Zmiany limitów noclegowych w podroży zagranicznej a zapisy regulaminu wynagradzania
Czy taki zapis jest dopuszczalny? Czy w związku z planowaną zmianą limitów noclegowych w rozporządzeniu dotyczącym świadczeń z tytułu podroży służbowych, trzeba będzie zmienić regulamin?
W regulaminie wynagradzania pracodawcy spoza państwowej lub samorządowej sfery budżetowej ryczałt noclegowy może zostać ustalony na poziomie niższym niż ten, który wynika z rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167). Przy kwotowym wyrażeniu go w regulaminie zmiana rozporządzenia, polegająca na podwyższeniu limitu noclegowego, nie wpłynie na konieczność zmiany zapisu regulaminu i nie będzie skutkować jego nieważnością.
W regulaminie wynagradzania pracodawcy spoza państwowej lub samorządowej sfery budżetowej ryczałt noclegowy może zostać ustalony na poziomie niższym niż ten, który wynika z rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167). Przy kwotowym wyrażeniu go w regulaminie zmiana rozporządzenia, polegająca na podwyższeniu limitu noclegowego, nie wpłynie na konieczność zmiany zapisu regulaminu i nie będzie skutkować jego nieważnością.
Stawka ryczałtu
Na mocy wskazanego wyżej rozporządzenia ryczałt za nocleg w zagranicznej podróży służbowej wynosi 25% limitu noclegowego przypisanego w załączniku do rozporządzenia do danego państwa (tego, w którym faktycznieodbył się nocleg – limit noclegowy, inaczej niż dieta, nie jest przypisywany do docelowego państwa podróży).
[1] Patrz artykuł: Należności z tytułu podróży służbowych – podwyżki stawek.
Rozporządzenie MRiPS z 25.10.2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 2302) wprowadziło wyższe stawki diety za czas podróży krajowej (od 1.01.2023 r.), wyższe diety przy delegacjach zagranicznych (od 29.11.2022 r.) oraz właśnie wyższe limity noclegowe w podróżach zagranicznych (od 29.11.2022 r.)[1]. Po wejściu w życie zmian liczone od limitów noclegowych ryczałty oczywiście wzrosną.
W odpowiedzi na powyższe pytania podstawowe znaczenie ma jednak nie tyle rozporządzenie, co art. 775 Kp. Wyraźnie dzieli on pracodawców na dwie grupy:
- należących do państwowej lub samorządowej sfery budżetowej oraz
- spoza sfery budżetowej.
Pracodawcy z pierwszej grupy są wprost związani przepisami rozporządzenia „delegacyjnego”. W zakresie w nim uregulowanym nie mogą dokonać żadnych zmian poprzez regulacje wewnętrzne – obniżyć czy podwyższyć świadczeń, zmienić sposobu ich naliczania czy terminu na złożenie rozliczenia przez pracownika. Przepisy wewnątrzzakładowe mogą jedynie regulować kwestie proceduralne związane z podróżami służbowymi (komórki odpowiedzialne za wydanie polecenia, planowanie wyjazdu, dokonanie rozliczeń itp.).
Inna jest sytuacja pracodawców spoza sfery budżetowej. Art. 775 § 3 Kp wprost wskazuje, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u tych pracodawców określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przepisy rozporządzenia znajdują do nich zastosowanie dopiero wówczas, gdy takich wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń delegacyjnych nie ma. Pracodawcy ci mogą zatem ustanowić wewnętrzne zasady rozliczeń, a rozporządzenie ma zastosowanie wtórne – gdy nie wprowadzono postanowień wewnętrznych dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych albo są one niepełne (wówczas w pozostałym zakresie stosuje się rozporządzenie).
Ryczałt w regulaminie niższy niż w rozporządzeniu
Ograniczeniem pełnej swobody jest tu jedynie wyraźnie zawarte w Kp zastrzeżenie, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju ustalać diety w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Nie ma zaś takich ograniczeń w zakresie pozostałych świadczeń. Oczywiście należy się kierować nadrzędną zasadą zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika (czyli nie można by np. wskazać w regulaminie, że pracownik otrzyma jedynie 50% poniesionego wydatku na nocleg), ale nie ma obowiązku utrzymywania pozostałych (poza dietą) świadczeń na poziomie wynikającym z rozporządzenia.
Potwierdza to wyrok SN z 29.07.2020 r. (I PK 48/19), odnoszący się do kierowców w transporcie międzynarodowym. Po zmianach wprowadzonych do ustawy z 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 1473) przewozy międzynarodowe nie stanowią już – od 2.02.2022 r. – podróży służbowej, więc w tym zakresie wyrok jest nieaktualny, istotne jest jednak zawarte w nim odniesienie do kwestii kształtowania ryczałtów noclegowych w prawie wewnętrznym. W orzeczeniu tym czytamy: Ryczałt za nocleg w podróży służbowej kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym może zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 775 § 3 Kp) poniżej 25% limitu, o którym mowa w § 16 ust. 2 rozporządzenia (…). Jeżeli jednak pracodawca nie ustali wysokości ryczałtu albo wyraźnie i jednoznacznie wykluczy jego wypłatę, wówczas przed pracownikiem otwiera się droga dochodzenia ryczałtu za nocleg w wysokości wynikającej z rozporządzeń wykonawczych wydanych na podstawie art. 775 Kp.
Dla porządku warto wskazać, że odmiennego zdania był SN w uchwale z 12.06.2014 r. (II PZP 1/14), stwierdzając, że przepisy wykonawcze ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 Kp). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. To orzeczenie było jednak wyjątkowe, poddane bardzo silnej krytyce (i słusznie, gdyż było wprost sprzeczne z art. 775 Kp), a późniejsza linia orzecznicza konsekwentnie takie podejście zakwestionowała. Należy zatem w pełni przyjąć możliwość uregulowania ryczałtu noclegowego na poziomie niższym niż ten, który wynika z rozporządzenia.
Zmiana regulaminu
Obecny ryczałt określony w regulaminie spółki (20 euro) jest niższy od najniższego wynikającego z przepisów rozporządzenia – nawet przy limicie noclegowym 85 euro dla Mołdawii 25-proc. ryczałt wynosiłby więcej. Skoro w regulaminie spółki ryczałt wyrażony jest kwotowo, to podwyższenie przez prawodawcę limitów noclegowych nie wpłynie na uprawnienia pracowników spółki. Ryczałt nadal będzie ustalony w regulaminie wynagradzania, który nie odsyła w tym zakresie do rozporządzenia – kreuje własną, wewnętrzną podstawę prawną przyznawania tego świadczenia. Wzrost ryczałtów z rozporządzenia nie zmieni nic w tym zakresie. Do ew. zmiany wysokości ryczałtu konieczna byłaby zmiana regulaminu wynagradzania spółki.
Z inną sytuacją mamy do czynienia w odniesieniu do diety za czas podróży służbowej. Gdyby regulamin wskazywał kwotowo dietę za czas podróży krajowej – 38 zł, podwyżka diety (do 45 zł od początku 2023 r.) w istotny sposób wpłynęłaby na rozliczenia. Skoro dieta ustalona wewnętrznie nie może być niższa niż aktualna kwota diety ustalona w przepisach rozporządzenia „delegacyjnego”, to po ustaleniu wyższej diety – w następstwie zmiany rozporządzenia – nie można byłoby stosować tego zapisu regulaminu. Nawet bez zmiany regulaminu (a zmianę taką należałoby oczywiście przeprowadzić) od wejścia w życie wyższej diety (zmiany rozporządzenia „delegacyjnego”) konieczne byłoby dokonywanie rozliczeń według tej właśnie nowej kwoty.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych