Potrącanie kosztów uzyskania przychodów przez podatników CIT (cz. II) – moment potrącenia

Jak stanowi art. 15 ust. 4 updop, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 4b i 4c. Chociaż przepis odnosi się do potrącenia kosztów we właściwym roku podatkowym, to jest odpowiednio stosowany również przy poborze zaliczek na podatek (potrącenie kosztu następuje we właściwym okresie, za który obliczana jest zaliczka).

Podstawowy mechanizm potrącania kosztów bezpośrednich nie budzi wątpliwości. Ujmuje się je w rachunku podatkowym w tym samym okresie, w którym wykazywany jest przychód związany z danym kosztem.

Koszty bezpośrednio związane z przychodem rozłożonym w czasie

Sposób potrącania kosztów bezpośrednich jest oczywisty w przypadku, gdy dotyczą przychodu o charakterze jednorazowym (np. sprzedaż towaru). Koszt jest wówczas w całości przypisywany do okresu, w którym uzyskano przychód. Przepisy nie dają natomiast jednoznacznej wskazówki, jak postąpić, gdy uzyskiwanie przychodu jest rozłożone w czasie, a nie ma możliwości podziału kosztu na poszczególne „raty” przychodu (w razie zakupu partii towarów i sprzedaży np. poszczególnych sztuk możliwość i obowiązek podziału kosztu nie budzą wątpliwości). Organy podatkowe aprobują alokowanie kosztów bezpośrednich proporcjonalnie do uzyskiwanego przychodu.

Przykładowo KIS w interpretacji z 24.01.2020 r. (0111-KDIB2-1.4010.543.2019.1.MK)[2] odniosła się do długoterminowego kontraktu budowlanego, w którym określono łączną kwotę przychodu oraz etapy wykonywania kontraktu. Wykonanie danego etapu skutkowało uzyskaniem przychodów w trakcie realizacji umowy. Usługodawca dysponował budżetem kosztów własnych (oszacowanych pod względem kwoty). W miarę realizacji kolejnych etapów usługi obliczano współczynnik jej wykonania (udział procentowy przychodu fakturowanego do łącznej wartości przychodów). Tak obliczony współczynnik odnoszono do wartości ponoszonych w trakcie wykonywania usługi kosztów, co pozwalało na obliczenie kosztów uzyskania przychodów przypadających na zrealizowaną kwotę przychodów.

Koszty, które podatnik faktycznie ponosił w trakcie wykonywania umowy, „wyprzedzały” kwotę kosztów, proporcjonalnie przypadającą na wykazane przychody. Organ wyraził pogląd, że prawidłowe jest potrącanie kosztów (w stosunku do każdego zafakturowanego przychodu) do wysokości wynikającej ze współczynnika uzyskanych przychodów.

Można to zobrazować następującym uproszczonym przykładem.

Abstrahując od tego, czy powyższy sposób rozliczenia kosztów wynika z treści przepisu, zasługuje on na aprobatę. Gdy przychody są wykazywane etapami w różnych latach podatkowych, potrącenie nieproporcjonalnie wysokich kosztów we wcześniejszym roku mogłoby wykreować „sztuczną” stratę w tymże roku oraz „sztuczny” dochód w kolejnym. Proporcjonalne potrącanie kosztów pozwala zachować stopę dochodowości w przypadku każdej raty przychodu. Wymaga jednak spełnienia warunku w postaci posiadania danych o pewnych (a przynajmniej szacowanych) kwotach przychodów i kosztów (w celu obliczenia współczynnika potrącania kosztów). W przypadku braku tych danych sam fakt ratalnego uzyskiwania przychodu nie wystarczy, by potrącać koszty według opisanych reguł.

Nasuwa się pytanie, czy podatnicy mają obowiązek stosowania takiego mechanizmu rozliczania kosztów w przypadku kontraktów długookresowych, tzn. czy w razie, gdy nie zastosują współczynnika i będą na bieżąco potrącać wszystkie koszty bezpośrednie poniesione na dzień wykazania częściowego przychodu, może być im postawiony zarzut naruszenia art. 15 ust. 5 updop.

Odpowiedź na to pytanie zawiera interpretacja KIS z 12.09.2019 r. (0114-KDIP2-1.4010.324.2019.1.KS). Zaakceptowano w niej stanowisko wnioskodawcy: Wynagrodzenie prowizyjne wypłacane dealerom należy uznać za bezpośrednie koszty uzyskania przychodów na gruncie updop. Spółka będzie bowiem w stanie przypisać/dopasować wprost wydatek z tytułu wynagrodzenia prowizyjnego do konkretnego strumienia przychodów, jakim będą m.in. opłaty i odsetki płacone przez klientów. (…) Ustawowa formuła dotycząca rozliczania kosztów bezpośrednich może być odczytana jako nakaz proporcjonalnego rozliczenia kosztów bezpośrednich. Tym samym wskazuje na konieczność potrącania kosztów tego rodzaju w roku podatkowym, w którym spółka osiągnie odpowiadające tym kosztom (zapłaconym prowizjom) przychody z tytułu opłat i odsetek.

Kolejne pytanie dotyczy zasad potrącania ew. kosztów nadwyżkowych, które pojawią się w pewnym okresie realizacji umowy, a nie były przewidziane w budżecie (i w konsekwencji nie były potrącane na wcześniejszych etapach wykazywania przychodu). W mojej ocenie takie koszty powinny być potrącane na bieżąco, co jednak wymaga ustalenia na nowo współczynnika rozliczenia kosztów. Art. 15 ust. 4 i nast. updop nie przewidują w takim przypadku obowiązku korekty wcześniejszych okresów rozliczeniowych. Potwierdza to interpretacja KIS z 24.01.2020 r. (0114-KDIP2-2.4010.504.2019.1), w której zaakceptowano pogląd, że zmiana w trakcie wykonywania kontraktu wysokości zabudżetowanych przychodów lub kosztów skutkuje zmianą stosowanego na bieżąco współczynnika potrącania kosztów.

W piśmie tym potwierdzono również, że jeżeli koszt nabycia materiałów, urządzeń itp. dotyczy realizacji kilku etapów kontraktu (czyli jest związany z kilkoma ratami przychodu), nie wpływa to negatywnie na prawidłowość stosowanego mechanizmu potrącania kosztów w odniesieniu do całego kontraktu. Również ten pogląd zasługuje na uznanie, gdyż opisywany mechanizm opiera się na statystycznym podziale kosztów i przyporządkowaniu ich do przychodów z danego kontraktu.

Ostatnia wątpliwość dotyczy sytuacji, gdy wysokość kosztów statystycznych przewyższa wysokość kosztów rzeczywiście poniesionych. W mojej ocenie nie jest wówczas możliwe potrącenie kosztów statystycznych (przewidywanych). Zabudżetowanie kosztu nie spełnia jeszcze definicji poniesienia kosztu.

Organy podatkowe wskazują, że zasada proporcjonalności powinna być stosowana także przy transakcjach niebędących kontraktami długoterminowymi. W mojej ocenie ogólnie jest to słuszne podejście, ale tylko w przypadku, gdy można obliczyć współczynnik dochodowości kontraktu, który posłuży obliczeniu wysokości kosztów podatkowych.

Nie można jednak zaaprobować stanowiska wyrażonego w interpretacji KIS z 28.09.2019 r. (0111-KDIB1-2.4010.281.2019.1.DP): Wydatki na zakup samochodu nieuznawanego za środek trwały w rozumieniu przepisów (…) updop z uwagi na krótszy niż 12 mies. okres eksploatacji powinny być potrącane w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody w postaci opłat pobieranych za wynajem samochodu. Zgodnie z ww. przepisami dotyczącymi rozliczania kosztów bezpośrednich koszty takie należy rozliczać proporcjonalnie. A więc art. 15 ust. 4 updop wskazuje na konieczność potrącania kosztów bezpośrednich w roku podatkowym w powiązaniu z odpowiadającymi im przychodami. Rozliczając bowiem wydatki na zakup samochodu w czasie, proporcjonalnie do uzyskiwanych przychodów, wnioskodawca zachowa zgodność przychodu z kosztem. Za nieprawidłowe należy uznać rozwiązanie, które przedstawił wnioskodawca w swoim stanowisku, że cena zakupu powinna być rozliczona w momencie uzyskania przez spółkę pierwszego przychodu z wynajmu samochodu, ponieważ stanowisko takie nie znajduje umocowania w ww. przepisach.

Pogląd wyrażony w tym piśmie nasuwa dodatkowe pytanie: czy podatnik powinien oszacować przychody z najmu oraz przychody z przyszłej sprzedaży samochodu i w stosunku do łącznej ich wartości dokonać podziału kosztu? Byłoby to trudne do zrealizowania, zwłaszcza gdy nie jest znana przyszła cena sprzedaży pojazdu. Moim zdaniem przywołana interpretacja jest sprzeczna z prawem, bo oznacza pozbawienie podatników prawa do jednorazowego potrącania kosztów, w przypadku gdy z racji okresu używania urządzenia nie jest uznawane za amortyzowany środek trwały. Takie postępowanie

nie ma żadnego uzasadnienia prawnego.

Koszty bezpośrednie poniesione po zakończeniu roku

Zasada potrącania kosztu bezpośredniego w momencie uzyskania powiązanego z nim przychodu realizuje się, jeżeli koszt jest „poniesiony w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym”. Jeżeli więc koszt „wyprzedza” przychód, możliwe jest jego „aktywowanie” w roku poniesienia kosztu i ujęcie w rachunku dochodu w okresie późniejszym, po wystąpieniu związanego z nim przychodu.

Jeżeli zaś koszt o charakterze bezpośrednim powstaje już po uzyskaniu przychodu (tj. w momencie uzyskania przychodu podatnik nie może zaksięgować kosztu), moment jego potrącenia wynika z art. 15 ust. 4b updop. Stanowi on, że koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego, są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Art. 15 ust. 4c updop stanowi zaś, że koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 4b pkt 1 albo 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.

Moment potrącenia kosztów, ujętych w księgach po wykazaniu przychodu bezpośrednio z nimi związanego, zależy od zakresu obowiązków rachunkowych podatnika oraz od momentu poniesienia kosztów. Art. 15 ust. 4c odnosi się do kosztów poniesionych (ujętych, zaksięgowanych) już po zakończeniu roku podatkowego, ale przed datą wskazaną w tym przepisie. Jeżeli podatnik ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe, graniczną jest data sporządzenia tego sprawozdania (lub ostatni dzień, w którym taki obowiązek powinien być wykonany), ale nie późniejsza niż termin określony dla złożenia zeznania.

Dla podatników, na których nie ciąży obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, graniczną jest data złożenia zeznania (lub ostatni dzień, w którym taki obowiązek powinien być wykonany).

W obu powyższych przypadkach działania podatnika – w postaci sporządzenia sprawozdania finansowego lub złożenia zeznania – determinują możliwość (w rzeczywistości obowiązek, gdyż podatnik nie może na mocy własnej decyzji „przenieść” kosztu na kolejny okres sprawozdawczy) potrącenia kosztu w roku uzyskania przychodu.

Jeżeli koszt bezpośredni został poniesiony po jednej z ww. dat, to podlega potrąceniu „w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie”. Pojawiła się wątpliwość, co w przypadku, gdy koszt jest ponoszony w roku 2 lata późniejszym (bądź w jeszcze późniejszym) w stosunku do roku uzyskania przychodu.

Organy podatkowe racjonalnie podchodzą do tego problemu, wskazując, że w takim przypadku podatnik nie musi korygować kosztów lat minionych. Potrącenie kosztu następuje na bieżąco. Przykładowo KIS w piśmie z 23.01.2020 r. (0114-KDIP2-2.4010.502.2019.1.RK) potwierdziła stanowisko wnioskodawcy, że „rokiem następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe”, jest każdy kolejny rok podatkowy, czyli w praktyce rok poniesienia kosztu. (…) Jeśli więc przykładowo przychód został uzyskany w roku podatkowym N, zaś koszt związany z tym przychodem został poniesiony w roku N + 1 (otrzymanie faktury od dostawcy) już po sporządzeniu sprawozdania finansowego za rok N, to koszt ten powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w roku N + 1. Jeśli koszt związany z tym przychodem został poniesiony w roku N + 2 (otrzymanie faktury od dostawcy), to koszt ten powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w roku N + 2, a jeśli koszt związany z tym przychodem został poniesiony w roku N + 3 (otrzymanie faktury od dostawcy), to koszt ten powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w roku N + 3 itd.

Potrącenie kosztu bezpośredniego w przypadku braku faktury

Może się zdarzyć, że podatnik osiągnie przychód, zanim uzyska dowód księgowy potwierdzający poniesienie kosztu bezpośrednio związanego z tym przychodem. Sam brak faktury nie stanowi przeszkody w potrąceniu kosztu – jeżeli podatnik dysponuje wiedzą o jego wysokości i zgodnie z uor istnieje możliwość zaksięgowania kosztu.

KIS w piśmie z 12.11.2019 r. (0114-KDIP2-2.4010.397.2019.1.AG) przedstawiła pogląd, że gdy w księgach rachunkowych ujęte zostanie konkretne i zidentyfikowane co do kwoty, terminu płatności i tytułu, z którego pochodzi, zobowiązanie na podstawie dokumentu księgowego, to może być ono uznane za koszt uzyskania w momencie odpowiadającym uzyskanemu przychodowi, gdyż przepisy art. 15 ust. 4, 4b i 4c updop nie odwołują się do posiadanych dokumentów (w tym faktur), lecz do związku z przychodem. (…) Wypłacane przez spółkę wynagrodzenie stanowi koszt uzyskania przychodów w momencie uzyskania przychodu z tytułu sprzedaży produktów, bez względu na to, czy i kiedy spółka otrzyma fakturę od wydawcy.

Możliwość potrącenia „szacowanych” kosztów bezpośrednich potwierdza też pismo KIS z 14.01.2019 r. (0111-KDIB2-1.4010.449.2018.1.MJ): gdy wartość kosztów bezpośrednio związanych z przychodem danego roku podatkowego i dotyczących tego danego roku jest znana na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego za ten rok podatkowy, co jest spełnione w przypadku opłat środowiskowych, opłat z tytułu gospodarki wodno-ściekowej oraz z tytułu gospodarki odpadami, ujmowanych w księgach danego roku na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych, tj. poleceń księgowania, ujętych jako inne zobowiązania krótkoterminowe, stanowiące szacunek dokonany na wiarygodnie ustalonych podstawach (tj. na podstawie analizy kształtowania się opłat w poszczególnych okresach bieżącego okresu oraz w relacji tych opłat do analogicznego okresu roku ubiegłego), to tak zaewidencjonowane w księgach rachunkowych opłaty będą stanowić koszt uzyskania przychodów danego roku podatkowego.

W piśmie tym KIS nie postawiła jako warunku potrącenia kosztu niewynikającego pierwotnie z faktury – pełnej zgodności tego kosztu z fakturą, potwierdzając możliwość uwzględnienia kosztu, którego finalna wysokość odbiega od wartości ujętej uprzednio w rachunku CIT. Jeśli chodzi o sposób rozliczenia powstałej różnicy, to organ wskazał, że art. 15 ust. 4i updop, czyli przepis dotyczący korygowania kosztów, nie znajdzie (…) zastosowania, bowiem otrzymanie przez wnioskodawcę faktury lub innego dokumentu stwierdzającego wysokość faktycznie poniesionych przez wnioskodawcę z danego tytułu wydatków, ujętych uprzednio w wysokości szacunkowej (polecenie księgowania), nie oznacza, że ma miejsce korekta kosztu, o której mowa w ww. przepisie.

Skoro koszty, o których mowa we wniosku, wnioskodawca szacuje i księguje na postawie dokumentów wewnętrznych (polecenia księgowania), a (…) rzeczywista wysokość poniesionych kosztów będzie wynikać z wystawionych przez wystawców faktur/innych dokumentów lub ostatecznie ustalonych opłat, to w nin. sprawie, w przypadku wystąpienia różnic pomiędzy kwotą oszacowaną a rzeczywistą i konieczności dokonania zmiany stosownych zapisów księgowych, nie sposób mówić o korekcie, w rozumieniu art. 15 ust. 4i updop. Z wniosku jednoznacznie bowiem wynika, że otrzymywane przez wnioskodawcę dokumenty stanowią faktury/inne dokumenty pierwotne, a nie korygujące.

W związku z powyższym różnice pomiędzy kosztami zaksięgowanymi pierwotnie na podstawie dowodów wewnętrznych (poleceń księgowania) a kwotami wynikającymi z otrzymanych od kontrahentów faktur/innych dokumentów lub własnych dokumentów płacowych wnioskodawca winien odnosić wstecz, do okresu, którego dotyczą.

Podobne stanowisko wynika także z interpretacji KIS z 14.01.2019 r. (0111-KDIB2-1.4010.449.2018.1.MJ): Spółka planuje dokonać ustalenia kalkulacji możliwych do przewidzenia kosztów dotyczących kończącego się roku i na ich podstawie dokonać zaksięgowania kosztów w ciężar bieżącego roku, jeszcze przed otrzymaniem dokumentu od dostawcy w postaci faktury. Tak skalkulowane koszty ujęte zostaną w księgach rachunkowych na podstawie dokumentu „polecenia księgowania” i zostaną zaksięgowane jako dostawy niezafakturowane, które prezentowane będą w sprawozdaniu finansowym jako zobowiązania krótkoterminowe. Poczynione kalkulacje dotyczące kosztów nie będą traktowane jako rezerwy, lecz jako niezafakturowane zobowiązania wobec dostawców, z uwagi na wiadome co do kwoty lub możliwe do oszacowania zobowiązania, których termin wykonania oraz dostawca jest znany. Późniejszy wpływ dokumentu w postaci faktury od dostawcy nie będzie kreował kosztu podatkowego.

Moment potrącenia kosztów pośrednich

Jak stanowi art. 15 ust. 4d updop, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Powyższej zasadzie podlegają wszystkie koszty nieuznawane za koszty bezpośrednie i jednocześnie niepodlegające szczególnym zasadom potrącania[5] (patrz ramka).

Dla potrącenia kosztów pośrednich kluczowy jest moment ich poniesienia. Został zdefiniowany w art. 15 ust. 4e updop: Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f–4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W przepisie zastrzeżono, że nie stanowi poniesienia kosztu pośredniego ujęcie/zaksięgowanie rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Pojęcia te są interpretowane zgodnie z ich bilansowym znaczeniem (tak m.in. interpretacja KIS z 1.07.2019 r., 0111-KDIB1-2.4010.224.2019.1.DP).

Pojęcie „poniesienia kosztu” zostało zdefiniowane w ww. przepisie i nie może być tłumaczone przez odniesienie się do np. językowego znaczenia tego wyrażenia. W szczególności nie oznacza ono faktycznej zapłaty kosztu. Przepis stanowi o „ujęciu” kosztu w księgach rachunkowych, co opisano również przy użyciu słowa „zaksięgowanie”. Zapis ten budzi spory interpretacyjne.

Pojęcie „ujęcia” i „zaksięgowania” kosztu może być rozumiane jako:

• ujęcie go jako kosztu bilansowego (tj. obciążenie danym kosztem wyniku finansowego danego okresu) lub
• jedynie techniczne „wpisanie” kosztu do ksiąg rachunkowych, tj. ujęcie go pod określoną datą, bez konieczności zaksięgowania zdarzenia jako kosztu bilansowego,
• czynność rzeczywista (dokonanie przez osobę prowadzącą księgowość wpisu skutkującego ujawnieniem zdarzenia w księgach)[7].

Organy podatkowe od początku obowiązywania ww. regulacji przychylały się do pierwszego stanowiska[8]. Dopiero w wyniku przegrywania sporów sądowych[9] zmieniły pogląd. W wielu interpretacjach przyznają, że za poniesienie kosztu pośredniego uznaje się czynność ujęcia kosztu w księgach (nawet jeśli nie obciąża on w tym okresie wyniku finansowego).

Przykładem jest pismo KIS z 3.09.2019 r. (0114-KDIP2-2.4010.288.2019.1.AZ): W zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie updop pośrednie koszty uzyskania przychodów, które w momencie poniesienia, dla celów księgowych, są ujmowane na innych kontach niż kosztowe (tj. nie są księgowane jako koszt), podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Analogiczny pogląd wyrażono w interpretacji KIS z 22.01.2020 r. (0114-KDIP2-2.4010.491.2019.1.JG), w której dodatkowo potwierdzono, że dla prawa do potrącenia kosztu nie ma znaczenia fakt rozliczania go na potrzeby rachunkowe poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe (ograniczenie dotyczy jedynie biernych rozliczeń międzyokresowych).

Niemniej można nadal napotkać interpretacje, w których wyrażane jest odmienne stanowisko. Przykładowo w piśmie KIS z 24.10.2019 r. (0113-KDIPT2-1.4011.400.2019.1.DJD) czytamy: Dzień, na który ujęto koszt w księgach, to dzień, w którym w księgach pojawił się koszt na koncie kosztowym. Dopiero moment odpisu kosztów w ewidencji rachunkowej w ciężar kont o charakterze wynikowym, mający wpływ na ustalenie prawidłowego wyniku finansowego firmy, jest momentem mającym określone konsekwencje na gruncie podatku dochodowego[0].

Zaksięgowanie wydatku nie zawsze wystarcza do stwierdzenia „poniesienia kosztu” (co skutkuje uznaniem go za koszt podatkowy). Przykładem są zaliczki wpłacone na poczet nabycia przyszłych świadczeń. W interpretacjach KIS z 13.12.2019 r. (0114-KDIP2-2.4010.455.2019.1.SJ) i 29.08.2017 r. (0115-KDIT2-3.4010.131.2017.1.PS) zakwestionowano możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych zaliczkowych płatności z tytułu nabywanych usług. Organy wskazywały na brak pewności (definitywności) kosztu.

W pierwszym z ww. pism (dotyczącym świadczenia motywacyjnego dla dealerów) czytamy: Wartość wypłaconej zaliczki może być zaliczona do kosztów podatkowych dopiero po wykonaniu przez dealerów należnego świadczenia oraz wykazaniu związku pomiędzy poczynionym wydatkiem a przychodem podatkowym.

Koszty pośrednie dotyczące okresu przekraczającego rok podatkowy

Powołany wyżej art. 15 ust. 4d updop odnosi się w sposób szczególny do kosztów, które „dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy”. Powstaje pytanie, w jakich przypadkach można uznać, że koszt pośredni (tj. nabyte świadczenie) dotyczy jakiegoś okresu. W mojej ocenie nie chodzi o okres „przydatności” świadczenia dla jego nabywcy (podatnika). Mielibyśmy wówczas do czynienia z wieloletnim (a nawet nieograniczonym w czasie) aktywowaniem kosztu.

Jest oczywiste, że koszty, np. nabycia prac remontowych[11], opinii doradcy podatkowego czy tłumaczenia tekstu umowy, przynoszą przedsiębiorcy efekty przez wiele lat. Nie oznacza to jednak, że koszt pośredni dotyczy tego właśnie okresu.

Z przyporządkowaniem kosztu okresowi przekraczającemu rok podatkowy mamy natomiast do czynienia, gdy np. usługi – za które przekazywane jest jednorazowe wynagrodzenie – są świadczone przez okres przekraczający rok podatkowy (np. wykupienie dostępu do platformy internetowej zapewniającej dostęp do niezbędnych danych). Przykładem kosztu pośredniego przekraczającego rok podatkowy są też okresowe koncesje (zob. pismo KIS z 5.02.2019 r., 0111-KDIB1-3.4010.548.2018.1.AN).

Natomiast opłata wiążąca się z samym zawarciem umowy (wydaniem przedmiotu umowy itp.) nie powinna być „powiązana” z całym okresem jej trwania, a to oznacza, że nie powinna być rozliczana w czasie, lecz potrącana jednorazowo. Potwierdziła to KIS w interpretacji z 19.06.2019 r. (0111-KDIB1-2.4010.197.2019.1.BG): Opłata wstępna dotyczy nie tyle samego trwania usługi leasingu, lecz w ogóle prawa skorzystania z niego. Opłatę wnosi leasingobiorca (korzystający) zanim jeszcze leasing zostanie uruchomiony. Jeżeli w umowie leasingu nie określono, że opłata wstępna jest opłatą na poczet usługi wykonywanej przez okres jej trwania, to należy ją uznać za koszt jednorazowy, w momencie poniesienia. Nie ma wówczas podstaw, by traktować ją jako koszt, który dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy. Wobec powyższego wstępna opłata leasingowa powinna być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo w dacie jej poniesienia[13].

Analogiczne wnioski wynikają z interpretacji KIS z 26.04.2019 r. (0111-KDIB1-2.4010.90.2019.1.DP): opłata przygotowawcza była warunkiem udzielenia kredytu. Nie można zatem uznać, że opłata ta dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy. Skoro bowiem kredyt został udzielony w 2018 r., oznacza to, że został spełniony warunek jego udzielenia. Okoliczność ta przemawia za tym, że opłata przygotowawcza powinna być kwalifikowana do kosztów uzyskania przychodu jako koszt pośredni w dacie jego poniesienia. Powyższego nie zmienia fakt ujęcia tego kosztu dla celów rachunkowych jako rozliczonego w czasie.

Podobny sposób rozumowania wynika z interpretacji KIS z 11.06.2019 r. (0111-KDIB1-2.4010.198.2019.1.AK): kosztów wynagrodzenia (prowizji) wypłacanego pośrednikowi za pozyskanie najemców na powierzchnie biurowe nie można uznać za wydatek dotyczący okresu dłuższego niż rok podatkowy[14].

Art. 15 ust. 4d updop nakazuje, by w każdym przypadku dokonywać podziału kosztu dotyczącego okresu przekraczającego rok podatkowy, również jeśli „przekroczenie” ma nieistotne znaczenie kwotowe lub czasowe. Zgodnie z obecną praktyką organów podatkowych „uproszczenia” w potrącaniu kosztów dopuszczalne na gruncie prawa bilansowego (zasada istotności) nie mają zastosowania do kosztów podatkowych. Nawet koszty o niskiej wartości powinny być dzielone i przyporządkowywane do lat, których dotyczą[15].

Z przekroczeniem roku mamy do czynienia, nawet jeżeli okres podlegający podziałowi jest krótszy niż rok kalendarzowy (podatkowy) – ale przypada po części na co najmniej 2 lata podatkowe u danego podatnika. Podział kosztu będzie konieczny również wtedy, gdy koszt przypada na 3 (lub więcej) lata podatkowe.

„Przekroczenie” roku podatkowego wystąpi też w sytuacji, gdy koszt pośredni dotyczy w całości innego (przyszłego) roku. Zapis „dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy” może być bowiem odczytywany jako „odnoszą się, nawet w całości, do innego roku podatkowego”. Stąd przyjmuje się, że zakup usługi dotyczącej (realizowanej) w całości w kolejnym roku podatkowym jest kosztem w tym właśnie roku. Takie stanowisko w odniesieniu do kosztów prenumeraty zaprezentowano w interpretacji IS w Katowicach z 28.10.2015 r. (IBPBI-1-2/4510-382/15/MS). KIS w piśmie z 17.09.2019 r. (0111-KDIB1-1.4010.300.2019.1.SG) zaakceptowała natomiast stanowisko strony, że gdy koszty dotyczące w całości danego roku podatkowego zostaną zaksięgowane w roku poprzedzającym ten rok podatkowy (…) zgodnie z art. 15 ust. 4d updop, koszty te będą musiały być potrącane w całości w roku, którego dotyczą.

Z art. 15 ust. 4d updop wynika, że określenie momentu potrącenia kosztu wymaga wyodrębnienia trzech przypadków: koszt dotyczy okresu nieprzekraczającego roku podatkowego,

• koszt dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy, ale jest możliwe określenie, jaka jego część dotyczy danego roku podatkowego,
• koszt dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy,
• a nie jest możliwe określenie, jaka jego część dotyczy danego roku podatkowego.

W pierwszym przypadku koszty pośrednie są potrącane w momencie ich poniesienia. W drugim – w okresie, którego dotyczą, w trzecim zaś koszt jest przyporządkowywany każdemu z okresów proporcjonalnie do długości każdego z nich[16], co obrazują poniższe przykłady.