o którym pozwany pracodawca miał wiadomości co do możliwości wzięcia w nim udziału przez dziennikarzy, ale nie zlecił tego wyjazdu ani nie określił oczekiwanego zadania służbowego – wyklucza uznanie odbytej prywatnie podróży zagranicznej za pracowniczą podróż służbową w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kp, której pracownik nie może odbyć bez polecenia lub co najmniej uprzedniej, choćby ustnej akceptacji wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, chyba że strony wyraźnie uzgodniły swobodę pracowniczych wyjazdów służbowych w celu wykonania zleconych zadań dziennikarskich, co w rozpoznanej sprawie nie nastąpiło.

Zadania służbowe

Z definicji „podróży służbowej” wynika przede wszystkim, że jej celem jest wykonywanie określonego przez pracodawcę zadania. Zadanie to może należeć – i na ogół należy – do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku. Wykonywanie zadania nie jest tym samym, co wykonywanie pracy (zadań określonego rodzaju). Zadanie zamyka się w pewnych granicach przedmiotowych i czasowych, które mieszczą się wprawdzie, co do zasady, w procesie wykonywania pracy (zadań), ale go nie wyczerpują. Użycie formy ciągłej czasownika „wykonać”, poza sygnalizacją braku odpowiedzialności pracownika za rezultat, świadczy o tym, że zadanie będzie wymagało pobytu w miejscu jego wykonywania przez pewien, krótszy lub dłuższy czas (wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 350/00).

Trudno w praktyce podważać kwalifikację wyjazdu jako podróży jedynie ze względu na to, że pracownik nie realizuje podczas tego wyjazdu zadań służbowych. Oczywiście takie podważenie byłoby trafne, gdyby wyjazd był np. ukrytą nagrodą dla pracownika (podczas wyjazdu nie miałby on realizować zadań służbowych albo czas wyjazdu znacząco wykraczałby poza rozsądne otoczenie czasowe realizowanych zadań, np. wyjazd na wtorkowe spotkanie do Paryża, z rozliczanym w ramach delegacji czasem od poniedziałku do niedzieli), jednak takie przypadki nie występują często (co nie znaczy, że nigdy).

Częste wyjazdy

W wyroku z 24.02.2016 r. (III SA/Wa 1006/15) WSA w Warszawie, powołując się na wyrok SN z 17.02.2012 r. (III UK 54/11) oraz uchwałę 7 sędziów SN z 19.11.2008 r. (II PZP 11/08), stwierdził m.in., że elementem charakteryzującym podróż służbową jest okoliczność, iż pobyt w miejscu wykonywania zadania służbowego jest z założenia tymczasowy, podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, zaś sama podróż ma charakter incydentalny w stosunku do pracy wykonywanej zwykle przez pracownika w ramach jego obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę.

Opinie takie w orzecznictwie sądowym są powtarzalne, a okolicznością decydującą staje się określenie znaczenia „incydentalności” wyjazdów w stosunku do zwykłych obowiązków służbowych.

Zasadniczo podróż służbowa nie jest tym samym, co wykonywanie umówionej pracy, gdyż zlecenie pracownikowi wykonania takiego zadania powoduje, że jego obowiązki różnią się od codziennego dnia pracy. Jak wskazał SN w postanowieniu z 23.05.2019 r. (III UK 240/18), tylko wtedy odliczenie od podstawy wymiaru składek dokonywane jest według § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, gdy delegowanie pracownika ma cechy podróży służbowej, tzn. zjawiska wśród obowiązków pracownika niecodziennego, okazjonalnego, w ramach pracowniczych powinności niezwyczajnego i nietypowego, stanowiącego pewien wyłom w zwykłym świadczeniu pracy. Pracę w ramach delegacji (podróży służbowej) wyróżnia sporadyczność i przemijający czas trwania wysłania oraz wykonywanie konkretnie określonego zadania.

Wyjazdy na szkolenia, kursy

Warto poruszyć także kwestię wyjazdów „edukacyjnych” – na szkolenie, kurs itp. Należy rozróżnić wyjazdy:

• w ramach uzgodnionego z pracodawcą podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• na polecenie pracodawcy.

Zgodnie z art. 94¹³ Kp, jeżeli obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego, szkolenia takie odbywają się na koszt pracodawcy oraz, w miarę możliwości, w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy.

Z przepisów tego artykułu wprost wynika, że uczestnictwo w szkoleniu czy w kursie może się odbywać na polecenie pracodawcy. Tym samym, jeśli zostanie to połączone z wyjazdem poza stałe miejsce pracy, będzie to podróż służbowa.

Inaczej należy jednak traktować wyjazdy w ramach podnoszenia kwalifikacji w rozumieniu art. 103¹–103⁵ Kp. Zgodnie z definicją zawartą w art. 103¹ Kp przez „podnoszenie kwalifikacji zawodowych” rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Mamy tu zatem dwie sytuacje:

• pracodawca występuje z inicjatywą rozpoczęcia nauki przez pracownika, na co ten wyraża zgodę,
• pracodawca zgadza się na podnoszenie kwalifikacji na wniosek zainteresowanego pracownika.

W obu przypadkach opiera się to na porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem, czyli nie na poleceniu służbowym. Jakkolwiek strony mogą ustalić szeroki zakres świadczeń dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe (w tym np. zwrot kosztów przejazdów, noclegów), które będą korzystać ze zwolnień składkowych i podatkowych, to wyjazdy w ramach podnoszenia kwalifikacji nie stanowią podróży służbowych.