Ekwiwalent za urlop może być wypłacony już po rozstaniu z pracownikiem

Rygorystyczny wymóg

Dotychczas Kp nie precyzował, do kiedy pracodawca ma obowiązek wypłacenia osobie odchodzącej z pracy ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Według restrykcyjnego stanowiska resortu pracy należało to zrobić najpóźniej w dniu ustawania zatrudnienia. Dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Ustanie zatrudnienia oznacza bowiem zerwanie dotychczasowej więzi prawnej między stronami stosunku pracy i zobowiązuje się do wzajemnego wywiązywania się z obowiązków wynikających z zakończonej umowy – czytamy w odpowiedzi MPiPS z 16.09.2010 r. na interpelację poselską nr 17841. Opinię tę podzielał również Główny Inspektorat Pracy.

Jednak taka interpretacja znacznie utrudniała rozliczenia ze zwalnianym, często powodując kosztowne nadpłaty (np. gdy pracownik zachorował pod koniec ostatniego miesiąca zatrudnienia i otrzymał całą pensję, mimo że mu się nie należała) lub późniejsze wyrównania ekwiwalentu (np. jeśli wpływająca na jego wysokość premia kwartalna została wypłacona już po rozstaniu stron.

Przesunięcie, ale nie w każdym przypadku

W wyniku zmiany art. 171 Kp pracodawca będzie wypłacał ekwiwalent urlopowy w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kp, tj. w stałym i z góry określonym terminie przypadającym nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego, a jeśli tak wyznaczony dzień wypłaty okaże się wolny od pracy – to w dniu go poprzedzającym.

Odchodzący pracownik będzie więc mógł otrzymać ekwiwalent nawet po zakończeniu współpracy (nie później niż do 10. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego).

Powyższa zasada nie znajdzie zastosowania, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadnie przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (np. 24 lutego, podczas gdy umowa o pracę ustanie z końcem lutego). Wówczas pracodawca będzie musiał wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od daty ustania zatrudnienia.

W świetle nowelizacji możliwe są zatem trzy warianty wypłaty ekwiwalentu za urlop, zależnie od obowiązującego u pracodawcy terminu wypłaty wynagrodzenia. Jeśli termin ten, ustalony zgodnie z art. 85 Kp, przypada:

1) na ostatni dzień zatrudnienia – pracodawca ureguluje ekwiwalent urlopowy ostatniego dnia zatrudnienia,

2) później niż na ostatni dzień zatrudnienia, ale nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca (np. 5 marca, podczas gdy umowa uległa rozwiązaniu z końcem lutego) – pracodawca ureguluje ekwiwalent urlopowy w tym terminie, przypadającym po ostatnim dniu zatrudnienia (5 marca),

3) przed datą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, np. umowa o pracę ulega zakończeniu za porozumieniem stron 28 kwietnia, podczas gdy termin wypłaty wynagrodzenia to 24 kwietnia – pracodawca ureguluje ekwiwalent urlopowy w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia, tj. do 8 maja.

Jak widać, opisane przesunięcie terminu wypłaty ekwiwalentu tylko częściowo wyeliminuje ryzyko nadpłat i korekt powstałych przy jego obliczaniu. Nie poprawiło bowiem sytuacji pracodawcy, u którego termin wypłaty wynagrodzenia (i ekwiwalentu) pokrywa się z datą ustania zatrudnienia (wariant 1).

Deregulacja przez cyfryzację

Nowe przepisy usprawniają kontakt służbowy między pracodawcą a pracownikiem czy związkami zawodowymi, dopuszczając szerzej postać elektroniczną obok dotychczasowej „na piśmie” lub pisemnej. Mają tym samym przyspieszyć załatwianie spraw kadrowych, bo – jak wynika z uzasadnienia projektu nowelizacji: Postać elektroniczna obejmuje zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie (…) nadawcy. I tak, w postaci elektronicznej, alternatywnie do pisemnej, można przekazać zatrudnionym informacje o wdrożeniu w firmie monitoringu, warunkach planowanego transferu zakładu pracy na innego pracodawcę czy rozkładach czasu pracy, a nawet skonsultować ze związkiem zawodowym zamiar wręczenia wypowiedzenia.

Pracownicy zyskali możliwość zgłoszenia w postaci pisemnej lub elektronicznej wniosków o objęcie ich indywidualnym rozkładem czasu pracy, systemem skróconego tygodnia pracy czy pracy weekendowej, o odpracowanie zwolnienia od pracy w celach osobistych, o udzielenie wolnego za pracę w nadgodzinach, o urlop bezpłatny. Mogą też w taki sam sposób potwierdzić zapoznanie się z przepisami i zasadami bhp obowiązującymi w miejscu pracy, a także poinformować inspektora pracy o pracujących w nocy. Nowelizacja nie zawiera zmian mogących nieść za sobą ryzyko utraty poczucia pewności czy bezpieczeństwa obrotu prawnego zarówno przez pracowników i pracodawców – zapewniono w uzasadnieniu projektu.

Załoga z liczniejszą reprezentacją

Kwestie socjalne, wymagające uzgodnienia z przedstawicielem pracowników, mają być obecnie załatwiane z co najmniej dwoma reprezentantami. Chodzi przede wszystkim o zmianę wysokości odpisów na zfśs lub rezygnację z prowadzenia funduszu przez niemających zakładowej organizacji związkowej pracodawców zatrudniających 1 stycznia danego roku:

• co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty albo
• poniżej 50 i jednocześnie co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli o utworzenie funduszu aplikował związek zawodowy.

Dotychczas wskazane kwestie były uzgadniane z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Po zmianie uzgodnienia będą się odbywać z „przedstawicielami”, a więc musi ich być co najmniej dwóch. Dotyczy to również uzgodnienia treści regulaminu zfśs w firmie, w której nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Zmiana ta nie tylko ujednolica sposób reprezentacji pracowników przed pracodawcą w różnych sprawach, lecz także wzmacnia pozycję przetargową przedstawicielstwa zatrudnionych.