Opłaty za bagaż w podróży zagranicznej

Co wynika z przepisów

Bagaż wymieniono w dwóch przepisach rozporządzenia:

• § 4 – według którego pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości; wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej;
• § 18 – zgodnie z którym pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeśli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Te dwie regulacje nie dotyczą tych samych kwestii. Należy przyjąć, że § 18 stanowi doprecyzowanie zapisów § 4. Oznacza to, że przy przelocie w podróży zagranicznej konieczne jest stosowanie jego regulacji, o ile koszt dotyczy bagażu osobistego.

Par. 4 nie ogranicza się do wyjazdów zagranicznych, lecz obejmuje wszystkie wyjazdy, również krajowe. Odnosi się do każdego środka transportu i dotyczy każdego rodzaju bagażu – zarówno osobistego, jak i służbowego. Warunkiem wskazanym przez prawodawcę jest określenie wydatku przed wyjazdem lub uznanie dokonanego w trakcie podroży wydatku przez pracodawcę, a także to, by był on niezbędny. „Niezbędność” musi być przy tym oceniana z uwzględnieniem zarówno rodzaju bagażu (osobisty lub służbowy), specyfiki opłat pobieranych za bagaż w określonym w poleceniu wyjazdu środku transportu, jak i długości wyjazdu.

Z kolei zakres § 18 ogranicza się do:

• podróży zagranicznych (z dalszymi ograniczeniami odnośnie do kraju docelowego lub długości trwania wyjazdu),
• podróży odbywanych samolotem,
• przewozu jedynie bagażu osobistego.

Regulacje rozporządzenia w tym zakresie są bardzo niejasne. Niestety, przy ostatniej jego nowelizacji (z 25.10.2022 r., DzU poz. 2302) ograniczono się jedynie do zmiany stawek diet i limitów noclegowych[1], pomijając inne zapisy, które od lat „proszą się” o doprecyzowanie czy dostosowanie do zmieniającej się rzeczywistości (np. określenie: „liczonej łącznie z bagażem opłaconym w cenie biletu” przynosi obecnie, gdy w wielu liniach lotniczych w cenie biletu nie ma opłaconego właściwie żadnego bagażu, całkiem inne skutki niż kilkanaście lat temu). Trudno także uznać, że racjonalny jest przyjęty w rozporządzeniu podział na państwo:

• pozaeuropejskie – gdy czas podróży nie ma znaczenia (np. 3 dni w Izraelu uzasadniałyby zgodę pracodawcy na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego),
• europejskie – gdy opłacenie bagażu osobistego jest możliwe dopiero przy podróży trwającej ponad 30 dni (np. wylot na 29 dni do Londynu oznacza brak możliwości opłacenia bagażu osobistego).

Moim zdaniem jest to absurd. Nie chodzi tu tylko o dosyć oczywiste kwestie „higieniczne” czy warunki pogodowe (zmienne także w Europie), lecz również zawodowe. Pracownik potrzebuje różnych ubrań na różne spotkania, mniej lub bardziej oficjalne, odbywające się przy określonym dress code itp. Nie ma znaczenia, czy leci do państwa europejskiego, czy pozaeuropejskiego.

Pracodawca sfery pozabudżetowej może zwrócić pewne koszty w kwocie wyższej niż określona w rozporządzeniu albo przy niespełnieniu warunków w nim przewidzianych, jednak nadwyżka (kwota nienależna) będzie opodatkowana i oskładkowana. Jeżeli więc taki pracodawca opłaci koszt przewozu bagażu w samolocie mimo niewystąpienia przesłanek wymienionych w § 18 rozporządzenia, to kwota zwrotu nie będzie objęta zwolnieniem od PIT oraz od składek ZUS[2].

W przypadku pracodawcy „budżetowego” dochodzi do tego związanie rozporządzeniem i potencjalne naruszenie dyscypliny finansów publicznych (wydatkowanie środków publicznych niezgodnie z przepisami – w celu niezgodnym z postanowieniami rozporządzenia).

Bagaż osobisty i służbowy

Szczególna regulacja w zakresie delegacji zagranicznych odnosi się jedynie do bagażu osobistego pracownika. Przepisy nie definiują tego pojęcia. Za taki bagaż należy uznać ten, który zawiera odzież i inne przedmioty użytku osobistego, np. kosmetyki, niezbędne leki, prasę, książki.

Bagaż osobisty to również bagaż zawierający odzież służbową pracownika. Mimo że odzież ta jest użytkowana tylko w celach związanych z pracą pracownika, to jednak nadal pozostaje w sferze przedmiotów użytku osobistego. Tak też kwalifikują odzież służbową sądy administracyjne. Przykładowo w wyroku WSA w Kielcach z 2.09.2010 r. (I SA/Ke 433/10) czytamy: Odzież z istoty jest przedmiotem użytku osobistego, a wydatek na ten cel jest co do zasady wydatkiem o charakterze osobistym, chyba że chodzi o wydatki na zakup stroju urzędowego przewidzianego przepisami prawa, pragmatyką (toga adwokata, radcy prawnego), ew. jeżeli podatnik wykaże, że odzież ta utraciła charakter odzieży osobistej np. z uwagi na opatrzenie jej dla grupy pracowników cechami charakterystycznymi dla firmy (barwa, krój, logo itp.).

Bagażem osobistym nie jest bagaż, na który składają się przedmioty niezbędne do wykonania zadania służbowego – narzędzia wprost służące do pracy, materiały konieczne do realizacji zadania zleconego w ramach podróży służbowej (np. materiały reklamowe pracodawcy przy wyjeździe na targi, projekty, dokumentacja techniczna). Bagaż ten nie podlega ograniczeniom wskazanym w § 18 rozporządzenia.

Pojawiają się oczywiście pytania, czy konieczne jest pełne rozdzielenie bagażu osobistego i służbowego (osobne bagaże). Moim zdaniem nie można przyjąć tak restrykcyjnego wniosku. Ścisły podział bagażu na dwie torby – „prywatna i służbowa” – trudno uznać za działanie racjonalne. Należy przyjąć, że bagaż, który w przeważającej mierze zawiera przedmioty służbowe, może być kwalifikowany jako służbowy.

W praktyce konieczne będzie umieszczenie w dokumentacji związanej z rozliczeniem podróży służbowych oświadczenia, że bagaż miał charakter służbowy, co oczywiście musi być powiązane z celem wyjazdu i wynikającą z niego koniecznością użycia przedmiotów służbowych (wykorzystania przy realizowanych zadaniach, przekazania kontrahentom itp.).

Kraj europejski i pozaeuropejski

Z § 18 rozporządzenia wynika, że zgoda pracodawcy na rozliczenie kosztów przewozu bagażu osobistego może nastąpić tylko w dwóch przypadkach:

• podróż trwa ponad 30 dni (czyli co najmniej 31 dni),
• państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie (nie ma tu wymogów dotyczących czasu trwania podróży).

Rozporządzenie nie precyzuje, które kraje zalicza się do europejskich, a które nie. Nie zastosowano wprost odesłania do żadnego „wymiernego” tworu (UE, Rada Europy). Należy zatem odnosić się do państw należących geograficznie do Europy. Skoro zaś prawodawca wskazuje na „państwo europejskie”, a nie „część leżącą w Europie”, do państw europejskich należałoby zaliczyć również w całości państwa przynajmniej częściowo leżące na tym kontynencie (np. Turcja). Można się przy tym posiłkować członkostwem w Radzie Europy (ale jedynie posiłkować).

Członkami Rady Europy są: Albania, Andora, Armenia, Austria, Azerbejdżan, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czarnogóra, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Gruzja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Islandia, Liechtenstein, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Macedonia Północna, Malta, Mołdawia, Monako, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Rumunia, San Marino, Serbia, Słowacja, Słowenia, Szwajcaria, Szwecja, Turcja, Ukraina, Węgry, Wielka Brytania, Włochy.

Status obserwatora przy organach Rady Europy mają: Izrael, Japonia, Kanada, Meksyk, Stany Zjednoczone oraz Watykan. Trudno byłoby jednak wyłączyć geograficznie z państw europejskich akurat Watykan.

Określenie „państwo docelowe” powinno być rozumiane nie jako państwo lądowania (państwo, do którego skierowany jest lot, państwo docelowe przelotu), lecz jako państwo będące celem wyjazdu. Przy takim ujęciu przelot na terenie Europy i późniejszy przejazd lądowy lub morski do państwa docelowego będącego państwem pozaeuropejskim umożliwia rozliczenie kosztów przewozu bagażu pracownika w ramach przelotu, niezależnie od czasu trwania podróży służbowej. Inna interpretacja prowadziłaby do absurdu – nie można by było opłacić bagażu przy cząstkowym środku transportu (samolot) podczas delegacji.

Podział na państwa europejskie i pozaeuropejskie jest niezrozumiały, niejasny i prowadzi do irracjonalnych problemów. Można się pokusić o stwierdzenie, że jeżeli § 18 rozporządzenia by nie było, to kwestia rozliczeń byłaby prostsza. Wylot na kilka tygodni (ale nie powyżej 30 dni) do północnej części Norwegii (jest to niewątpliwie państwo europejskie) obecnie nie daje podstaw do skorzystania z przewidzianej w tym przepisie możliwości. Można powiedzieć jednocześnie, że brak ciepłej odzieży (zwykle zajmującej więcej miejsca w bagażu) staje się w takim przypadku niekiedy zagrożeniem zdrowia pracownika – różnice klimatyczne, temperaturowe mogą być w danym okresie ogromne.

Racjonalna ocena ogólnego brzmienia § 4 pozwoliłaby na przyjęcie w takim przypadku, że wydatek na przewóz bagażu jest niezbędny. Tak byłoby jednak wówczas, gdyby § 18 nie istniał – ale istnieje, a co za tym idzie, zgodę naprzewóz bagażu osobistego i rozliczenie kwalifikowane jako zgodne z przepisami rozporządzenia należy łączyć z wystąpieniem warunków w nim wskazanych (czyli Norwegia tak, ale tylko gdy podróż trwa powyżej 30 dni).

Zgoda pracodawcy

Pracownikowi nie przysługuje automatyczny zwrot kosztów opłaty bagażowej w razie wystąpienia któregoś z warunków określonych w rozporządzeniu. Sama podróż pracownika, np. do Japonii, nie oznacza, że może on ponieść dodatkową opłatę za bagaż, podlegającą rozliczeniu przez pracodawcę. Niezbędna jest zgoda pracodawcy na taki wydatek. Pracodawca może, ale nie musi wyrazić zgody na przewóz samolotem bagażu o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z bagażem opłaconym w cenie biletu. Regulacja ta ma umożliwić przede wszystkim zabranie przez pracownika większej liczby rzeczy osobistych przy dłuższym lub dalszym wyjeździe.

W wyjątkowych przypadkach brak zgody może być uznany za sprzeczny z obowiązkiem pokrywania wydatków będących logiczną konsekwencją wyjazdu oraz za sprzeczny z art. 8 Kp, zgodnie z którym nie można czynić ze swojego prawa użytku sprzecznego ze społeczno-gospodarczym jego przeznaczeniem oraz z zasadami współżycia społecznego.

Przykładowo wylot na 2 mies. powinien być uznany za obiektywnie wymuszający zabranie większej liczby przedmiotów osobistych.

Bagaż opłacony w cenie biletu

Ostatnią kwestią, która nabrała znaczenia wraz z upływem lat i ze zmianami w ofercie linii lotniczych, jest to, że w podroży zagranicznej „pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu...”. Prawodawca wskazuje tutaj na dwie kwestie:

• bagaż, na którego opłacenie może wyrazić zgodę pracodawca, to inny bagaż niż ten, który „opłacony jest w cenie biletu”,
• łączną wagę maksymalną tych bagaży.

O ile w kwestii wagi nie ma dyskusji – w ocenie autora jest to właściwie jedyny rozsądny element § 18 rozporządzenia (30 kg jest obiektywnie wystarczające dla bagażu osobistego), o tyle problemy znowu sprawia pierwsza przesłanka – bagaż opłacony w cenie biletu. Jest to bagaż, którego możliwość zabrania do samolotu wynika z samego biletu. Nie wiąże się z koniecznością ponoszenia opłaty dodatkowej. W tym zaś zakresie muszą być brane pod uwagę rozwiązania stosowane przez daną linię lotniczą. Jeżeli w cenie biletu jest opłacony przewóz jedynie małej torebki lub plecaka, to praktycznie każdy bagaż jest opłacany dodatkowo (w tym walizka „kabinówka”). Skoro zaś dodatkowo, to jego rozliczenie musiałoby się opierać na wystąpieniu wskazanych przesłanek.

Ważne są tu sposoby pobierania opłat przez daną linię lotniczą. Rozporządzenie wskazuje na bagaż poza tym, który jest opłacony w cenie biletu, a nie na bagaż, za który opłata wykracza poza podstawową cenę biletu. Jeśli zatem linia lotnicza daje możliwość wyboru rodzaju biletu (bilet podstawowy bez bagażu, bilet premium, który sam w sobie obejmuje możliwość zabrania pewnego bagażu), to należałoby uznać, że w obu tych przypadkach jest mowa o bilecie i ew. bagażu opłaconym w cenie biletu (w drugim przypadku).