Łatwiej jest zawrzeć układ zbiorowy pracy

Nie tylko dla pracodawców i pracowników

Zgodnie z nowymi przepisami do pracodawców zaliczają się nie tylko jednostki organizacyjne (nawet jeśli nie posiadały osobowości prawnej) oraz osoby fizyczne zatrudniające pracowników, lecz także takie jednostki organizacyjne i osoby fizyczne, które angażują inne osoby wykonujące pracę zarobkową, niezależnie od podstawy jej świadczenia, np. zleceniobiorców czy samozatrudnionych (art. 2 pkt 1 ustawy). W konsekwencji układ jest zawierany dla wszystkich pracobiorców otrzymujących wynagrodzenie u danego pracodawcy, chyba że w jego treści zostanie zastrzeżone ograniczenie podmiotowe.

W efekcie od 13.12.2025 r. po stronie pracodawców do negocjacji układu:

• zakładowego – może przystąpić każdy podmiot zatrudniający osoby wykonujące pracę zarobkową, nawet jeśli nie ma żadnego pracownika,
• ponadzakładowego – może przystąpić organizacja pracodawców, ale także, co jest nowością, sami pracodawcy, gdy układ ma obejmować co najmniej dwóch z nich.

Po drugiej stronie zasiadają (jak dotychczas) – odpowiednio – przynajmniej jedna zakładowa, międzyzakładowa lub ponadzakładowa organizacja związkowa.

Kolejna zmiana polega na tym, że układem zakładowym można objąć więcej niż jednego pracodawcę wchodzącego w skład tej samej osoby prawnej (art. 4 ust. 2 ustawy). Chodzi o to, by w zbiorowych stosunkach prawa pracy, w tym głównie w prawie układowym, podmiotowość była w zasadzie realizowana na szczeblu przedsiębiorstwa, spółki akcyjnej czy zrzeszeń tych jednostek, nie zaś wyodrębnionego zakładu pracy w ramach złożonych struktur organizacyjnych – czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy.

Otwarty katalog treści układowych

W tzw. normatywnej części układu strony ustalają warunki pracy i płacy, jakim powinna odpowiadać treść nie tylko stosunków pracy, ale też innych stosunków prawnych stanowiących podstawę wykonywania pracy zarobkowej, np. zlecenia czy współpracy B2B. Partnerzy społeczni sami zdecydują, czy zmodyfikują wskazane stosunki zatrudnieniowe, czy też przyznają nowe uprawnienia, byleby respektowali zakazy:

• łamania zasady określania w układzie postanowień bardziej korzystnych dla beneficjentów od przepisów prawa pracy,
• ingerowania w kwestie sprecyzowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący,
• naruszenia praw osób trzecich.

Inaczej niż poprzednio ustawa przewiduje otwarty katalog elementów układowych, pozwalając na zamieszczenie w układzie m.in. zasad określania:

• wymiaru i norm czasu pracy oraz systemów i rozkładów czasu pracy,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• pracy w godzinach nadliczbowych,
• wynagradzania,
• tworzenia zfśs,
• podnoszenia kwalifikacji zawodowych i urlopów szkoleniowych.

Co ważne, w układzie można wprowadzić reguły godzenia życia zawodowego z życiem prywatnym oraz zarządzania wiekiem i aktywnego starzenia (art. 3 ust. 3 ustawy).

W drugiej tzw. obligacyjnej części układu strony tak jak wcześniej określają wzajemne zobowiązania, np. co do publikacji i rozpowszechniania układu, jego przestrzegania, dokonywania okresowych ocen czy wyjaśniania niezrozumiałych treści.

Na czas określony lub na stałe

W świetle uzasadnienia do projektu ustawy możliwość podpisywania układów zbiorowych pracy na czas nieokreślony skutkuje w dłuższej perspektywie zastojem rokowań. Zawarte układy pozostają niezmienne przez wiele lat, a strony nie kwapią się do ich aktualizacji czy przeglądu postanowień. Mimo to, ze względu na krytyczne uwagi partnerów społecznych, przede wszystkim związków zawodowych, ostatecznie pozostawiono możliwość zawierania układów zarówno na czas określony, jak i na czas nieokreślony bez wprowadzania jakiejkolwiek cezury czasowej.

Łatwiej wycofać się z układu oraz go rozszerzyć

Pracodawca, który został objęty działaniem układu ponadzakładowego, a nie był jego stroną, może samodzielnie z niego wystąpić, gdy z uwagi na jego sytuację ekonomiczną stosowanie postanowień układu uniemożliwiłoby mu dalsze funkcjonowanie. Wystarczy, gdy złoży stronom stosowne oświadczenia w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem.

Poprzednie przepisy dopuszczały wystąpienie z układu pod warunkiem uzyskania zgody układających się stron, która musiała być wyrażona w drodze protokołu dodatkowego, co było czasochłonne.

Uproszczeniu uległa procedura rozszerzania układu ponadzakładowego, wcześniej skomplikowana, inicjowana wspólnym wnioskiem organizacji pracodawców i ponadzakładowej organizacji związkowej, które zawarły układ. Składały go do ministra pracy o stosowanie całego lub części układu do pracowników zatrudnionych u pracodawcy zewnętrznego, ale prowadzącego taką samą lub zbliżoną działalność gospodarczą. Minister mógł rozszerzać układ na mocy rozporządzenia z powodu ważnego interesu społecznego i po zasięgnięciu opinii dołączanego zakładu pracy, wskazanej przez niego organizacji pracodawców oraz działającej u niego zakładowej organizacji związkowej.

Po zmianach wniosek o rozszerzenie układu ma też prawo zgłaszać co najmniej dwóch pracodawców, którzy zawarli układ, a pracodawca przyjmowany nie musi wykonywać identycznej bądź podobnej działalności gospodarczej do prowadzonej przez podmioty objęte układem. Rygorystyczny wymóg zaistnienia ważnego interesu społecznego został zaś zastąpiony łagodniejszymi względami ujednolicenia warunków pracy i płacy, powstrzymania obniżki standardów zatrudnienia oraz poszanowania słusznych interesów zainteresowanych podmiotów (art. 29 ustawy).

Uproszczone zasady wpisu do ewidencji

Według starego stanu prawnego układ zakładowy i jego protokół dodatkowy (korekta układu) podlegały wpisowi do ewidencji prowadzonej przez okręgowego inspektora pracy, a układ ponadzakładowy i jego protokół dodatkowy – przez MRPiPS, w ciągu odpowiednio miesiąca i 3 mies. od zgłoszenia wniosku przez jedną ze stron. Dokumenty były przesyłane, a wszelka korespondencja odbywała się jedynie w wersji papierowej. O wpisaniu układu do rejestru inspektor/minister powiadamiał strony na piśmie, podając m.in. datę wpisu. Układ wchodził w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem rejestracji. Porozumień zbiorowych nie trzeba było nigdzie notyfikować.

Po zmianach układy i porozumienia zbiorowe oraz ich protokoły zbiorowe mają być wpisywane na uproszczonych zasadach do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP) zorganizowanej przez MRPiPS w systemie teleinformatycznym. Zgłasza je pracodawca na elektronicznym formularzu udostępnionym na stronie internetowej resortu pracy, opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo w inny sposób akceptowany w systemie. Zgłoszenie jest uznawane za prawidłowe z chwilą otrzymania zwrotnego potwierdzenia z systemu KEUZP o wpisie danych wraz z numerem automatycznie nadanym układowi/porozumieniu. Te z kolei zaczynają obowiązywać w terminach w nich określonych, jednak nie wcześniej niż z dniem prawidłowo dokonanego zgłoszenia.

Uwaga: strony mogą nadać postanowieniom układu/porozumienia zbiorowego moc wsteczną, jeśli okażą się one korzystniejsze dla pracobiorców. Poprzednio nie było to dopuszczalne.

Nowością jest, że ewidencjonowaniu w KEUZP podlegają wskazane w ustawie porozumienia zbiorowe. Dotyczy to np. porozumienia:

• o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, jeżeli jest to uzasadnione kondycją finansową pracodawcy (art. 9¹ Kp),
• o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23^1a Kp),
• w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ Kp),
• o stosowaniu przerywanego czasu pracy, o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy czy w sprawie wykazu prac w porze nocnej (art. 139, art. 150 § 3, art. 151⁷ § 4 Kp),
• w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ust. 1 ustawy z 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 570).

Dwa lata na budowę systemu

Minister pracy został zobowiązany do zorganizowania systemu teleinformatycznego KEUZP do 13.12.2027 r. Termin jego utworzenia zaanonsuje co najmniej z miesięcznym uprzedzeniem w komunikacie opublikowanym w Monitorze Polskim (art. 52 ust. 1 i art. 53 ustawy).

W ciągu roku od powstania systemu pracodawcy objęci układem/porozumieniem mają dokonać elektronicznego zgłoszenia do KEUZP, podając dane aktualne na dzień zgłoszenia oraz załączając cyfrowe odwzorowanie treści układu, porozumienia i protokołów dodatkowych. Do tego czasu nowo zawierane układy, porozumienia i protokoły dodatkowe należy zgłaszać zwykłą drogą elektroniczną (przez internet), załączając cyfrowe odwzorowania układu, porozumienia i protokołu oraz składając kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany. W ciągu 3 mies. minister prześle drogą elektroniczną potwierdzenie prawidłowego zgłoszenia (art. 52 ust. 2–4 ustawy).

Pomoże mediator

Ustawa, co oczywiste, podtrzymuje nakaz prowadzenia rokowań zbiorowych przez strony w dobrej wierze i z poszanowaniem słusznych interesów stron. Na wypadek gdyby negocjacje miały utknąć w martwym punkcie, zaleca (co jest nowością) sięgnięcie po pośrednictwo profesjonalnego mediatora. Ma on wesprzeć partnerów społecznych w wypracowaniu porozumienia przez znalezienie wspólnego języka i wypracowanie wzajemnych ustępstw. Zgodnie z uzasadnieniem do projektu nowelizacji mediator „dawałby gwarancję bezstronności i pomagał w osiągnięciu rozwiązań korzystnych dla obu stron”.

Regulacje przejściowe

Na mocy przepisu przejściowego ustawy (art. 51) do rokowań nad zawarciem układu zbiorowego, rozpoczętych i niezakończonych przed 13.12.2025 r., stosuje się przepisy działu XI Kp dotyczące rokowań. Układy zbiorowe zawarte do tej daty pozostają w mocy albo są stosowane do dnia:

• upływu terminu wypowiedzenia albo
• rozwiązania układu, albo
• upływu terminu obowiązywania takiego układu, jeżeli został w nim wskazany.

Porozumienia i regulaminy regulujące zasady pracy zdalnej, porozumienia o stosowaniu przerywanego czasu pracy oraz o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy – zawarte do 13.12.2025 r. – pozostają w mocy albo są stosowane do dnia upływu terminu obowiązywania porozumienia lub regulaminu, jeśli został w nim wskazany.

W ciągu 3 lat od wejścia w życie nowych przepisów (tj. do 13.12.2028 r.) minister pracy i okręgowi inspektorzy pracy zwrócą pracodawcom i ich organizacjom egzemplarze obecnie obowiązujących układów, porozumień i protokołów.