Księga przychodów i rozchodów u podatnika rozliczającego się metodą kasową

Data zdarzenia gospodarczego

Treść objaśnień do pkpir wskazywała dotychczas, że w kolumnie 2 pkpir (data zdarzenia gospodarczego) należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo zestawienia sprzedaży).

Od 1.01.2025 r. w przypadku przychodów i kosztów rozliczanych metodą kasową, w kolumnie tej należy wpisać datę powstania przychodu, określoną zgodnie z art. 14c ust. 2 updof, bądź datę potrącenia kosztu uzyskania przychodu, określoną zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b updof.

W myśl art. 14c ust. 2 updof w przypadku metody kasowej rozliczania przychodów za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo dzień likwidacji DG. Stosujący metodę kasową podatnik w kolumnie 2 pkpir – w odniesieniu do transakcji sprzedaży zrealizowanych na rzecz innych przedsiębiorców – jako datę zdarzenia gospodarczego wskazuje więc datę uzyskania zapłaty za sprzedane materiały/towary.

Jeśli zaś chodzi o transakcje kosztowe, to zgodnie z art. 22 ust. 4a updof koszty uzyskania przychodów (z wyjątkiem odpisów amortyzacyjnych) poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową, wynikające z transakcji z innym przedsiębiorcą są potrącane w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu. Z kolei w myśl art. 22 ust. 4b updof, jeżeli uregulowanie zobowiązania następuje po likwidacji DG albo zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną, koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 4a, są potrącane w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją DG lub zmianą formy opodatkowania.

Innymi słowy, podatnik stosujący metodę kasową może potrącić ww. koszty uzyskania przychodów w momencie ich uregulowania (dokonania zapłaty), nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia, czyli np. w dacie wystawienia. faktury. W odniesieniu do transakcji ewidencjonowanych w kolumnie 10 pkpir (zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu), kolumnie 11 (koszty uboczne zakupu) i kolumnie 13 (pozostałe wydatki) – w kolumnie 2 jako datę zdarzenia gospodarczego należy zatem wskazać datę uregulowania zobowiązania, czyli zapłaty danego kosztu udokumentowanego fakturą.

Dokumentowanie i ewidencjonowanie zakupionych materiałów i towarów

W § 15 ust. 5 rozporządzania dodano, że zapisów w księdze na podstawie opisu, o którym mowa w ust. 2, lub specyfikacji dostawcy, o której mowa w ust. 4, dokonuje się z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.

Zmiana ta dotyczy zasad dokumentowania zakupionych materiałów podstawowych, materiałów pomocniczych bądź towarów handlowych specyfikacją dostawy lub tzw. opisem sporządzonym we własnym zakresie przez podatnika. Chodzi o sytuacje, kiedy podatnik otrzymuje materiał/towar zanim dostanie fakturę potwierdzającą ich zakup. Jeżeli materiał/towar, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, to w celu ujęcia takiego kosztu w pkpir podatnik powinien sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału/towaru, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału/towaru, a następnie dokonać zapisu w księdze na podstawie takiego opisu.

Przy metodzie kasowej rozliczania przychodów podatnik ma prawo zaewidencjonować w pkpir koszty zakupu materiałów/towarów na podstawie opisu lub dołączonej specyfikacji, pod warunkiem że dokona za nie zapłaty.

Zmieniła się również treść § 16 ust. 1 rozporządzenia, który reguluje częstotliwość dokonywania wpisów w pkpir. Przepis ten zobowiązuje podatników, którzy nie korzystają z usług biura rachunkowego i samodzielnie prowadzą pkpir, do bieżącego, niezwłocznego ewidencjonowania w kol. 10 kosztów zakupów materiałów/towarów. Zakupiony materiał/towar należy, co do zasady, zaewidencjonować w pkpir niezwłocznie, przed wprowadzeniem go do magazynu lub przeznaczeniem do sprzedaży. Zakup może być udokumentowany fakturą bądź innym dokumentem (np. opisem czy specyfikacją dostawy).

W odniesieniu do podatników, którzy wybiorą kasową metodę rozliczania przychodów, wprowadzono zastrzeżenie, że zakup materiałów/towarów jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, ale z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof. Te zaś, jak już o tym była mowa, uzależniają prawo do wykazania kosztu uzyskania przychodów od uregulowania zobowiązania.

W konsekwencji dopóki podatnik nie zapłaci zazakupiony materiał/towar, dopóty nie ewidencjonuje go w pkpir. Chyba że nastąpi likwidacja DG lub zmiana formy opodatkowania (w których to przypadkach ustawodawca przewidział specyficzne rozwiązania).

Pomniejszenie spisu z natury o wartość nieopłaconych zakupów

Znowelizowane przepisy zawierają też odmienne zasady ustalania wartości spisu z natury (remanentu) przez podatników stosujących metodę kasową. Również oni mają obowiązek sporządzania spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów – na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do opłacania zryczałtowanego podatku, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji DG.

Spis z natury musi być odpowiednio wyceniony i wpisany do pkpir oraz wzięty pod uwagę przy ustalaniu rocznego dochodu (ściślej – kosztów uzyskania przychodów poniesionych w danym roku podatkowym).

W myśl art. 24 ust. 2 updof u podatników osiągających dochody z DG i prowadzących pkpir dochodem z DG jest różnica między przychodem w rozumieniu art. 14 a kosztami uzyskania:

• powiększona o różnicę między wartością remanentu końcowego i początkowego – jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub
• pomniejszona o różnicę między wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Jednak podatnicy, którzy wybiorą metodę kasową, są zobowiązani do pomniejszenia wartości spisu z natury o wartość materiałów/towarów ujętych w spisie, których zakup, na dzień sporządzania spisu, nie został jeszcze opłacony.

Wynika to z § 26 ust. 5 rozporządzenia, w którym dodano przepis stanowiący, że wartość spisu z natury, wycenionego zgodnie z ust. 1–4 i 8, pomniejsza się o koszty uzyskania przychodów poniesione na nabycie towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów (półfabrykatów), produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów objętych tym spisem, w części, w jakiej zobowiązanie z tytułu tego nabycia nie zostało uregulowane i w związku z art. 22 ust. 4a lub 4b updof kosztów tych nie potrącono.