Propozycja raportowania ESG z wykorzystaniem już obowiązujących w Polsce ujawnień w sektorze jednostek mikro i małych

Raportowanie dotyczące środowiska

Sprawozdawczość środowiskowa nakłada na przedsiębiorstwa obowiązki związane z raportowaniem m.in.: o gospodarowaniu odpadami, emisji gazów cieplarnianych, zrzutach ścieków i innych formach oddziaływania na środowisko. Przedsiębiorstwa muszą przekazywać te informacje różnym instytucjom, w tym Krajowemu Ośrodkowi Bilansowania i Zarządzania Emisjami (KOBiZE)[6], Generalnemu Inspektoratowi Ochrony Środowiska (GIOŚ), Państwowemu Gospodarstwu Wodnemu Wody Polskie, urzędom marszałkowskim oraz w ramach takich systemów, jak Baza Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO) i Europejski System Handlu Emisjami (European Union Emissions Trading System, EU ETS).

Przykładowo poniższe ustawy nakładają m.in. następujące obowiązki:

• ustawa z 27.04.2001 r. Prawo ochrony środowiska (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 54) – składania: do KOBiZE „Raportu o emisjach gazów i pyłów do powietrza”, do właściwego urzędu marszałkowskiego „Sprawozdania dotyczącego opłat za korzystanie ze środowiska”, do GIOŚ „Raportu o zanieczyszczeniu gleby i wód gruntowych”,
• ustawa z 14.12.2012 r. o odpadach (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1587) – składania do marszałka województwa „Rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu nimi”,
• ustawa z 13.06.2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 927) – składania do marszałka województwa rocznego „Sprawozdania o wprowadzonych na rynek opakowaniach i gospodarowaniu odpadami opakowaniowymi”,
• ustawa z 20.07.2017 r. Prawo wodne (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1087) – składania do Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej oraz Zarządów Zlewni Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie rocznych sprawozdań o poborze wód i odprowadzaniu ścieków.

Są to tylko niektóre wymogi sprawozdawcze odnoszące się do przedsiębiorstw mikro i małych, chociaż – jak wcześniej wspomniano – zakres obowiązków sprawozdawczych zależy od profilu działalności, wielkości przedsiębiorstwa i innych czynników, które wyłączają część podmiotów mikro i małych z poszczególnych obowiązków sprawozdawczych.

Proponowany zakres ujawnień niefinansowych w obszarze środowisko obejmuje następujące aspekty:

1) emisja gazów cieplarnianych,

2) zużycie energii,

3) bioróżnorodność,

4) ryzyka i szanse związane z klimatem,

5) zużycie wody,

6) zanieczyszczenie powietrza, wody i gleby,

7) zarządzanie odpadami.

Emisja gazów cieplarnianych to obszar ujawnień, w którym są prezentowane dane dotyczące zużycia energii elektrycznej i cieplnej. Dokumenty będące podstawą do uzupełniania tych informacji to:

• OS-1 Sprawozdanie o emisji zanieczyszczeń powietrza oraz o stanie urządzeń oczyszczających – Dział 2. Emisja zanieczyszczeń gazowych w tonach/rok[7],
• raport do KOBiZE.

Raport do KOBiZE – zgodnie z art. 7 ustawy z 17.07.2009 r. o systemie zarządzania emisjami gazówcieplarnianych i innych substancji (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 673) – jest sporządzany do końca lutego następnego roku przez każdy podmiot korzystający ze środowiska (w myśl definicji z art. 3 pkt 20 Prawa ochrony środowiska), którego działalność powoduje emisje zanieczyszczeń do powietrza, co oznacza, że jest nim m.in. każdy przedsiębiorca w rozumieniu ustawy z 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 236).

Przykłady instalacji, które będą skutkowały wymogiem sporządzania raportu, to: stanowiska spawalnicze, kotły/piece, klimatyzacje ścienne, agregaty czy flota samochodów. W KOBiZE są opracowywane wskaźniki produktowe w zakresie emisji poszczególnych zanieczyszczeń przypadającej na jednostkę produkcji energii elektrycznej (obciążenia wytworzonej jednej MWh energii elektrycznej emisjami dwutlenku węgla (CO₂), tlenków siarki (SO_X), tlenków azotu (NO_X), tlenku węgla (CO) i pyłu całkowitego), które zmieniają się co roku (tabela 1).

Zużycie energii to kategoria, w której zaproponowano pokazanie zmian wielkości zużycia energii elektrycznej, cieplnej, gazu zmiennego, oleju opałowego (w MWh). Proponuje się ujawnianie informacji o zużytym paliwie w podziale na jego rodzaje, a także wskazanie kilometrów przebytych w ramach lotniczych podróży służbowych. Podstawowymi dokumentami są faktury oraz Wykaz zawierający informacje i dane o rodzajach i wielkości emisji gazów lub pyłów wprowadzanych do powietrza oraz o wysokości należnych opłat – Tabela D. Wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych[8]. Jest on składany do marszałka województwa do końca marca następnego roku.

Ujawnienia w zakresie bioróżnorodności są raczej wielkościami stałymi i nie zmieniają się z roku na rok, co oznacza, że tę część raportu wystarczy wypełnić raz. Można się posłużyć aktem notarialnym zakupu nieruchomości, zawierającym informacje o całkowitym wykorzystaniu gruntów (m²) czy całkowitej powierzchni zamkniętej (m²).

Podstawowym dokumentem wykorzystywanym do uzupełnienia części raportu poświęconej ocenie ryzyk i szans związanych z klimatem są oświadczenia właścicieli lub zarządu na temat tego, czy takie działania i aktywności są uwzględniane w działalności gospodarczej oraz w jakim horyzoncie czasowym ulegną zmianie – do 2 czy do 5 lat.

Dokumentami, na podstawie których można uzupełnić raport o dane dotyczące zużycia wody, są: składane do GUS OS-3 Sprawozdanie o gospodarowaniu wodą, ściekach i ładunkach zanieczyszczeń[9] – Dział 1. Gospodarowanie wodą, a także wspomagająco faktury dotyczące zużycia wody. Informacje dotyczące wody odzyskanej/poddanej recyklingowi i ponownie wykorzystanej w stosunku do całkowitego poboru oraz informacje o ogrodach deszczowych są ujawnianie w przypadku, gdy takie działania zostały podjęte w jednostce.

Zanieczyszczenie powietrza, wody i gleby to zagadnienie, dla którego zaproponowano podział na trzy obszary ujawnień (zanieczyszczenia emitowane do: powietrza, wody i gleby). Źródła informacji w zakresie raportowania tego tematu wraz z odpowiednimi dokumentami przedstawiono w tabeli 2.

Jak już o tym była mowa, nie wszyscy przedsiębiorcy są zobligowani do sporządzania wymienionych wcześniej zestawień i raportów. Poniżej wskazano terminy sprawozdawcze wraz z informacją, kto jest zobligowany do ich sporządzania:

• Informacja o korzystaniu ze środowiska – dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy korzystają ze środowiska (np. przez użytkowanie pojazdu), jest składana do urzędu marszałkowskiego do 31 marca; nie trzeba jej składać, jeśli wyliczona roczna opłata dla jednego rodzaju korzystania ze środowiska nie przekracza 100 zł;
• Sprawozdanie PRTR – jest składane przez zakłady przemysłowe do Krajowego Rejestru Uwalniania i Transferu Zanieczyszczeń przez stronę internetową ⇒link⇐; następnie należy je podpisać i przekazać do 31 marca wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska, w postaci papierowej albo elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym;

[10] Więcej: ⇒link⇐.

• Sprawozdanie do Bazy Danych Sprawozdań (BDS) o substancjach zubożających warstwę ozonową (SZWO) i fluorowanych gazach cieplarnianych oraz pozostałych fluorowanych gazach cieplarnianych[10] – jest sporządzane do końca lutego;
• OS-1 Sprawozdanie o emisji zanieczyszczeń powietrza oraz o stanie urządzeń oczyszczających – jest sporządzane i przekazywane do GUS do końca lutego, wypełniają podmioty wylosowane do wypełnienia;
• OS-3 Sprawozdanie o gospodarowaniu wodą, ściekach i ładunkach zanieczyszczeń – jest sporządzane do końca stycznia przez jednostki, które pobrały z ujęć własnych rocznie 5000 m³ i więcej wody podziemnej albo 20 000 m³ i więcej wody powierzchniowej lub odprowadziły rocznie 20 000 m³ i więcej ścieków (z wyjątkami); wypełniają je i przekazują do GUS podmioty wylosowane do wypełnienia.

Zarządzanie odpadami to kategoria związana z obszarem środowisko, która obejmuje wszystkie podmioty zobowiązane do zarejestrowania się w BDO. Korzystając z raportu składanego do 15 marca do BDO, można przygotować ujawnienia w podziale na:

• tworzywa sztuczne, aluminium, metale żelazne, papier/tektura, szkło, drewno – raport do BDO, Dział II, Tabela 5.1,
• sprzęt teleinformatyczny/urządzenia – raport do BDO, Dział V, Tabela 2,
• baterie/akumulatory – raport do BDO, Dział VI, Tabela 3,
• toner drukarski – raport do BDO, Dział V, Tabela 2,
• odpady poddane recyklingowi – raport do BDO, Dział II, Tabela 5.1.

Dodatkowe ujawnienia w tym obszarze mogą pochodzić z następujących sprawozdań:

• Informacja o korzystaniu ze środowiska,
• Sprawozdanie PRTR,
• G-06 Sprawozdanie o odpadach nadających się do recyklingu – sporządzają je i składają do końca lutego do GUS jednostki, które wykazują obrót odpadami nadającymi się do recyklingu.

Dane mogą być także uzupełnione o informacje dotyczące podejmowanych działań zmierzających do zniwelowania wytwarzanych odpadów lub ich wyeliminowania. Działania te mogą się odnosić do[11]:

• zbiórki elektrośmieci – zużytych akumulatorów/baterii, elektroodpadów,
• cyfryzacji obiegu dokumentów – dzięki temu następuje zmniejszenie zużycia papieru, tonerów do drukarek oraz kserokopiarek,
• zastąpienia jednorazowych plastikowych kubków kubkami papierowymi,
• zainstalowania dystrybutorów do wody,
• segregacji i ponownego wykorzystania plastiku, opakowań wielomateriałowych, papieru.

Propozycję części raportu, zawierającej ujawnienia dotyczące środowiska, wraz z informacją, z jakich obecnych sprawozdań można wykorzystać dane do jej sporządzenia, przedstawia tabela 3.

Raportowanie dotyczące społeczeństwa

Sprawozdawczość pracownicza w Polsce obejmuje wiele raportów składanych do instytucji państwowych, takich jak ZUS, US, Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), GUS.

Pracodawcy są zobowiązani do raportowania nt. wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych, warunków pracy, zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz prowadzenia dokumentacji związanej z bhp. Na przykład na potrzeby badań GUS przedsiębiorcy są zobligowani do przekazywania informacji dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń, warunków pracy m.in. na formularzach Z-03, Z-06, DG-1. Wypadki przy pracy muszą być niezwłocznie zgłaszane do PIP i ZUS.

Zakres ujawnień w obszarze społeczeństwo obejmuje przede wszystkim zatrudnianie pracowników, w tym:

• wskaźnik równości wynagrodzeń,
• rotację zatrudnienia,
• bhp,
• politykę praw człowieka.

Propozycję części raportu zawierającej ujawnienia dotyczące społeczeństwa wraz z informacją, z jakich obecnych sprawozdań można wykorzystać dane do jej sporządzenia, przedstawia tabela 4.

Podstawowymi dokumentami pozyskiwania informacji w celu ustalenia wskaźnika równości wynagrodzeń są dokumenty kadrowe w przedsiębiorstwie, w tym lista płac, regulamin wynagrodzeń. Jeżeli wynagrodzenia kobiet i mężczyzn się różnią, należy opisać tego przyczyny. Powinno też pojawić się wyjaśnienie, czy porównywane były wynagrodzenia tych samych grup pracowników, na tych samych stanowiskach i z tym samym zakresem obowiązków oraz odpowiedzialności. Formuła dla wskaźnika równości wynagrodzeń została podana w dokumencie Wytyczne do raportowania ESG. Przewodnik dla spółek:[12]

Chcąc ustalić mierniki związane z rotacją zatrudnienia, należałoby natomiast skorzystać z:

1) dokumentów kadrowych,

2) Z-03 Sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach (liczba zatrudnionych, czas pracy, wynagrodzenie brutto),

3) Z-06 Sprawozdania o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy – Dział 5. Przyjęcia do pracy i zwolnienia z pracy pracowników pełnozatrudnionych w głównym miejscu pracy.

Ujęte w tabeli 4 mierniki – ekwiwalent etatu oraz całkowita liczba zatrudnionych – zostały zaproponowane zgodnie z wytycznymi VSME. Informacje dotyczące całkowitej liczby zatrudnionych przedstawiono w podziale na: umowę o pracę na czas nieokreślony, umowę o pracę na czas określony, umowę zlecenia/o dzieło, pełnozatrudnionych, niepełnozatrudnionych, emerytów, rencistów czy pracę nakładczą, kobiety, mężczyzn, Polskę czy inne kraje. Nie jest to jedyne możliwe przedstawienie kwestii dotyczących zatrudnienia, ponieważ można też wykorzystać informacje zawarte w sprawozdaniu Z-06 – Dział 4. Pracujący – stan w dniu 31 XII, gdzie stosuje się podział, uwzględniając liczbę pełnozatrudnionych, niepełnozatrudnionych, emerytów, rencistów czy osób wykonujących pracę nakładczą. Informacje dotyczące liczby pracowników nowo zatrudnionych oraz odejść z pracy pozyskiwane są ze sprawozdania Z-06 – Dział 5. Wysoki poziom mierników związanych z odejściami może być sygnałem niezadowolenia pracowników z miejsca pracy, ze środowiska pracy, z wysokości wynagrodzenia, warunków bhp. W tym obszarze warto przedstawić informacje w podziale na dobrowolne i przymusowe. Wskaźniki te są wyliczane jako stosunek liczby pracowników odchodzących/zwolnionych do ogólnej liczby pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie[13].

Gdyby przedsiębiorstwo chciało dodatkowo ujawnić informacje o czasie pracy, wynagrodzeniach, można je pozyskać ze sprawozdania Z-06 – Dział 3. Czas pracy – godziny nocne, nadgodziny, praca w weekend; Dział 2. Składniki wynagrodzeń – brutto.

W celu wykazania informacji w zakresie bhp, podstawowymi pomocnymi dokumentami mogą być Z-KW Statystyczna karta wypadku[14] oraz druk ZUS IWA[15]. Na ich podstawie można uzupełnić następujące pozycje: liczba poszkodowanych – wypadki w pracy – urazy, liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy – śmiertelnych i ciężkich, oraz liczba zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Ponadto ujawnienia w tym zakresie mogą dotyczyć takich mierników efektywności, jak:

1) wskaźnik dni straconych związany z absencją pracownika z powodu wypadków i chorób zawodowych – jest liczony jako stosunek liczby dni straconych do łącznej liczby godzin zaplanowanych do przepracowania,

2) wskaźnik nieobecności – iloraz rzeczywistej liczby dni straconych i zaplanowanej całkowitej liczby dni do przepracowania przez pracowników.

W tej części można również uwzględnić informacje o czasie pracy zawarte w sprawozdaniu Z-06 – Dział 3.

Dokumentem, na podstawie którego można wypełnić część raportu odnoszącą się do polityki praw człowieka, jest oświadczenie jednostki (właścicieli lub zarządu), jakie działania i aktywności z tego zakresu są uwzględniane w działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Oświadczenia mogą się odnosić do przestrzegania międzynarodowych standardów i norm prawnych dotyczących praw człowieka, takich jak: Międzynarodowa Karta Praw Człowieka, Deklaracja Międzynarodowej Organizacji Pracy dotycząca Podstawowych Zasad i Praw w Pracy. Ponadto można wskazać, czy przyjęta polityka obejmuje również partnerów biznesowych oraz czy jest zamieszczona na stronie internetowej przedsiębiorstwa.

Raportowanie dotyczące ładu korporacyjnego

Ujawnień w obszarze ład korporacyjny (Governance), ze względu na specyfikę przedsiębiorstw mikro i małych, będzie mniej niż w przypadku większych organizacji. Kwestie związane z różnorodnością w radach nadzorczych oraz strukturą organów zarządzających można pominąć w odniesieniu do tego sektora przedsiębiorstw. Wiele z nich to jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki, którymi zarządza właściciel, rzadko angażujący osoby zewnętrzne. W takich jednostkach często brakuje rozbudowanych struktur organizacyjnych. Nawet jeśli przedsiębiorstwo funkcjonuje jako spółka kapitałowa, zarząd nie zmienia się tak często, jak w podmiotach średnich i dużych. Choć członkowie zarządu pełnią swoje funkcje przez określoną kadencję, zazwyczaj po jej zakończeniu na walnym zgromadzeniu są wybierane te same osoby, przeważnie właściciele. Firmy w tym sektorze zatrudniają do 50 pracowników, co oznacza, że jest niewielkie prawdopodobieństwo występowania tam związków zawodowych czy sformalizowanych organizacji pracowniczych.

W tej części raportu warto jednak uwzględnić informacje dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Nawet w przedsiębiorstwach mikro i małych procedury ochrony danych są wdrażane zgodnie z ustawą z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1781) oraz ustawą z 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1513).

Ujawnienia niefinansowe związane z kwestiami ładu korporacyjnego mogą również dotyczyć takich zagadnień, jak:

• kodeks etyczny,
• mechanizm zgłaszania naruszeń,
• polityka ochrony danych osobowych.

Podstawowymi dokumentami w tych obszarach są oświadczenia właścicieli lub zarządu. W tej części ujawnień nie podano przykładowych mierników efektywności, ale zaproponowano pytania, na które przedsiębiorstwo odpowiada jedynie: tak lub nie.

Kodeks etyczny to dokument, który zawiera zbiór wytycznych dla pracowników i osób trzecich, opisujący zasady postępowania w sytuacjach, które mogą rodzić wątpliwości etyczne. Powinien obejmować obowiązki pracowników, zasady postępowania z informacjami poufnymi i tajemnicą zawodową oraz procedury zgłaszania naruszeń standardów etycznych.

W obszarze mechanizm zgłaszania naruszeń przedsiębiorstwa powinny wskazać sposób czy formę zgłoszenia naruszenia. Może się to odbywać poprzez: e-mail, moduł na stronie internetowej czy infolinię. Chociaż przedsiębiorstwa zatrudniające mniej niż 50 osób – zgodnie z ustawą z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (DzU poz. 928) – są co do zasady zwolnione z tworzenia specjalnych procedur dotyczących ochrony sygnalistów, mogą dobrowolnie wprowadzić możliwość zgłaszania naruszeń.

W obszarze polityka ochrony danych osobowych najważniejsze kwestie to wskazanie, czy taka polityka w ogóle została przyjęta w przedsiębiorstwie oraz czy wprowadzono procedury w celu ochrony przed włamaniem, naruszeniem systemu zabezpieczeń danych, nieautoryzowanym dostępem, złośliwym oprogramowaniem lub innymi atakami o charakterze cyfrowym.

Proponowany zakres ujawnień w obszarze ład korporacyjny zawiera tabela 5.

Podsumowanie

Wszelkie rozwiązania rozszerzające obowiązki sprawozdawcze dla przedsiębiorstw mikro i małych powinny być maksymalnie proste we wdrożeniu i codziennym stosowaniu. Choć trudno jest uniknąć pewnych dodatkowych obowiązków, istotne jest, aby były one jak najmniej uciążliwe – z jednej strony odpowiadały na potrzeby użytkowników, a z drugiej czas i koszty ich przygotowania były minimalne. Sprostanie tym wyzwaniom jest kluczem do sukcesu raportowania ZR przedsiębiorstw mikro i małych. Można więc postulować, aby dotychczasowi interesariusze (GUS, BDO, Wody Polskie itd.) stworzyli jednolity system sprawozdawczości, aby nie powtarzać podobnych informacji.