Rozliczenie delegacji (cz. II) – ryczałty na jazdy miejscowe

Sposób udokumentowania

Jeżeli rozliczenie kosztów przejazdów miejscowych opiera się na ryczałcie, pracownik nie dołącza do rozliczenia delegacji żadnych dokumentów. Składa jedynie oświadczenie, że nie występowały sytuacje wyłączające prawo do ryczałtu. Jeśli zwrot obejmuje faktycznie poniesione wydatki (nie ma formy ryczałtu), pracownik dołącza do rozliczenia dowody potwierdzające poniesienie wydatku – rachunek/paragon na przejazd taksówką czy bilety komunikacji miejskiej.

Podróże krajowe

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Obecnie jest to 9 zł (45 zł × 20%).

Przepisy rozporządzenia delegacyjnego nie wskazują, czy chodzi o dobę kalendarzową, czy dobę trwania podróży służbowej. Należy przyjąć, że chodzi o 24 godz. od godziny rozpoczęcia podróży, a nie o dobę kalendarzową. Takie rozumienie „doby” wynika z przepisów rozporządzenia, które, jeżeli przyjmuje inne rozumienie „doby”, wyraźnie na to wskazuje – tak jest przy noclegach, w przypadku których rozporządzenie zawiera określenie „doba hotelowa”.

Ryczałt nie jest przeznaczony na dwa przejazdy, lecz na korzystanie ze środków komunikacji miejscowej. Nie przysługuje, jeśli:

• pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów,
• pracodawca wyrazi – na wniosek pracownika – zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Wyłączenie prawa do ryczałtu z powodu nieponoszenia kosztów przejazdu obejmuje wszystkie sytuacje, w których pracownik faktycznie nie ponosi kosztów przejazdów lokalnych w miejscu, do którego pojechał w delegację – np. miejsce wykonania zadania służbowego znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie dworca albo pracownik używa samochodu prywatnego bądź ma do dyspozycji samochód służbowy (można bowiem założyć, że dojeżdża samochodem do punku docelowego i w związku z tym nie korzysta z komunikacji miejscowej). W każdym przypadku należy jednak dokonać indywidualnej oceny, uwzględniając specyfikę wyjazdu.

Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia delegacyjnego w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Określenie przez pracownika, czy ponosił (czy nie) wydatki na jazdy miejscowe, jest istotne dla ustalenia prawa do ryczałtów, stąd jako standard należy przyjąć wymóg złożenia takiego oświadczenia (może być ono zawarte w treści samego druku rozliczenia wyjazdu).

Jakkolwiek ryczałt jest kwotą niezbyt wygórowaną, w każdym przypadku trzeba ocenić, czy przysługuje, czy nie. Jego wypłata wówczas, gdy pracownik nie ponosi kosztów jazd miejscowych, byłaby wypłatą świadczenia niezgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym, a co za tym idzie, kwota wypłacona z tego tytułu nie korzystałaby ze zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych, a ponadto u pracodawcy będącego jednostką finansów publicznych taka wypłata stanowiłaby naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Pracownik może również wnioskować o zwrot udokumentowanych kosztów przejazdów miejscowych, co w razie zgody pracodawcy na takie rozliczenie wyłączy prawo do ryczałtu. Decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca. Najlepiej, by zostało to ustalone przed wyjazdem. Jeżeli nie ma takiej możliwości, pracownik powinien się skontaktować z pracodawcą przed poniesieniem wydatku.

Pracodawca może oczywiście zaakceptować decyzję pracownika po fakcie. W niektórych przypadkach jest wręcz do tego obowiązany – gdy pracownik wykaże, że opłacenie przejazdu przekraczającego kwotę ryczałtu było niezbędne (np. opóźnienie pociągu, co wymagało przejazdu taksówką, by nie spóźnić się na spotkanie, albo konieczność odbycia wielu dodatkowych przejazdów, których łączne koszty wykraczały ponad ryczałt).

Jeżeli ryczałt na przejazdy miejscowe, wynikający z rozporządzenia delegacyjnego, nie pokrywa niezbędnych w związku z przydzielonym zadaniem kosztów przejazdów komunikacją miejscową, pracownik może się domagać zwrotu udokumentowanych wydatków.

Podróże zagraniczne

W podróżach zagranicznych występują dwa ryczałty na jazdy miejscowe:

• tzw. ryczałt dojazdowy,
• ryczałt na korzystanie ze środków komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę trwania podróży służbowej (czyli ustalony analogicznie do ryczałtu na jazdy miejscowe w delegacji krajowej).

Ryczałt dojazdowy przysługuje na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Korzystanie z noclegu – jako warunek przysługiwania tego ryczałtu – jest konieczne tylko w miejscowości innej niż docelowa. 

Jeżeli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

Ryczałty w delegacji zagranicznej nie przysługują, jeśli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
• nie ponosi kosztów, na których pokrycie są przeznaczone te ryczałty.

Wyłączenie odnoszące się do odbywania podróży samochodem, motocyklem lub motorowerem jest co najmniej nieprecyzyjne. Oczywiste jest to, że nie przysługuje wówczas ryczałt dojazdowy (pracownik nie przemieszcza się z lotniska czy dworca), jednak już przy drugim ryczałcie będzie konieczna ocena konkretnej sytuacji.

W odniesieniu do ryczałtów dojazdowych w delegacji zagranicznej rozporządzenie delegacyjne nie zawiera regulacji analogicznej jak przy wyjazdach krajowych, w przypadku których ryczałt nie przysługuje, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Czy to oznacza, że pracodawca nie może zwrócić faktycznych kosztów dojazdów w podróży zagranicznej? Nie, wynika to z istoty zobowiązania pracodawcy do pokrycia faktycznych wydatków związanych z realizacją polecenia służbowego łączącego się niekiedy z koniecznością wykonania większej liczby przejazdów, przejazdów do miejsc, do których nie dociera komunikacja miejska, lub przewiezienia czegoś.

W myśl art. 77⁵ § 1 Kp pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Regulacja ta wyznacza kierunek interpretacyjny dalszych przepisów dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowej.

W wyroku z 5.08.2020 r. (I PK 22/19) SN podkreślił, że immanentną cechą podróży służbowych są wydatki po stronie pracownika, które ostatecznie powinien zrekompensować pracodawca. Idea stosunku pracy opiera się na ryzyku ekonomicznym podmiotu zatrudniającego. Oznacza to, że jeśli decyzja pracodawcy (polecenie wyjazdu) powoduje powstanie dodatkowych kosztów po stronie pracownika, to obowiązkiem zatrudniającego jest ich zwrot (tak też postanowienie SN z 8.06.2021 r., I PSK 99/21). W każdym zatem przypadku, w którym pracownik ponosił faktyczne wydatki na jazdy miejscowe przekraczające kwoty ryczałtów, nie tylko można, ale należy je zwrócić w udokumentowanej wysokości.

Jako podstawę do zwrotu tych kosztów WSA w Gdańsku w wyroku z 13.10.2015 r. (I SA/Gd 949/15) wskazał § 4 ust. 1 rozporządzenia delegacyjnego, stanowiący, że pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone bądź uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. W myśl § 4 ust. 2 rozporządzenia wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.

Jak czytamy w ww. wyroku, przepisy rozporządzenia nie wymieniają zatem wszystkich wydatków objętych dyspozycją § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia, nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane. (…) Wypłacane pracownikom kwoty, jako zwrot wydatków za przejazdy taksówkami w zagranicznej podróży służbowej, stanowią przychód ze stosunku pracy pracownika, który w oparciu o (…) art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof korzysta ze zwolnienia z opodatkowania, w związku z czym na spółce, jako na płatniku, o którym mowa w art. 31 ww. ustawy, nie ciąży obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy z tego tytułu.

Sąd podkreślił też, że ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof, korzysta jedynie kwota ryczałtu wynikającego z rozporządzenia delegacyjnego. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt nie będzie stanowiła należności w rozumieniu ww. rozporządzenia, tym samym nie będzie objęta zwolnieniem z PIT.