Praca zdalna w wyjaśnieniach urzędowych

Miejsce pracy zdalnej

Zgodnie z definicją „pracy zdalnej” (patrz ramka) ten rodzaj pracy może być wykonywany z jednego lub z kilku miejsc wskazanych przez pracownika, pod warunkiem że wszystkie zostaną zaakceptowane przez pracodawcę. Wielość lokalizacji potwierdzają wyjaśnienia MRiPS. Resort wskazuje w nich również, że może to być miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyraził zgodę, w tym kawiarenka internetowa. Miejsce (miejsca) pracy zdalnej musi być wspólnie uzgodnione przez pracownika i pracodawcę. Dotyczy to zarówno pierwszego wyboru, jak i każdej zmiany. Przepisy nie dopuszczają bowiem całkowitej swobody pracownika w tym zakresie, narzucając konieczność współdziałania z pracodawcą (por. wyjaśnienia MRiPS).

Wiążące wnioski pracownicze

Zasadniczo pracodawca nie musi uwzględniać wniosków pracowników składanych w związku z pracą zdalną (np. o realizację zadań w tej formie), w tym odnoszących się do pracy zdalnej okazjonalnej. Jednak w przypadku niektórych ma taki obowiązek ze względu na ich wiążący charakter. Dotyczy to wniosków:

• o wykonywanie pracy zdalnej przez pracowników wymienionych w art. 67¹⁹ § 6 i 7 Kp (patrz tabela 1) – przyczyną odmowy może być wyłącznie organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, o czym pracownik powinien być poinformowany w ciągu 7 dni od złożenia wniosku,
• o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej (wprowadzonej w trakcie zatrudnienia) i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (art. 67²² § 1 Kp); pracodawca ma prawo złożyć tego rodzaju wniosek w przypadku pracowników wymienionych w poprzednim punkcie, wyłącznie gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 67²² § 2 Kp).

Związanie wnioskiem oznacza konieczność jego realizacji. Brak tej cechy uprawnia pracodawcę do nieprzyjęcia wniosku. Tak jest w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej (por. wyjaśnienia MRiPS). Odmowa nie może mieć jednak charakteru dyskryminacyjnego (por. odpowiedź na interpelację).

Wydanie i cofnięcie polecenia

W wyjaśnieniach MRiPS przypomniano warunki, które muszą być spełnione, żeby pracodawca mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 3 Kp). Pierwszy to wcześniejsze (bezpośrednio przed samym poleceniem) otrzymanie od pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej, przy czym pracodawca nie może weryfikować ani podważać oceny pracownika. Drugi stanowią szczególne okoliczności, które dają pracodawcy prawo do polecenia (a nie uzgadniania) świadczenia pracy zdalnej. Należą do nich okresy:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w których zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej, zachowując 2 dni wyprzedzenia. Musi to także zrobić niezwłocznie po uzyskaniu od pracownika informacji o zmianie warunków lokalowo-technicznych, uniemożliwiających pracę na odległość (art. 67¹⁹ § 4 i 5 Kp).

Przejście na pracę tradycyjną

Jeżeli świadczenie pracy zdalnie było uzgadniane w trakcie zatrudnienia, pracodawca i pracownik mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, co powinno nastąpić:

• w terminie wspólnie ustalonym, ale nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku,
• po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku, jeśli nie porozumieją się co do terminu powrotu do tradycyjnego systemu pracy (art. 67²² Kp).

Takie prawo nie przysługuje im, gdy uzgodnili wykonywanie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę. Pracownik i pracodawca nie mogą zatem wówczas w tym trybie cofnąć zgody na pracę zdalną i przywrócić pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze). Wskazują na to wyjaśnienia MRiPS.

Zakres pokrywanych kosztów

Pracodawca nie ma obowiązku obliczać – odrębnie dla każdego pracownika – kosztów pracy zdalnej (np. energii elektrycznej). Szczegółowe zasady pokrywania przez niego tych kosztów oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu muszą być zawarte w:

• zakładowym porozumieniu lub regulaminie,
• porozumieniu z pracownikiem – przy braku zakładowego porozumienia lub regulaminu.

W kwestii ekwiwalentu albo ryczałtu kodeksowe wytyczne sprowadzają się do uwzględniania przy ich ustalaniu w szczególności norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i jego cen rynkowych, a także norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych. Sposób ustalenia wysokości tych świadczeń leży zaś w gestii stron dokumentu wprowadzającego pracę zdalną (por. wyjaśnienia MRiPS).

W katalogu kosztów pracy zdalnej, pokrywanych obowiązkowo przez pracodawcę, nie znajdują się koszty:

• zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu pracownika,
• zakupu przez pracownika biurka i krzesła, które w świetle § 2 pkt 2 lit. c rozporządzenia MPiPS z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148 poz. 973) są częścią wyposażenia stanowiska pracy zdalnej, a nie narzędziami pracy (por. stanowisko GIP).

Pracodawca może je pokrywać, jeżeli odpowiednie zapisy zostaną umieszczone w porozumieniu zakładowym, regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem (por. wyjaśnienia MRiPS).