Zmiany limitów noclegowych w podroży zagranicznej a zapisy regulaminu wynagradzania

Stawka ryczałtu

Na mocy wskazanego wyżej rozporządzenia ryczałt za nocleg w zagranicznej podróży służbowej wynosi 25% limitu noclegowego przypisanego w załączniku do rozporządzenia do danego państwa (tego, w którym faktycznieodbył się nocleg – limit noclegowy, inaczej niż dieta, nie jest przypisywany do docelowego państwa podróży).

Rozporządzenie MRiPS z 25.10.2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 2302) wprowadziło wyższe stawki diety za czas podróży krajowej (od 1.01.2023 r.), wyższe diety przy delegacjach zagranicznych (od 29.11.2022 r.) oraz właśnie wyższe limity noclegowe w podróżach zagranicznych (od 29.11.2022 r.)[1]. Po wejściu w życie zmian liczone od limitów noclegowych ryczałty oczywiście wzrosną.

W odpowiedzi na powyższe pytania podstawowe znaczenie ma jednak nie tyle rozporządzenie, co art. 77⁵ Kp. Wyraźnie dzieli on pracodawców na dwie grupy:

• należących do państwowej lub samorządowej sfery budżetowej oraz
• spoza sfery budżetowej.

Pracodawcy z pierwszej grupy są wprost związani przepisami rozporządzenia „delegacyjnego”. W zakresie w nim uregulowanym nie mogą dokonać żadnych zmian poprzez regulacje wewnętrzne – obniżyć czy podwyższyć świadczeń, zmienić sposobu ich naliczania czy terminu na złożenie rozliczenia przez pracownika. Przepisy wewnątrzzakładowe mogą jedynie regulować kwestie proceduralne związane z podróżami służbowymi (komórki odpowiedzialne za wydanie polecenia, planowanie wyjazdu, dokonanie rozliczeń itp.).

Inna jest sytuacja pracodawców spoza sfery budżetowej. Art. 77⁵ § 3 Kp wprost wskazuje, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u tych pracodawców określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Przepisy rozporządzenia znajdują do nich zastosowanie dopiero wówczas, gdy takich wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń delegacyjnych nie ma. Pracodawcy ci mogą zatem ustanowić wewnętrzne zasady rozliczeń, a rozporządzenie ma zastosowanie wtórne – gdy nie wprowadzono postanowień wewnętrznych dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych albo są one niepełne (wówczas w pozostałym zakresie stosuje się rozporządzenie).

Ryczałt w regulaminie niższy niż w rozporządzeniu

Ograniczeniem pełnej swobody jest tu jedynie wyraźnie zawarte w Kp zastrzeżenie, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju ustalać diety w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Nie ma zaś takich ograniczeń w zakresie pozostałych świadczeń. Oczywiście należy się kierować nadrzędną zasadą zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika (czyli nie można by np. wskazać w regulaminie, że pracownik otrzyma jedynie 50% poniesionego wydatku na nocleg), ale nie ma obowiązku utrzymywania pozostałych (poza dietą) świadczeń na poziomie wynikającym z rozporządzenia.

Potwierdza to wyrok SN z 29.07.2020 r. (I PK 48/19), odnoszący się do kierowców w transporcie międzynarodowym. Po zmianach wprowadzonych do ustawy z 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 1473) przewozy międzynarodowe nie stanowią już – od 2.02.2022 r. – podróży służbowej, więc w tym zakresie wyrok jest nieaktualny, istotne jest jednak zawarte w nim odniesienie do kwestii kształtowania ryczałtów noclegowych w prawie wewnętrznym. W orzeczeniu tym czytamy: Ryczałt za nocleg w podróży służbowej kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym może zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 Kp) poniżej 25% limitu, o którym mowa w § 16 ust. 2 rozporządzenia (…). Jeżeli jednak pracodawca nie ustali wysokości ryczałtu albo wyraźnie i jednoznacznie wykluczy jego wypłatę, wówczas przed pracownikiem otwiera się droga dochodzenia ryczałtu za nocleg w wysokości wynikającej z rozporządzeń wykonawczych wydanych na podstawie art. 77⁵ Kp.

Dla porządku warto wskazać, że odmiennego zdania był SN w uchwale z 12.06.2014 r. (II PZP 1/14), stwierdzając, że przepisy wykonawcze ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 Kp). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. To orzeczenie było jednak wyjątkowe, poddane bardzo silnej krytyce (i słusznie, gdyż było wprost sprzeczne z art. 77⁵ Kp), a późniejsza linia orzecznicza konsekwentnie takie podejście zakwestionowała. Należy zatem w pełni przyjąć możliwość uregulowania ryczałtu noclegowego na poziomie niższym niż ten, który wynika z rozporządzenia.

Zmiana regulaminu

Obecny ryczałt określony w regulaminie spółki (20 euro) jest niższy od najniższego wynikającego z przepisów rozporządzenia – nawet przy limicie noclegowym 85 euro dla Mołdawii 25-proc. ryczałt wynosiłby więcej. Skoro w regulaminie spółki ryczałt wyrażony jest kwotowo, to podwyższenie przez prawodawcę limitów noclegowych nie wpłynie na uprawnienia pracowników spółki. Ryczałt nadal będzie ustalony w regulaminie wynagradzania, który nie odsyła w tym zakresie do rozporządzenia – kreuje własną, wewnętrzną podstawę prawną przyznawania tego świadczenia. Wzrost ryczałtów z rozporządzenia nie zmieni nic w tym zakresie. Do ew. zmiany wysokości ryczałtu konieczna byłaby zmiana regulaminu wynagradzania spółki.

Z inną sytuacją mamy do czynienia w odniesieniu do diety za czas podróży służbowej. Gdyby regulamin wskazywał kwotowo dietę za czas podróży krajowej – 38 zł, podwyżka diety (do 45 zł od początku 2023 r.) w istotny sposób wpłynęłaby na rozliczenia. Skoro dieta ustalona wewnętrznie nie może być niższa niż aktualna kwota diety ustalona w przepisach rozporządzenia „delegacyjnego”, to po ustaleniu wyższej diety – w następstwie zmiany rozporządzenia – nie można byłoby stosować tego zapisu regulaminu. Nawet bez zmiany regulaminu (a zmianę taką należałoby oczywiście przeprowadzić) od wejścia w życie wyższej diety (zmiany rozporządzenia „delegacyjnego”) konieczne byłoby dokonywanie rozliczeń według tej właśnie nowej kwoty.