Zlecenia i umowy B2B zwiększą świadczenia pracownicze

Praca na własny rachunek

Pracodawcy odpowiednio od 1.01.2026 r. (jednostki sektora finansów publicznych) bądź od 1.05.2026 r. (pozostali) będą uwzględniać w stażu pracy okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności określonej w art. 8 ust. 6 usus, za które zostały opłacone składki emerytalna, rentowe lub wypadkowe. Trzeba je będzie potwierdzić zaświadczeniem ZUS o odprowadzeniu z tytułu działalności wskazanych składek. Są to okresy, w których osoba fizyczna:

• wykonywała pozarolniczą działalność gospodarczą na mocy ustawy z 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1480) lub innych przepisów szczególnych,
• była twórcą lub artystą,
• wykonywała działalność w zakresie wolnego zawodu w myśl przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym, z której przychody uważa się za pochodzące z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• była wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o., spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej, akcjonariuszem prostej spółki akcyjnej wnoszącym do spółki wkład polegający na świadczeniu pracy lub usług albo komplementariuszem w spółce komandytowo-akcyjnej,
• prowadziła publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół na mocy ustawy z 14.12.2016 r. Prawo oświatowe (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1043).

Ważne: nowelizacja operuje pojęciem „okresów prowadzenia pozarolniczej działalności”, a nie działalności gospodarczej. W konsekwencji pracownicy będą mogli się domagać uwzględnienia w stażu pracy okresów posiadania statusu np. wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. czy wspólnika spółki jawnej.

Do nowych okresów zaliczalnych wejdą również te okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, za które przedsiębiorca będący osobą fizyczną opłacał preferencyjne składki, „mały ZUS plus” czy też zrobił to za niego ZUS w ramach tzw. wakacji składkowych. Za okresy te zostały bowiem z racji działalności odprowadzone składki emerytalna i rentowe.

Uwzględniane będą także okresy korzystania przez przedsiębiorcę o statusie osoby fizycznej z tzw. ulgi na start na podstawie art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, w których nie podlegał on ubezpieczeniom emerytalnemu ani rentowym. Zainteresowany udokumentuje je zaświadczeniem ZUS o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego z tego tytułu.

Do stażu pracy będzie się także przyjmować okresy wykonywania pozarolniczej działalności, w których osoba fizyczna nie podlegała na mocy odrębnych przepisów ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (nowy art. 302¹ § 3 Kp). Pracownik dowiedzie ich wszelkimi dostępnymi dokumentami, np. wyciągiem z CEIDG czy zaświadczeniami kontrahentów lub z US, bo nowe przepisy milczą na ten temat.

Niepodleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z racji działalności na mocy przepisów szczególnych, wchodzi w grę, m.in. gdy indywidualny przedsiębiorca pozostawał w zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych, był objęty koordynacją unijną lub dwustronną czy też wykonywał działalność gospodarczą przed 1999 r.

Ważne: w razie zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych możemy mieć do czynienia z dwoma nowymi okresami zaliczalnymi pokrywającymi się w całości lub tylko częściowo. W takim przypadku do stażu pracy przyjmuje się jeden z nich – korzystniejszy (nowy art. 302¹ § 10 Kp).

Okresy prowadzenia działalności musi zatem potwierdzić:

• przypadające na okres zbiegu (lipiec 2021 r.–grudzień 2022 r.) – wszelkimi dostępnymi dokumentami, np. wyciągiem z CEIDG,
• w latach 2023 i 2024 – zaświadczeniem ZUS o opłaceniu z tej racji składek emerytalnej i rentowych.

Osoba fizyczna z polskim obywatelstwem, która prowadziła przed 1999 r. działalność gospodarczą na własny rachunek m.in. na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub koncesji, była objęta obligatoryjnym ubezpieczeniem społecznym (ustawa z 18.12.1976 r. o ubezpieczeniu społecznym osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek i ich rodzin, tekst jedn. DzU z 1989 r. nr 46 poz. 250). Mogła się zwolnić z obligatoryjnej składki na ubezpieczenie społeczne, jeśli jednocześnie:

• była pracownikiem zatrudnionym co najmniej w połowie wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym zawodzie albo
• stosowało się do niej odrębne przepisy o zabezpieczeniu emerytalnym czy ubezpieczeniu społecznym, albo
• miała ustalone prawo do emerytury lub renty.

Umowy cywilnoprawne

Do okresów zatrudnienia będzie się też przyjmować okresy wykonywania przez osobę fizyczną umowy:

• agencyjnej,
• zlecenia,
• innej o świadczenie usług, do której zgodnie z Kc stosuje się przepisy o zleceniu (dalej umowa zleceniopodobna),

w których podlegała ona ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Pracownik będzie musiał je potwierdzić zaświadczeniem ZUS o podleganiu wskazanym ubezpieczeniom.

Ważne: jeśli chodzi o umowę agencyjną, to należy zwrócić uwagę, że strony tego kontraktu muszą być przedsiębiorcami. Wchodzi więc ona w zakres prowadzonej działalności gospodarczej i z tego tytułu podlega zaliczeniu do stażu pracy. Jeżeli umowę zatytułowaną „umowa agencyjna” zawarła kiedyś osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą, to należy ją sklasyfikować jako umowę zleceniopodobną.

Staż pracy zwiększą także udokumentowane okresy pracy na podstawie wskazanych umów, w których osoba fizyczna nie podlegała na mocy odrębnych przepisów ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dotyczy to np. umów zlecenia:

• zawartych z uczniami lub studentami do ukończenia 26 lat, bo nie podlegają oni ubezpieczeniom społecznym (art. 6 ust. 4 usus);
• zwolnionych ze składek społecznych z powodu:

• pozostawania w zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych,
• objęcia koordynacją unijną lub dwustronną,
• ich zawarcia przed 1999 r. (rodziły wówczas ewentualny obowiązek ubezpieczenia społecznego, a nie ubezpieczeń emerytalnego i rentowych).

Pracownik musi ich dowieść wszelkimi dostępnymi dokumentami, np. zachowanym egzemplarzem umowy i ewentualnym zaświadczeniem podmiotu zamawiającego, określającym, od kiedy do kiedy trwało zlecenie.

Pozostałe okresy zaliczalne

Do stażu pracy będzie się też kwalifikować okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną wykonującą:

• pozarolniczą działalność gospodarczą (także objętą ulgą na start), za jakie zostały opłacone składki emerytalna, rentowe lub wypadkowe,
• umowę agencyjną, zlecenia lub zleceniopodobną, objętą ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi.

Okresy te pracownik udowodni zaświadczeniami ZUS: w pierwszym przypadku o opłaceniu składek z racji współpracy przy prowadzeniu działalności, a w drugim – o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu współpracy przy wykonywaniu umowy zlecenia lub zleceniopodobnej.

W stażu pracy będzie się też uwzględniać okresy współpracy, w których współpracownik na mocy przepisów odrębnych nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Trzeba będzie ich dowieść wszelkimi dostępnymi dokumentami, np. zaświadczeniem osoby, na rzecz której odbywała się współpraca.

Za osobę współpracującą uznaje się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z wykonawcą lub przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym oraz współpracują przy realizacji tych aktywności – z wyjątkiem osoby zatrudnionej na umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust. 11 usus).

W stażu pracy będzie się również uwzględniać okresy sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą albo zawieszenia pozarolniczej działalności gospodarczej w celu sprawowania takiej opieki, za które zostały opłacone składki emerytalna i rentowe. Na potwierdzenie należy dostarczyć zaświadczenie ZUS o zapłacie składek.

Ponadto do okresów zatrudnienia będzie się kwalifikować okresy:

• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych, w jakich osoba fizyczna:

• podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – po przedstawieniu zaświadczenia ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• na mocy przepisów odrębnych nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu ani rentowym – po przedstawieniu wszelkich dostępnych dowodów, np. zaświadczenia spółdzielni o czasie trwania członkostwa;

• wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą u pracodawcy zagranicznego, po przedstawieniu wszelkich dostępnych dowodów – np. zaświadczenia zagranicznego pracodawcy czy wystawionego przez tamtejszy odpowiednik ZUS;
• służby w Straży Marszałkowskiej i w Służbie Celno-Skarbowej.

Zaświadczenia z ZUS

Zaświadczenia potwierdzające nowe okresy zaliczalne, a ściślej – opłacanie składek emerytalnej, rentowych lub wypadkowej albo podleganie ubezpieczeniom społecznym lub tylko zdrowotnemu, ZUS wyda jedynie na wniosek zgłoszony w postaci elektronicznej za pośrednictwem profilu informacyjnego e-ZUS. Wniosek musi pochodzić od osoby bezpośrednio zainteresowanej wliczeniem nowych okresów, tj. od pracownika. ZUS umieści sporządzone zaświadczenie na jej profilu informacyjnym i poinformuje o tym e-mailem. Specjalnie opracowane formularze wniosków mają być dostępne na profilach informacyjnych ubezpieczonych od 1.01.2026 r.

Kiedy do stażu ogólnego, a kiedy do zakładowego

Zgodnie z nowelizacją nowe, prawidłowo udokumentowane okresy zaliczalne trzeba będzie przyjmować przede wszystkim do tzw. ogólnego stażu pracy, tzn. uzbieranego we wszystkich dotychczasowych zakładach pracy. Zależy od niego wiele uprawnień pracowniczych, np.:

• nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego i jego wymiar,
• uzyskanie prawa do świadczeń powszechnie obowiązujących u pracodawców z sektora finansów publicznych i ich wysokość; mowa tu o dodatkach stażowych (często nazywanych dodatkami za wieloletnią pracę czy wysługę lat), nagrodach jubileuszowych oraz odprawach emerytalnych i rentowych.

Obecnie (przed wejściem nowelizacji w życie) kwalifikuje się do niego zakończone okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w nich, sposób rozstania stron oraz okresy zaliczane na podstawie przepisów szczególnych (np. służbę wojskową, pracę w gospodarstwie rolnym czy pewne okresy nauki).

Z kolei od tzw. zakładowego stażu pracy, tj. nabytego u konkretnego pracodawcy, zależą m.in.:

• długość okresu wypowiedzenia,
• wysokość odprawy z racji zwolnienia z pracy z przyczyn niedotyczących pracownika,
• nabycie prawa do trzynastej pensji (w jednostkach sektora finansów publicznych),
• wysokość odprawy pośmiertnej,
• uzyskanie prawa lub poziom świadczeń określonych w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie wynagrodzenia lub układzie zbiorowym pracy.

W świetle nowelizacji dany pracodawca będzie musiał uwzględnić w zakładowym stażu pracy nowe okresy zaliczalne, z wyjątkiem sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, jeśli podczas nich pracownik świadczył pracę na jego rzecz (nowy art. 302¹ § 8 Kp).

Dzięki takiemu sformułowaniu do stażu pracy będą się też wliczać okresy świadczenia usług na zlecenie nawiązane z podmiotem trzecim, ale faktycznie wykonywanych na rzecz byłego zakładu pracy. Budzi ono jednak wątpliwości interpretacyjne. Pojawia się np. pytanie, czy indywidualny przedsiębiorca, który w danym miesiącu wystawił 3 faktury dla kontrahenta, u którego się następnie zatrudnił, może dowodzić, że świadczył pracę na jego rzecz, a jeśli tak – to czy przez cały miesiąc, czy tylko w niektórych dniach.

2 lata na udokumentowanie

Nowelizacja daje osobom pozostającym w zatrudnieniu 1.01.2026 r. – u pracodawców z sektora finansów publicznych, oraz 1.05.2026 r. – u pozostałych, 24 mies. na udokumentowanie nowych okresów zatrudnienia, zaliczanych do stażu pracy. W pierwszym przypadku okres ten przypada zatem na lata 2026 i 2027, a w drugim trwa od 1.05.2026 do 30.04.2028 r. W tym czasie wskazani pracownicy muszą udowodnić nowe okresy zaliczalne przebyte przed wejściem nowelizacji w życie – pod rygorem utraty możliwości przeliczenia uprawnień i świadczeń pracowniczych. Jeśli przedstawią wymagane dowody, pracodawca zgodnie z opisanymi zasadami ma obowiązek je uwzględnić w stażu pracy i w konsekwencji przeliczyć uprawnienia/świadczenia pracownicze. Dostarczenie dokumentów po terminie oznacza, że prawo bezpowrotnie przepadnie.

Ważne: osoby przyjęte do pracy przez pracodawcę z sektora finansów publicznych od 2.01.2026 r., a przez prywatnych – od 2.05.2026 r., nie są ograniczone żadnymi limitami czasowymi na dowiedzenie nowych okresów zaliczalnych, choćby zaistniałych przed tą datą. Mogą zatem potwierdzić je w dowolnym momencie, nawet po kilku latach od rozpoczęcia zatrudnienia.

Przeliczenia stażowe

Na mocy art. 5 nowelizacji uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów do stażu pracy przysługują od dnia nabycia do nich prawa, jednak nie wcześniej niż odpowiednio od 1.01.2026 r. – u pracodawców z sektora finansów publicznych, oraz od 1.05.2026 r. – u pracodawców prywatnych. Dokonując przeliczeń stażowych, w celu uwzględnienia nowych okresów, pracodawca powinien mieć na uwadze poniższe zasady:

1. Wliczeniu do stażu pracy podlegają nowe okresy zaliczalne (np. pracy na zlecenie bądź na własny rachunek) przebyte nawet przed dniem wejścia nowelizacji w życie (tj. odpowiednio przed 1.01.2026 lub przed 1.05.2026 r.), bez żadnego wstecznego ograniczenia czasowego (nawet jeśli zaistniały np. 30 lat temu).

2. Nowe okresy dodaje się do stażu pracy tylko pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania przez pracownika.

3. Przeliczone (tj. zwykle podwyższone) uprawnienia albo świadczenia należą się pracownikom od dnia nabycia do nich prawa, jednak nie wcześniej niż odpowiednio od 1.01.2026 lub od 1.05.2026 r. Owszem przysługują im ewentualnie wsteczne wyrównania (z uwzględnieniem okresu przedawnienia), ale nie mogą się one cofnąć poza wskazane daty. Przypomnijmy, że roszczenie ze stosunku pracy ulega przedawnieniu zasadniczo z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 Kp).

Ważne: nowe okresy zaliczalne nie wydłużą okresu wypowiedzenia trwającego odpowiednio 1.01.2026 i 1.05.2026 r. (art. 8 nowelizacji).

Nagrody jubileuszowe w budżetówce

Pragmatyki służbowe mają własne regulacje określające, jak ustalać prawo i wysokość nagród jubileuszowych pracowników jednostek sektora finansów publicznych, po wejściu w życie przepisów wprowadzających nowe okresy zaliczane do stażu pracy (odsyłają one do rozporządzeń wykonawczych dotyczących nagrody jubileuszowej, które te właśnie zasady wprowadzają). Zgodnie z nimi, gdy w dniu wejścia w życie tych przepisów:

• upływa okres uprawniający pracownika do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca mu się tylko jedną – najwyższą,
• pracownik ma okres zatrudnienia (wraz z innymi okresami wliczanymi do tego okresu) dłuższy niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 mies. od tego dnia upłynie okres uprawniający go do nabycia nagrody jubileuszowej wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej – różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej.