Kolejne wyjaśnienia urzędowe w sprawie pracy zdalnej

Interpretacje urzędowe w sprawie pracy zdalnej

1. Podróże służbowe pracownika zdalnego

Kp nie zawiera definicji podróży służbowej, została ona wypracowana w orzecznictwie sądowym, zgodnie z którym podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania, oraz jest ograniczona zakładanym z góry terminem (wyrok SN z 28.06.2012 r., II UK 284/11). Powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania. W orzecznictwie wskazuje się, że w treści takiego dokumentu niezbędne jest określenie zadania, jakie ma wykonać delegowany pracownik poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy, miejscowość docelowa, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, liczba godzin i dni przebywania w podróży, stawka i wartość przysługujących diet.

W związku z powyższym przejazd z miejscowości wykonywania pracy zdalnej do miejscowości, w której mieści się siedziba pracodawcy, nie powinien być traktowany jako podróż służbowa. Z orzecznictwa SN wynika również, że sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy. Wprawdzie odbywanie – na polecenie przełożonego – podróży służbowej w ramach rozkładu czasu pracy pracownika jest równoznaczne z wykonywaniem w tym czasie pracy, ale nie odwrotnie, tj. odbywanie podróży służbowej poza ramami rozkładu czasu pracy ani nie przekształca podróży w pracę, ani w „czas pracy” w rozumieniu art. 128 Kp. Za wykonywanie pracy może być tylko uważane odbywanie podróży służbowej w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy – choćby to był indywidualnie ustalony dla niego rozkład czasu pracy. W konsekwencji – jeżeli przepis szczególny inaczej nie stanowi – odbywanie podróży służbowej poza „czasem pracy”, a ściślej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Jeżeli jednak po wykorzystaniu na podróż służbową całego swojego „czasu pracy” pracownik wykonuje jeszcze jakąś konkretną pracę, za tę pracę przysługuje mu dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

Stanowisko MRiPS z 30.03.2023 r., „Dziennik Gazeta Prawna” z 6.04.2023 r.

2. Okulary korygujące przy pracy zdalnej

Rozporządzenie MPiPS z 1.12.1998 r. (…) określa wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy. Za organizację takiego stanowiska odpowiada pracodawca. Natomiast ustawa z 1.12.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2023 r. poz. 240) posługuje się pojęciem stanowiska pracy zdalnej. W opinii MRiPS nie jest to pojęcie tożsame z pojęciem stanowiska pracy użytym w ww. rozporządzeniu. Zgodnie bowiem z zasadami techniki prawodawczej do oznaczenia jednakowych pojęć używa się jednakowych określeń, a różnych pojęć nie oznacza się tymi samymi określeniami. Ponadto, stosownie do przepisów dodanych do Kp w zakresie pracy zdalnej, to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. (…) 

MRiPS obecnie przygotowuje rozwiązanie, które nałoży na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy. Jednocześnie należy zauważyć, że taka regulacja jest konieczna jedynie w przypadku wykonywania pracy zdalnej w wymiarze całkowitym. W przypadku bowiem wykonywania przez pracownika pracy częściowo zdalnie i częściowo w siedzibie pracodawcy na stanowisku pracy przez niego zorganizowanym, pracownikowi będą przysługiwały uprawnienia wynikające z ww. rozporządzenia.

Stanowisko MRiPS, „Dziennik Gazeta Prawna” z 29.03.2023 r.

3. Obowiązki pracodawcy wobec pracowników świadczących pracę zdalnie

Jeżeli pytania dotyczą sytuacji, o której mowa w art. 67³⁰ Kp, tj. konieczności umożliwienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników – to pracodawca zapewnia np. biurko i krzesło w pomieszczeniach biurowych w zakładzie pracy, zgodne z wymaganiami ergonomii. Jeżeli pytania dotyczą sytuacji związanej z zapewnieniem pracownikowi np. biurka i krzesła w miejscu wykonywania pracy zdalnej (tj. miejscu wskazanym przez pracownika uzgodnionym z pracodawcą) – to w pierwszej kolejności należy podkreślić (zgodnie z wcześniej udzieloną odpowiedzią), że inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Ponadto (…) rozstrzygnięcia wymaga, czy biurko i krzesło, w myśl znowelizowanych przepisów Kp, stanowią narzędzie pracy, czy wyposażenie stanowiska pracy. Niemniej zgodnie z art. 67²⁴ Kp obowiązkiem pracodawcy jest:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie innych kosztów niż wymienione powyżej, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2 Kp, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4 Kp, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3 Kp, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 zd. 2 Kp.

Z powyższego wynika, że strony mogą między sobą ustalić, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy np. biurka i krzesła. Jeżeli zobowiązanie to zostanie zawarte w ww. dokumentach, tj. w porozumieniu, regulaminie, poleceniu, porozumieniu z pracownikiem – stanie się obligatoryjnym obowiązkiem pracodawcy.

Stanowisko GIP z 6.03.2023 r., „Dziennik Gazeta Prawna” z 4.05.2023 r.

4. Prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Pracownik, który uzyskuje przychody z pracy na etacie całkowicie lub częściowo zdalnie:

• ze stałym lub czasowym miejscem zamieszkania poza miejscowością siedziby zakładu pracy, 
• i który nie uzyskuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy zaliczonych do przychodów podlegających opodatkowaniu,

jest uprawniony do złożenia płatnikowi oświadczenia o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3 updof, uprawniającego płatnika do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (300 zł). Wynika to z literalnego brzmienia powołanego wyżej przepisu updof.

Stanowisko MF z 27.04.2023 r. w odpowiedzi na pytanie Gofin.