Rozliczenie delegacji (cz. IV) – czas pracy w podróży służbowej

Rozkład czasu pracy a zadania w podróży służbowej

Do czasu pracy w trakcie podróży służbowej zalicza się:

• czas trwania delegacji przypadający na zwykłe godziny pracy pracownika, wynikające z jego rozkładu czasu pracy,
• czas poświęcony na realizację zleconego zadania służbowego wynikającego z polecenia wyjazdu.

Czas podróży służbowej wykraczający poza rozkładowe godziny czasu pracy wlicza się do czasu pracy pracownika jedynie w zakresie, w którym jest poświęcony bezpośrednio na pracę (realizację zleconego przez pracodawcę zadania służbowego). Czas przejazdu poza godzinami pracy zwykle więc nie będzie do niego wliczany, chyba że w konkretnej sytuacji sam przejazd zostanie połączony z wykonywaniem pracy.

Jak wskazał SN w wyroku z 4.07.1978 r. (I PR 45/78), podczas podróży służbowej pracownik nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji zakładu pracy w rozumieniu art. 128 Kp, z wyjątkiem gdy podczas podróży wykonuje zatrudnienie.

Takie podejście bardzo mocno się ugruntowało. Jednocześnie odbierane jest jako mało sprawiedliwe, bo pracownik wykonujący wiążące go polecenie może niekiedy spędzić kilkanaście godzin w podróży, z czego do czasu pracy zostanie mu zaliczone jedynie 8 godz., a pozostały czas nie będzie podlegać żadnej rekompensacie (dieta to świadczenie powiązane wprost z całym czasem pobytu w delegacji, ale pełni inną funkcję[1]). Do zmiany podejścia niezbędna byłaby jednak zmiana przepisów, połączona z uregulowaniem czasu trwania delegacji jako czasu pracy lub czasu dyżuru.

Rozliczanie czasu pracy w trakcie wyjazdu służbowego oraz skutki związania stałym rozkładem obrazuje przykład wskazany w wyroku SN z 21.09.1982 r. (I PR 85/82). Czytamy w nim: Jeżeli czas pracy pracownika obejmuje okres od godz. 7.00 do 15.00 i jeżeli pracownik otrzyma o godz. 7.00 od swojego przełożonego polecenie udania się do miejscowości X w celu wykonania czynności wymagającej efektywnej pracy przez 2 godz., i jeżeli pracownik niezwłocznie przystąpi do realizacji tego polecenia i odbędzie „podróż służbową” do miejscowości X, obejmującą np. cały jego „czas pracy”, tj. 8 godz. od godz. 7.00 do 15.00, następnie – już w miejscowości X – wykonywać będzie zlecone mu zadanie od godz. 15.00 do 17.00, a bezpośrednio po wykonaniu tego zadania uda się w drogę powrotną i powróci do miejsca swojego zamieszkania, względnie do siedziby zakładu pracy po upływie dalszych 8 godz., tj. o godz. 1.00 dnia następnego, uzyska prawo do „zwykłego” wynagrodzenia za czynności wykonywane w „czasie pracy”, tj. od godz. 7.00 do 15.00, choć czynności te polegały „tylko” na podróżowaniu, oraz do dalszego wynagrodzenia z dodatkiem za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych, między 15.00 a 17.00.

Nie otrzyma natomiast żadnego wynagrodzenia (jeżeli w konkretnym przypadku szczególny przepis nie daje mu dalej idących uprawnień) za czas zużyty na podróż między godz. 17.00 a 1.00. Również w sytuacji, gdy podróż tego pracownika będzie krótsza, np. trwać będzie tylko 6 godz., i umożliwi pracownikowi przybycie do miejscowości X o godz. 13.00 i wykonanie zleconej mu czynności do godz. 15.00, a następnie powrót do miejscowości wyjściowej o godz. 21.00, pracownik taki nie otrzyma dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, ponieważ pracy w godzinach nadliczbowych nie wykonał. Cały jego „czas pracy” (od godz. 7.00 do 15.00) został – w takiej sytuacji – zużyty zgodnie z poleceniem przełożonych i za ten czas pracownik otrzyma „zwykłe” wynagrodzenie. Poza tym czasem pracy zaś pracownik pracy nie wykonywał. W szczególności czas zużyty na podróż między godz. 15.00 a 21.00 nie był już „czasem pracy” tego pracownika (a ściślej nie mieścił się w ramach rozkładu czasu pracy, obowiązującego tego pracownika) i – przy braku przepisu szczególnego – nie byłoby podstaw do wypłacenia takiemu pracownikowi z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Z tego punktu widzenia nie ma istotnego znaczenia, w jakiej chwili pracownik otrzymał polecenie odbycia podróży służbowej, czy na początku jego „czasu pracy”, czy w środku, pod koniec, czy w ogóle poza „czasem pracy”.

Konieczność respektowania ograniczeń wynikających z przepisów

To, że czas trwania podróży poza rozkładem czasu pracy, podczas którego pracownik nie wykonuje pracy, nie jest zaliczany do czasu pracy, skutkuje tym, że nie narusza on przepisów ograniczających lub wyłączających pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej pewnych grup pracowników (pracownice w ciąży, osoby niepełnosprawne).

Ważne! Pracodawca nie może swobodnie zmienić rozkładu czasu pracy ustalonego dla pracownika. Fakt odbywania podróży służbowej nie jest wystarczającym argumentem za wprowadzeniem zmiany rozkładu – zarówno harmonogramowego, jak i stałego – zawartego w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu o czasie pracy.

Gdyby osobą, która jedzie w podróż, była w przykładzie 5 pracownica w ciąży, doszłoby do naruszenia przepisów przez pracodawcę. Pracownica w ciąży może (za jej zgodą) jechać w podróż służbową, ale nie może pracować w godzinach nadliczbowych. W mojej ocenie jedyną możliwością zgodnego z prawem zlecenia wyjazdu w tych godzinach byłby wniosek pracownicy o zmianę rozkładu czasu pracy na ten jeden dzień. Indywidualny rozkład czasu pracy może być bowiem wprowadzony także na krótko. Można też połączyć ten wniosek z wnioskiem o zastosowanie rozkładu pozwalającego na rozpoczęcie pracy w niezakończonej dobie (co może być istotne, jeśli chodzi o pracę następnego dnia, po dniu zmienionego rozkładu). Oczywiście taki wiosek musiałby być złożony całkowicie dobrowolnie, ale też pracownica może być w konkretnej sytuacji zainteresowana pełnym uczestnictwem w wyjeździe.

Pracodawca może stworzyć pewne możliwości, odpowiednio przygotowując treść regulacji wewnętrznych o czasie pracy. Przykładowy zapis regulaminu pracy (patrz ramka) pozwoli na ustalenie grafiku zawierającego inne godziny i dni pracy (w granicach wyznaczonych w przykładzie w przedziale od poniedziałku do piątku w godz. 6.00–18.00), jeżeli z wyprzedzeniem jest znana potrzeba wyjazdu, wyjazd jest długotrwały i pracodawca wie, że w jego trakcie pracownicy będą pracowali w innych godzinach (np. wyjazd na kilkudniowe targi, gdy praca będzie wykonywana od wtorku do soboty w godz. 10.00–18.00). Taka konstrukcja pozwala nie tyle na zmianę rozkładu czasu pracy, ile na określenie innego niż standardowo obowiązujący w harmonogramie.

Wykonywanie pracy podczas przejazdu

Czas przejazdu w podróży służbowej jest zaliczany do czasu pracy tylko w dwóch przypadkach:

• gdy przypada na rozkładowe godziny pracy danej osoby,
• gdy podczas niego była wykonywana praca (odnosi się to przede wszystkim do kierowcy, ale również np. do pracownika, który podczas przejazdu pociągiem przygotowuje prezentację na spotkanie, na które jedzie).

Ważne! W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Jeżeli jednak jedyny cel podróży stanowi przewóz pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono – poza godzinami normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy (wyrok SN z 4.04.1979 r., I PRN 30/79).

To, na co wskazał SN, jest związane z zaliczaniem do czasu pracy czasu realizowania zleconego pracownikowi zadania. W tym przypadku zadaniem (można powiedzieć usługą wykonaną na rzecz pracodawcy) było przewiezienie innych osób. Nie oznacza to, że czas prowadzenia pojazdu w trakcie podróży służbowej zawsze stanowi czas pracy. Jeżeli samochód jest jedynie środkiem transportu powierzonym pracownikowi lub użytkowanym w delegacji za zgodą pracodawcy (narzędziem służącym dotarciu na miejsce wykonania zleconego zadania), czas jego prowadzenia przypadający poza godzinami pracy nie będzie wliczany do czasu pracy.

W uzasadnieniu ww. wyroku SN stwierdził, że jeśli pracownik dla odbycia podróży służbowej w celu wykonania zadania wynikającego z umowy o pracę korzystał z własnego pojazdu samochodowego, to czasu zużytego na tę podróż nie wlicza się do czasu pracy, chociaż pracownik pełni wówczas dodatkowe obowiązki kierowcy. Podstawowym celem podróży służbowej jest bowiem wykonanie konkretnych zadań wynikających z umowy o pracę. Czas omawianego przejazdu nie jest kontrolowany, a użycie własnego środka lokomocji służy również wygodzie pracownika.

Święto podczas podróży zagranicznej

W zagranicznej podróży służbowej pracownik nadal zasadniczo podlega przepisom polskiego prawa pracy. Dotyczy to również regulacji odnoszących się do świąt będących dniami wolnymi od pracy i obliczania wymiaru czasu pracy w okresach rozliczeniowych, w których takie święto wystąpiło. Dni wolnych od pracy udziela się zatem wówczas, gdy przypada święto wskazane w ustawie z 18.01.1951 r. o dniach wolnych od pracy (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1920).

Może się zdarzyć, że przypadające podczas trwania podróży święto:

• będące dniem wolnym od pracy w kraju docelowym, nie jest świętem w Polsce,
• polskie nie jest dniem wolnym w kraju, w którym przebywa pracownik.

W wielu przypadkach świadczenie pracy w dniu świątecznym (wolnym) w kraju, w którym pracownik realizuje zadanie służbowe w ramach delegacji, nie jest możliwe (bo nie funkcjonuje firma kontrahenta, jego pracownicy mają dzień wolny).

Dzień nieprzepracowany to w tym przypadku dzień usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Nie można w tej sytuacji sięgnąć do zasady wynikającej z art. 80 Kp, zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Nieświadczenie pracy jest w tym przypadku powiązane z określoną sytuacją, w której pracownik znalazł się na wyraźne polecenie pracodawcy. Jeżeli ten ostatni nie jest w stanie zapewnić mu pracy w tym dniu, to i tak powinien wypłacić wynagrodzenie za czas, jaki pracownik wypracowałby w pełnym, wynikającym z umowy o pracę, wymiarze czasu pracy.

Wykonywanie pracy za granicą podczas polskiego święta jest zaś możliwe tylko wtedy, gdy praca świadczona przez pracownika może być wykonywana w święta (została wskazana w katalogu w art. 151¹⁰ Kp). Samo odbywanie podróży służbowej nie stanowi przesłanki pozwalającej na zatrudnianie w święto, podobnie jak szczególne potrzeby pracodawcy.