Należności z tytułu podróży służbowych – podwyżki stawek

Za podróż krajową…

Od nowego roku dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej odbywanej w Polce zostanie podniesiona o 7 zł i wyniesie 45 zł za dobę. W konsekwencji wzrosną też przysługujące pracownikowi z racji takiej delegacji świadczenia, których wysokość zależy od poziomu diety krajowej:

• maksymalny limit noclegu potwierdzonego rachunkiem (20-krotność diety krajowej) – z 760 do 900 zł,
• ryczałt za nocleg w razie nieprzedstawienia przez pracownika rachunku (150% diety krajowej) – z 57 do 67,50 zł,
• ryczałt na dojazdy miejscowe (20% diety krajowej) – z 7,60 do 9 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.

…i odbywaną poza Polską

Wcześniej, bo od 29.11.2022 r. (tj. po upływie 14 dni od ogłoszenia nowelizacji w DzU), zwiększyły się diety i ryczałty noclegowe obowiązujące w zagranicznych podróżach służbowych, określone w załączniku do rps. Przykładowo za czas delegacji odbywanej przez pracownika przysługują:

• w Austrii – dieta 57 EUR (było 52), a limit noclegowy 150 EUR (było 130),
• we Francji – dieta 55 EUR (było 50), a limit noclegowy 200 EUR (było 180),
• w Szwecji – dieta 510 SEK (było 459), a limit noclegowy 2000 SEK (było 1800),
• w Zjednoczonych Emiratach Arabskich – dieta 43 EUR (było 39), a limit noclegowy 220 EUR (było 200).

W niektórych krajach świadczenia pozostały bez zmian, np. w przypadku wyjazdu do Stanów Zjednoczonych, gdzie dieta nadal wynosi 59 USD, a limit noclegowy co do zasady 200 USD, ale w Nowym Jorku 350 USD, w Waszyngtonie 300 USD. Z kolei np. w Szwajcarii dieta pozostała na dotychczasowym poziomie 88 CHF, ale wzrósł limit noclegowy, który wynosi 220 CHF (było 200).

Uznając odrębność państwową Watykanu, zamieszczono go w tabeli w poz. 106, przypisując wartości świadczeń na poziomie świadczeń włoskich (dieta 53 EUR i limit noclegowy 192 EUR). Dotychczas należności za czas delegacji pracownika do Watykanu były rozliczane według kwot właściwych państwom innym niż wymienione w tabeli (według starych i nowych regulacji są to odpowiednio 41 i 140 EUR). Także Serbia i Czarnogóra zyskały osobne pozycje (odpowiednio 89 i 22), zachowując jednak identyczne poziomy diet (40 EUR) i zwiększonych limitów noclegowych (ze 100 do 110 EUR).

W ramach zmian porządkowych i redakcyjnych nazwy niektórych państw zastąpiono skróconymi określeniami zgodnie z „Urzędowym wykazem nazw państw i terytoriów niesamodzielnych” (np. Korea Północna, Mołdawia, Holandia czy Południowa Afryka).

W konsekwencji wzrostu diet i ryczałtów noclegowych w górę poszły również inne należności przysługujące pracownikowi z racji zagranicznego wyjazdu:

• ryczałt za nocleg w razie nieprzedstawienia przez niego rachunku (25% limitu noclegowego określonego w załączniku do rps) – np. na Litwie do 37,50 EUR (było 32,50), w Niemczech do 42,50 EUR (było 37,50), a w Wielkiej Brytanii do 55 GBP (było 50),
• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do i z dworca, lotniska, portu – odpowiada wysokości jednej diety lub 50% diety, jeśli pracownik poniósł koszty dojazdu w jedną stronę,
• ryczałt na dojazdy miejscowe (10% diety) – np. w Indiach do 4,20 EUR (było 3,80), w Jordanii do 5 EUR (było 4) i w Gruzji do 4,8 EUR (było 4,3).

Regulacje przejściowe

Zgodnie z przepisem przejściowym (§ 2) nowelizacji świadczenia za czas podróży krajowej rozpoczętej i niezakończonej przed 1.01.2023 r. ustala się na podstawie:

• starych przepisów – za czas podróży przypadający do końca 2022 r.,
• nowych przepisów – za czas podróży przypadający od 1.01.2023 r.

Analogicznie, świadczenia za czas podróży zagranicznej rozpoczętej i niezakończonej przed 29.11.2022 r. ustala się na podstawie:

• starych przepisów – za czas podróży przypadający do 28.11.2022 r.,
• nowych przepisów – za czas podróży przypadający od 29.11.2022 r.

Kogo dotyczą zmiany

Świadczenia delegacyjne w nowych kwotach muszą wypłacać jednostki budżetowe – swoim pracownikom, żołnierzom i funkcjonariuszom. Przysługują one także pracownikom zatrudnionym u innych pracodawców, jeśli ci w układzie zbiorowym pracy, regulaminie płac bądź w umowach o pracę w ogóle nie uregulowali innych warunków uzyskiwania opisanych należności albo też odesłali w tym zakresie bezpośrednio do rps. Zgodnie bowiem z art. 77⁵ § 3 i 4 Kp pracodawca spoza sfery budżetowej zasady wypłacania tych należności w pierwszej kolejności określa u siebie właśnie w układzie zbiorowym, regulaminie płac czy umowach o pracę (jeżeli nie jest objęty układem lub zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania) – z zastrzeżeniem że diety krajowe i zagraniczne nie mogą być niższe od diety krajowej określonej w rps[1].

Większe zwolnienia podatkowe i składkowe

Od wysokości diet krajowych lub zagranicznych i innych należności delegacyjnych uzależniono kilka ulg w PIT i w składach ZUS. W konsekwencji ich limity także wzrosną (patrz tabela).