Klauzula rzeczywistego właściciela – stosowanie w praktyce

Kto jest rzeczywistym właścicielem

MF w objaśnieniach podatkowych z 3.07.2025 r. (dalej Objaśnienia[1]), odnosząc się do podanej wyżej definicji BO, stwierdził, że wymienione w pkt a i b przesłanki braku zobowiązania do przekazania należności innemu podmiotowi oraz otrzymywania należności dla własnej korzyści powinny być rozpatrywane funkcjonalnie jako jedna.

W pkt 2.2 Objaśnień wskazano, że klauzula BO wymaga od podatnika nie tyle formalnego (wynikającego np. z treści umów) oraz tymczasowego władztwa nad otrzymanymi środkami, ile władztwa ekonomicznego. Pojęcie to [BO] odnosi się do podmiotu, który w rzeczywistości i efektywnie korzysta z danej płatności. Rzeczywistym właścicielem jest więc podmiot posiadający autonomię decyzyjną co do wykorzystania danych środków na własne potrzeby (a nie zobowiązany jedynie do ich dalszego przekazania).

MF stwierdził, że proces weryfikowania, czy te warunki są spełnione, musi uwzględniać zobowiązania wynikające z formalnie zawartej umowy, jak i wszystkich okoliczności faktycznych sprawy. Zaznaczył także, że zobowiązanie do przekazania dochodu nie zawsze musi polegać na przekazaniu dochodu przez ten podmiot w takiej samej formie, w jakiej został on uzyskany (np. kiedy zapłata odsetek uzależniona jest od uzyskania dywidendy). Formalnoprawna zmiana tytułu prawnego dalszej dystrybucji środków nie oznacza zatem, że pierwszy z podmiotów otrzymujących płatność może zostać „automatycznie” uznany za ich rzeczywistego właściciela.

Okolicznością potwierdzającą spełnienie dwóch pierwszych elementów definicji BO jest według MF ponoszenie związanych z otrzymaną płatnością czynników ryzyka, takich jak przykładowo: ryzyko niewykonania zobowiązania, ryzyko kredytowe dłużnika odsetek, ryzyko zmian stóp procentowych czy ryzyko walutowe lub ryzyko kursowe. Jeżeli ryzyka te są „przenoszone” na kolejny podmiot otrzymujący płatność (np. godzący się na zmniejszenie swojej należności w stopniu odpowiadającym „stratom” pierwszego podmiotu wynikającym z różnic kursowych), może być to argument za uznaniem pierwszego odbiorcy za nierzeczywistego właściciela.

Na to, że bezpośredni odbiorca należności spełnia wymóg BO, wskazuje np. zainwestowanie otrzymanych środków w celu uzyskania własnych, „nowych”, korzyści. MF zaznaczył przy tym, że ocena spełnienia (braku spełnienia) wymogu BO nie może być automatyczna i nawet gdy pierwszy z podmiotów (licencjodawca) nie dokona dalszej inwestycji całości lub części uzyskanych w ten sposób środków, a następnie wypłaci dywidendę, nie przesądza to o tym, że nie uzyskał on takiej należności licencyjnej dla własnej korzyści lub był zobowiązany do jej przekazania. Jeżeli w ramach prowadzonej działalności ma faktyczną możliwość korzystania z tej należności dla własnej korzyści (tj. ma własne zasoby opłacane m.in. z otrzymanej należności i wystarczające, aby zapewnić finansowanie działalności skutkującej korzyścią w postaci zabezpieczenia wartości posiadanych aktywów), będzie mógł zostać uznany za rzeczywistego właściciela należności.

Trzeba tu zauważyć, że choć samo wskazanie przez MF na konieczność dokonywania „elastycznej” (dostosowanej każdorazowo do otoczenia prawnego i ekonomicznego transakcji) oceny, czy odbiorca należności spełnia kryteria BO, jest, ogólnie biorąc, słuszne, powoduje jednak zmniejszenie walorów praktycznej przydatności Objaśnień dla płatników. Nie zawierają one bowiem jednoznacznych wytycznych, w jaki sposób stosować klauzulę BO.

Kto nie może być rzeczywistym właścicielem

W Objaśnieniach wymieniono także przesłanki negatywne, pozwalające zakwestionować posiadanie statusu BO przez podmiot otrzymujący płatność. Należą do nich m.in.:

• realizacja niewielkiej marży na przekazywanych płatnościach,
• niewykazanie przychodu podatkowego z tytułu otrzymanych należności,
• przekazywanie należności w krótkich odstępach czasu na rzecz innego podmiotu,
• brak reinwestycji otrzymanych środków finansowych,
• nieponoszenie ryzyka związanego z daną należnością.

MF zastrzegł przy tym, że wystąpienie pojedynczej z powyższych okoliczności nie skutkuje jednoznacznie brakiem statusu BO. Dopiero analiza całokształtu okoliczności faktycznych umożliwia sprawdzenie, czy wystąpienie powyższych przesłanek w sposób obiektywny i spójny wskazuje na brak spełnienia warunku rzeczywistego właściciela.

Przesłanka prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej

W odniesieniu do trzeciej przesłanki definicyjnej (pkt c), w Objaśnieniach stwierdzono, że chodzi o posiadanie wymaganych zasobów majątkowych i osobowych niezbędnych do prowadzenia danego rodzaju działalności. Według MF przesłankę tę trzeba weryfikować w odniesieniu do każdej płatności odrębnie, tzn. nawet podmiot prowadzący rzeczywistą działalność, ale nie w zakresie danej należności – nie jest w stosunku do niej BO.

MF wskazał też uniwersalne kryteria, potwierdzające spełnienie tej przesłanki definicyjnej BO. Niezbędna jest ocena czy odbiorca:

• posiada własny majątek, ma biuro w sensie materialnym, zatrudnia personel,
• opłaca rachunki związane z bieżącą działalnością (np. za wynajem, media, telefony),
• zatrudnia osoby zarządzające z wystarczającym doświadczeniem i wiedzą w zakresie badanych transakcji,
• posiada własny kapitał, który służy finansowaniu działalności,
• podejmuje samodzielnie i na własny rachunek czynności w obrocie gospodarczym.

Trzeba także sprawdzić, czy pomiędzy podmiotem a jego właścicielem/właścicielami nie zachodzą powiązania kapitałowe i osobowe, tego rodzaju, że podmiot taki można uznać za jedynie administratora dochodu.

W Objaśnieniach wymieniono przykładowe okoliczności wskazujące na brak spełnienia wymogu posiadania niezbędnych zasobów ludzkich. Są to np. przypadki:

• gdy zarządzanie podmiotem powierzono osobom zajmującym się taką działalnością (usługową) na rzecz wielu klientów, bez wymaganego doświadczenia i wiedzy,
• zlecenia istotnych funkcji w sposób powierniczy innym podmiotom (np. kancelariom prawnym).

Według MF za dowód braku prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej może być również uznane wynagradzanie osób zarządzających na poziomie znacząco niższym od standardów rynkowych (przykład 3 w Objaśnieniach).

Z Objaśnień wynika także, że nie jest istotna strona formalnoprawna zorganizowania przez BO substratu majątkowego i osobowego, ale okoliczność, czy nim dysponuje i ponosi koszty z tego tytułu: o prowadzeniu „rzeczywistej działalności gospodarczej” decydować będzie nie tyle forma prawna posiadania prawa do korzystania z biura (własność, najem, dzierżawa itp.) czy zatrudnienia pracowników (umowa o pracę, umowa zlecenia, tzw. globalna umowa o mobilności itp.), co fakt obciążenia podmiotu ich kosztami w zakresie uzasadniającym założenie, że decyzje podejmowane w ramach takiego podmiotu w odniesieniu do badanej należności są podejmowane na jego rzecz (dla jego korzyści).

W praktyce problemy stwarzało uznanie za BO spółki holdingowej – powołanej w grupie kapitałowej w celu zarządzania aktywami kapitałowymi (co wiąże się m.in. z otrzymywaniem dywidendy). Organy podatkowe niejednokrotnie negowały posiadanie statusu BO przez tego rodzaju spółki, nieprowadzące działalności produkcyjnej ani usługowej, a w konsekwencji nieposiadające rozbudowanej bazy materialnej i personalnej. Według MF spełnienie przez nie przesłanki prowadzenia rzeczywistej działalności powinno być weryfikowane z uwzględnieniem celu, dla jakiego są tworzone.

Jak czytamy w Objaśnieniach, w praktyce różne będą przesłanki prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej w przypadku spółek produkcyjnych/handlowych, usługowych czy spółek zajmujących się szeroko rozumianą działalnością finansową (np. czynnościami inwestycyjnymi czy też holdingowymi) (…), inne (niższe) wymogi co do zawartości tego substratu będą stawiane tzw. spółkom holdingowym niż spółkom operacyjnym. W przypadku spółek holdingowych posiadanie substratu majątkowo-osobowego sprowadza się, co do zasady, do odpowiednio doświadczonego personelu, faktycznie zaangażowanego w działalność podmiotu, posiadającego wystarczającą wiedzę ekspercką i wyposażonego w odpowiedni sprzęt biurowy (o ile inne okoliczności nie świadczą o braku tego substratu).

Z przykładu 1 w Objaśnieniach wynika z kolei zalecenie, aby spółka holdingowa we własnym imieniu i na własny rachunek inwestowała otrzymane dywidendy (przed ich dalszą dystrybucją).

MF wskazał też na możliwość zorganizowania przez BO bazy niezbędnej do prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej poprzez tzw. dzielony substrat osobowo-majątkowy. Polega to na udostępnieniu niezbędnych zasobów przez podmiot powiązany – jeżeli jest to uzasadnione względami gospodarczymi. Warunek dopuszczalności takiego rozwiązania (braku „własnej” bazy majątkowo-osobowej) stanowi udostępnienie zasobów przez podmiot będący rezydentem UE (w razie stosowania zwolnień określonych w art. 21 ust. 3 i art. 22 ust. 4 updop) lub państwa, z którym Polska zawarła właściwą (mającą zastosowanie w danej sprawie) upo.

MF jednoznacznie stwierdził przy tym, że z uwagi na wieloelementową ocenę tego rodzaju rozwiązania jedynie wskazuje na taką możliwość, nie określa jednak reguł stanowiących podstawę do jednoznacznego stwierdzenia, czy w danej sytuacji spełnione są wymogi powołania się przez płatnika (podatnika) na ten przypadek prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej.

Kiedy trzeba badać status BO

Biorąc pod uwagę potencjalne stosowanie klauzuli BO, dochody opodatkowane WHT można podzielić na następujące grupy:

1) dochody pasywne (dywidendy, odsetki, należności licencyjne), do których zastosowanie ma:

a) upo wprost warunkująca możliwość zastosowania ulgi w poborze WHT od wypłaty na rzecz BO,

b) upo niezawierająca takiego warunku,

c) zwolnienie z art. 21 ust. 3 updop (który w pkt 4 zawiera klauzulę BO),

d) zwolnienie z art. 22 ust. 4 updop (niezawierającego klauzuli BO);

2) pozostałe dochody (np. tzw. usługi niematerialne – art. 21 ust. 1 pkt 2a updop i art. 29 ust. 1 pkt 5 updof).

Obowiązek stosowania klauzuli BO w przypadkach wymienionych w pkt 1 lit. a oraz lit. c nie budzi wątpliwości. MF nakazał zaś weryfikowanie statusu BO również w przypadkach, o których mowa w pkt 1 lit. b oraz d (z zastrzeżeniem poniżej opisanego wyjątku). Potwierdził natomiast brak obowiązku stosowania klauzuli w przypadku wymienionym w pkt 2.

Na uwagę zasługuje też zaskakujący, chociaż korzystny dla płatników, pogląd nt. braku konieczności stosowania klauzuli BO w odniesieniu do tzw. domniemania spełnienia warunku BO na gruncie dyrektywy PS (implementowanej w art. 22 ust. 4 i nast. updop). Minister wskazał, iż należy uznać, że nie jest konieczne badanie warunku rzeczywistego właściciela w odniesieniu do wypłaty podziału zysku, która podlega co najmniej jednokrotnemu opodatkowaniu w granicach UE. Kiedy wypłata podziału zysku pomiędzy spółkami zależnymi i dominującymi podlega jednokrotnemu opodatkowaniu w ramach UE nie zachodzi bowiem ryzyko, że dyrektywa PS jest stosowana niezgodnie z celem.

Niestety, w Objaśnieniach brak jest jednoznacznego stwierdzenia, jakimi dokumentami (dowodami) powinien dysponować płatnik korzystający z prawa do niestosowania klauzuli BO (i jednocześnie stosujący zwolnienie określone w art. 22 ust. 4 updop). Nie musi to być dowód faktycznego zapłacenia podatku od dywidendy przez rezydenta UE, gdyż w Objaśnieniach wskazano, że aby zastosować domniemanie na etapie płatności z Polski konieczne jest prześledzenie hipotetycznego [podkreślenie MF] łańcucha płatności podziału zysku przez spółki zależne i dominujące. Konieczność prześledzenia hipotetycznego łańcucha płatności oznacza w konsekwencji, że w przypadku zastosowania domniemania nie ma zastosowania wyjściowy wymóg LTA[3] polegający na konieczności wykazywania opodatkowanego przychodu przez podmiot, którego cechy decydują o spełnieniu warunku rzeczywistego właściciela. O możliwości zastosowania domniemania decydują zasady opodatkowania, które miałyby zastosowanie do hipotetycznych wypłat podziału zysku w łańcuchu płatności dokonywanych przez spółki zależne i dominujące na moment wypłaty płatności z Polski.

W dalszej części Objaśnień MF wykazał się jednak pewną niekonsekwencją, stwierdzając, że możliwość zastosowania tego domniemania przez płatnika nie może jednak modyfikować formalnych obowiązków ustawowych ciążących na podatniku, takich jak warunek statusu rzeczywistego właściciela dla zastosowania preferencji podatkowej dla płatności biernych (i złożenie odpowiedniego oświadczenia w przypadku wystąpienia o zwrot podatku na podstawie art. 28b updop).

Oznacza to, że w razie dokonania wypłat przekraczających 2 mln zł i konieczności zastosowania ograniczeń wynikających z art. 26 ust. 2e updop, płatnik pobierając podatek i występując następnie o jego zwrot, jest obowiązany zastosować klauzulę BO (gdyż wynika to z art. 28b ust. 4 pkt 5 updop).

Objaśnienia dotyczące ww. domniemania (zarówno w części opisowej, jak i w przykładach 20–22) nie dają jednoznacznych wskazań płatnikom, w jakich przypadkach i pod jakimi warunkami mogą pominąć stosowanie klauzuli. Moim zdaniem płatnicy mogą zatem:

• nie korzystać z domniemania i nadal weryfikować status BO w przypadku stosowania art. 22 ust. 4 updop (co potwierdzono w Objaśnieniach: podkreślenia wymaga więc, że zastosowanie tego domniemania jest dla płatnika fakultatywne),
• wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji potwierdzającej, że w stosunku do planowanych wypłat dywidend w danym przypadku możliwe jest zastosowanie ww. procedury rozliczania WHT z pominięciem stosowania klauzuli BO.

Wymagana dokumentacja

Posiadanie przez podatnika statusu BO wymaga udokumentowania. MF rozróżnił obowiązki płatnika w tym zakresie, w zależności od tego, czy wypłata następuje na rzecz podmiotów niepowiązanych, czy powiązanych.

Status podmiotu niepowiązanego można ustalić w oparciu o uzyskany od podatnika certyfikat rezydencji i jego oświadczenie o spełnieniu warunku rzeczywistego właściciela. MF zastrzegł jednak, że nie ogranicza to kompetencji organu podatkowego do sprawdzenia statusu podatnika w postępowaniu podatkowym w sposób wykraczający poza ww. dokumenty.

W odniesieniu do podmiotu powiązanego płatnik nie może się ograniczyć do uzyskania oświadczenia podatnika o spełnieniu wymogów BO. Wymagana jest analiza sprawozdań finansowych i innych dokumentów źródłowych, która wykluczy możliwość uznania, że podatnik nie spełnia definicji BO (pkt 4.2 Objaśnień)[4]. W podanym przykładzie odniesiono się do przypadku wypłaty należności licencyjnej na rzecz podmiotu niepowiązanego, który przedstawił nieprawidłowy certyfikat rezydencji, który co prawda dotyczył odpowiedniego okresu i wskazywał właściwy organ wydający, jednak nie zawierał kompletnych danych. MF w przypadku dokonania jednorazowej wypłaty zaakceptował posłużenie się takim dokumentem, negując taką możliwość w przypadku podmiotów pozostających w stałych stosunkach gospodarczych. Niestety w Objaśnieniach nie wskazano, jakiego rodzaju „wady” certyfikatu mogą być zaakceptowane w przypadku jednorazowych wypłat.

Dla tzw. płatników technicznych (wypłacających dywidendy z akcji lub odsetki od obligacji w obrocie publicznym), a także organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi obowiązują odrębne zasady. W Objaśnieniach wskazano listę dokumentów i oświadczeń, jakie są wymagane celem wykazania dochowania przez te podmioty należytej staranności przy ustalaniu statusu BO odbiorcy należności.

Metoda look-through approach (LTA)

Organy podatkowe przez wiele lat nie kwestionowały jej zastosowania w przypadkach, gdy bezpośrednim odbiorcą płatności nie był jej rzeczywisty właściciel, tylko podmiot o charakterze „pośredniczącym”, co miało uzasadnienie organizacyjne czy gospodarcze i nie było motywowane uzyskaniem nieuzasadnionej korzyści fiskalnej. Wątpliwości w tym zakresie pojawiły się w ostatnich 2 latach. MF jednoznacznie potwierdził możliwość stosowania metody LTA, stwierdzając, że pozwala ona płatnikowi wypłacającemu należności na zastosowanie zwolnienia lub obniżonej stawki podatku, nawet jeżeli rzeczywisty właściciel tej należności nie jest jej bezpośrednim odbiorcą, a jest ona mu przekazywana przez pośredników.

Z Objaśnień wynika też, że stosując metodę LTA, płatnik ma obowiązek wskazania w deklaracjach (informacjach) podatkowych lub wnioskach podmiotu, którego status rzeczywistego właściciela stanowi podstawę preferencji (a nie bezpośredniego odbiorcy płatności). Jednocześnie – zgodnie z ratio legis przepisów – uznano, że stosowanie klauzuli LTA jest prawem (możliwością) płatnika. Płatnik nie może natomiast żądać od organu podatkowego, aby ten ustalił, kto jest BO (rola organu polega na weryfikacji prawidłowości rozliczenia WHT – również w przypadku rozliczenia metodą LTA).

Według MF płatnik przed zastosowaniem LTA powinien, w ramach należytej staranności, ustalić:

• BO należności,
• czy BO wykazuje w swoim kraju przychód podatkowy z tytułu otrzymanej należności,
• czy płatności przekazywane w łańcuchu podmiotów są rodzajowo tożsame (według MF brak tożsamości kwotowej, tj. okoliczność, że wypłacona należność nie została w całości przekazana przez pośrednika rzeczywistemu właścicielowi, nie wyklucza stosowania metody LTA),
• czy spełnione są warunki przewidziane dla danej preferencji podatkowej.

Kolejne punkty Objaśnień precyzują zasady stosowania klauzuli LTA w przypadku zwolnień określonych w art. 22 ust. 4 i art. 21 ust. 3 updop, a także postanowień upo dotyczących dywidend, odsetek i należności licencyjnych.

Rozliczenie przy zastosowaniu metody LTA w przypadku wypłaty dywidend objętych zwolnieniem określonym w art. 22 ust. 4 updop wymaga od płatnika:

• ustalenia wszystkich podmiotów pozostających w łańcuchu wypłat prowadzącym do rzeczywistego właściciela (metoda LTA może być stosowana nawet w przypadku „rozdzielenia” płatnika i rzeczywistego odbiorcy przez więcej niż jeden podmiot) oraz
• wykazania, że każdy z tych podmiotów spełnia wszystkie wymienione w art. 22 ust. 4 updop wymogi zastosowania zwolnienia (jest spółką z siedzibą w państwie UE/EOG, nie korzysta ze zwolnienia od CIT, ma co najmniej 10% udziału w kapitale spółki, od której uzyska płatność itd.).

Analogicznie, zastosowanie metody LTA w przypadku korzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 3 updop wymaga od płatnika wykazania, że wszystkie podmioty tworzące łańcuch wypłat między płatnikiem i rzeczywistym odbiorcą spełniają wymogi tego zwolnienia (m.in. siedziba w państwie UE, posiadanie co najmniej 25-proc. udziału w kapitale spółki dokonującej wypłaty).

W Objaśnieniach opisano także tzw. rozszerzony zakres podmiotowy badania warunku rzeczywistego właściciela.

Objaśnienia – co zasługuje na uznanie – mają w tym zakresie charakter w dużej mierze nowatorski (tego rodzaju rozwiązanie nie jest przedmiotem częstych sporów i kontrowersji oraz praktyki podatkowej w Polsce). Mechanizm ten stanowi formę rozszerzenia zakresu stosowania klauzuli LTA. W swoim bazowym modelu polega ona na „pominięciu” nierzeczywistych odbiorców oraz na wykazaniu spełnienia wymogów BO przez podmiot niebędący bezpośrednim odbiorcą płatności. Pkt 6.3 Objaśnień dotyczy zaś przypadku, gdy nie jest wiadome, czy dojdzie do przekazania płatności przez podmiot, do którego płatność jest wypłacana.