Czas pracy kierowców – ważne zmiany w 2022 r.

Kogo dotyczy ustawa o czasie pracy kierowców

Część pracodawców uważa, że stosowanie przepisów ucpk jest zawężone jedynie do kierowców większych pojazdów – objętych rozporządzeniem (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85[2] (dalej rozporządzenie 561), i tym samym nie odbiera wprowadzonych zmian jako odnoszących się także do pozostałych kierowców.

Tymczasem ucpk stosują wszyscy pracodawcy w stosunku do pracowników zatrudnionych na stanowisku pracy kierowcy, którzy wykonują przewóz drogowy w znaczeniu, jakie temu pojęciu nadaje definicja z rozporządzenia 561. Ustawa zawiera odesłanie do samej definicji przewozu, a nie do zakresu zastosowania tego rozporządzenia.

Przewóz drogowy oznacza każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób bądź rzeczy. Jest to pojęcie zdecydowanie szersze niż pojęcie transportu drogowego.

Co do zasady ucpk obejmuje zatem nie tylko kierowców pojazdów powyżej 3,5 t czy przeznaczonych do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, zatrudnionych przez przedsiębiorstwa transportowe, lecz także np. kierowcę samochodu osobowego zatrudnionego przez urząd gminy czy stowarzyszenie.

Ważne! W stosunku do kierowców, którzy nie są objęci rozporządzeniem 561 (tych, którzy prowadzą mniejsze pojazdy, ale również np. zatrudnionych przez organy władzy publicznej), nie stosuje się wszystkich przepisów ucpk, co ma przełożenie także na zmiany wprowadzone ostatnią nowelizacją.

Na podstawie art. 22 ucpk do kierowcy nieobjętego rozporządzeniem 561 (np. kierowcy samochodu osobowego) nie odnoszą się regulacje dotyczące:

• ograniczenia maksymalnego czasu pracy (liczonego wraz z godzinami nadliczbowymi) w danym (konkretnym) tygodniu do 60 godz. (art. 12 ust. 2 ucpk); stosuje się jedynie zasadę ogólną, zgodnie z którą tygodniowy czas pracy kierowcy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nie może przekraczać przeciętnie 48 godz. w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 mies., co umożliwia wydłużenie czasu pracy w poszczególnych tygodniach o więcej niż do 60 godz. (w związku z zasadą zarówno przeciętnego tygodniowego czasu pracy, jak i przeciętnie 5 dni pracy w tygodniu – wymiary te muszą zostać uśrednione w okresie rozliczeniowym),
• rozliczania czasu pracy, biorąc pod uwagę przepracowany czas w ramach wszystkich stosunków pracy (art. 12 ust. 3 ucpk),
• prawa do dodatkowej przerwy przeznaczonej na odpoczynek, przysługującej kierowcy po 6 kolejnych godzinach pracy w wymiarze nie krótszym niż 30 min, w przypadku gdy liczba godzin pracy nie przekracza 9, oraz w wymiarze nie krótszym niż 45 min – w przypadku większej liczby godzin pracy (art. 13 ucpk),
• ograniczenia wymiaru czasu pracy między dwoma okresami odpoczynku do 10 godz., gdy praca jest wykonywana w porze nocnej (art. 21 ucpk),
• obowiązku uzyskania od kierowcy oświadczenie na piśmie o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy (art. 24 ust. 2 ucpk).

Przewozy niebędące podróżami służbowymi

Od 2.02.2022 r. podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych, polegające na wykonywaniu,

na polecenie pracodawcy:

• przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ucpk (czyli poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filia, przedstawicielstwo i oddział), lub
• wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ucpk.

Jedynie w związku z wykonywaniem krajowych przewozów drogowych w podróży służbowej kierowcy przysługują należności na pokrycie kosztów wykonywania tego zadania służbowego.

Zgodnie z dodanym art. 21b ust. 1 i 2 ucpk kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kp. Stosuje się do niego – w zakresie ustalania podstawy wymiaru[3]:

• PIT – przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 updof,
• składek emerytalnej i rentowych – przepisy rozporządzenia składkowego, dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

W ucpk nie zdefiniowano przewozu międzynarodowego ani nie odesłano do innych przepisów w celu określenia jego znaczenia.

Taką definicję można jednak znaleźć w odrębnych przepisach. Zgodnie z umową AETR[4] jest to przewóz drogowy, w czasie którego następuje przekroczenie przynajmniej jednej granicy. Także ustawa o transporcie drogowym[5], odnosząc się zarówno do transportu międzynarodowego, jak i do niezarobkowego międzynarodowego przewozu drogowego, wskazuje, że chodzi o przewozy, w których jazda pojazdu między miejscem początkowym i docelowym odbywa się z przekroczeniem granicy RP.

Można zatem przyjąć, że przewozy międzynarodowe to przewozy odbywające się w całości lub części po drogach publicznych, wykonywane przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób bądź rzeczy, podczas których następuje przekroczenie granicy.

Inaczej niż w rozporządzeniu MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej[6], nie występuje tutaj podział wyjazdu na część krajową i zagraniczną. W ucpk nie występują określenia „zagraniczna podróż służbowa”, „przekroczenie granicy” itp. W konsekwencji czas dojazdu do granicy przy wykonywanym przewozie międzynarodowym jest również objęty pojęciem „przewozu międzynarodowego”. Jako taki zaś nie stanowi przewozu krajowego i nie daje prawa do świadczeń z tytułu krajowej podróży służbowej.

Przyjęte przez ustawodawcę rozwiązanie może być uznane za nierówne traktowanie kierowców. Zwolnienia podatkowe i ubezpieczeniowe, do których odsyła art. 21b ust. 2 ucpk, obejmują część wynagrodzenia przysługującego za czas „pobytu za granicą”, co wprost wskazuje, że nie obejmują wynagrodzenia należnego za czas przejazdów po Polsce przy przewozie międzynarodowym.

Warto zwrócić uwagę, że nowa definicja podróży służbowej kierowców i kolejne zmienione lub nowe regulacje ucpk, odnoszące się do tego zagadnienia, obejmują wszystkich kierowców, niezależnie od typu prowadzonych pojazdów czy miejsca zatrudnienia. Nie zostało to zawężone jedynie do transportu drogowego.

Ważne! Wyłączenie z pojęcia „podróży służbowej” obejmuje wszystkie przewozy międzynarodowe, a nie tylko te, w których kierowca jest traktowany jak pracownik delegowany. Dotyczy zatem również przewozów bilateralnych i tranzytu, przy których nie ma obowiązku zapewnienia minimalnych warunków (m.in. wynagrodzenia) wynikających z przepisów powszechnych, branżowych czy porozumień zbiorowych w państwie członkowskim, w którym usługa taka jest realizowana.

Przepisy ucpk mają zastosowanie tylko do tych pracowników, którzy są zatrudnieni rodzajowo do pracy kierowcy (stanowisko pracy kierowca, rodzaj przeważających czynności – związany z prowadzeniem pojazdów). Nie obejmuje ona pracowników na innych stanowiskach, którzy w związku z realizacją obowiązków służbowych prowadzą pojazdy.

Jak stwierdził Departament Prawny GIP w piśmie z 11.08.2008 r. (GPP-302-4560-609/08/PE), inspektor pracy wykonujący czynności nadzorczo-kontrolne w zakresie przepisów o czasie pracy weryfikuje zgodność organizacji czasu pracy ze szczególnymi rozwiązaniami z ucpk, tylko jeżeli strony stosunku pracy wspólnie uzgodniły taki charakter zatrudnienia. Inspektor pracy nie ma przy tym uprawnień do wyręczania stron stosunku pracy w tym zakresie. Jeśli zatem strony ustalą, że pracownik będzie wykonywał pracę w charakterze magazyniera, w rzeczywistości jednak – w ocenie pracownika – charakter jego zatrudnienia wskazuje na kierowcę, ew. roszczenia pracownika mogą być dochodzone wyłącznie przed sądem pracy, np. w drodze powództwa o ustalenie charakteru zatrudnienia.

Liczba godzin pracy przy pracy w nocy

Zgodnie z przepisami obowiązującymi do 1.02.2022 r., w przypadku gdy praca była wykonywana w porze nocnej, czas pracy kierowcy nie mógł przekraczać 10 godz. w danej dobie. Regulacja ta wywoływała sporo problemów w sytuacjach, gdy do kierowcy był stosowany indywidualny czas pracy w rozumieniu art. 8 ust. 2–4 ucpk.

Ustalany przez pracodawcę indywidualny rozkład czasu pracy kierowcy może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy; ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi wówczas pracy w godzinach nadliczbowych.

Skutkiem takiej regulacji były problemy związane z ponownym rozpoczęciem pracy w tej samej dobie, po zrealizowanym prawidłowo odpoczynku dobowym przez kierowcę, który np. rozpoczął pracę w nocy i przepracował 10 godz. Pomimo możliwości podjęcia pracy w związku ze stosowaniem indywidualnego czasu pracy, nadal – literalnie podchodząc do dotychczasowej treści art. 21 ucpk – następowało to w tej samej dobie. Przez dobę należy bowiem rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Przypomnijmy, że pora nocna dla kierowców obejmuje okres 4 godz. między godziną 00.00 i godziną 07.00 (art. 2 pkt 6a ucpk). Tę porę nocną stosuje się wyłącznie do ustalania czasu pracy, czyli w praktyce do oceny stosowania art. 21 ucpk.

Po nowelizacji, w przypadku gdy praca jest wykonywana w porze nocnej, czas pracy kierowcy nie może przekraczać 10 godz. między dwoma kolejnymi okresami dziennego odpoczynku albo dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku. Obecnie czasu pracy po odpoczynku nie dolicza się do tych 10 godz. także wówczas, gdy po odpoczynku następuje podjęcie pracy w tej samej dobie.

Przerwy w komunikacji miejskiej

Bardzo ważna, przede wszystkim dla komunikacji miejskiej, jest zmiana art. 31b ucpk, który reguluje dodatkowe przerwy dla kierowców zatrudnionych przy przewozach regularnych na trasach do 50 km. Od 1.03.2022 r. kierowcy mają obowiązek wykorzystać przerwę przeznaczoną na odpoczynek w wymiarze nie krótszym niż:

• 30 min – gdy łączny dzienny czas prowadzenia pojazdu wynosi od 6 do 8 godz.,
• 45 min – gdy łączny dzienny czas prowadzenia pojazdu przekracza 8 godz.

Przerwa nie może być odebrana przed rozpoczęciem lub po zakończeniu dziennego czasu prowadzenia pojazdu.

Sama długość przerw nie uległa zatem zmianie. Podkreślono natomiast, że przerwa nie tylko przysługuje kierowcy, lecz ma on także obowiązek ją wykorzystać. Usunięto też dotychczasowy zapis, wskazujący, że przerwa przysługuje kierowcy przed upływem 6 godz. łącznego dziennego czasu prowadzenia pojazdu. Niejako w to miejsce dodano zastrzeżenie, że przerwa nie może być odebrana przed rozpoczęciem lub po zakończeniu dziennego czasu prowadzenia pojazdu; ma przypadać między okresami prowadzenia – dzielić je, a nie jedynie skracać.

Najbardziej widoczne zmiany obejmują dzielenie przerw i ich kwalifikowanie w zakresie czasu pracy. Przed wejściem w życie nowelizacji przerwy mogły być dzielone na okresy krótsze, które wykorzystywano w czasie prowadzenia pojazdu zgodnie z obowiązującym kierowcę rozkładem jazdy, pod warunkiem że jedna z przerw trwała co najmniej 15 min.

Pozostałe przerwy nie miały przypisanego czasu minimalnego, co oznaczało możliwość zapewniania wręcz symbolicznej przerwy – nawet 2- czy 3-minutowej, co z pewnością nie prowadziło do osiągnięcia celu przerwy (odpoczynek, przynajmniej chwilowa regeneracja sił, możliwość skorzystania z toalety). Obecnie przerwy mogą być dzielone na krótsze okresy, trwające co najmniej 15 min każdy, które są wykorzystywane zgodnie z obowiązującym kierowcę rozkładem jazdy.

Ważne! Obecnie minimalny czas trwania części przerwy wynosi 15 min.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 31b ucpk przerwy zawierają w sobie przerwę w pracy trwającą 15 min, którą kierujący ma obowiązek odbyć, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godz. Wprost wskazuje się również, że przerwy wynikające z tego artykułu są rozliczane jak czas pracy.

Ewidencja czasu pracy

Zmiany dotyczące wszystkich kierowców będących pracownikami, niezależnie od obszaru, po którym się przemieszczają w ramach przewozów drogowych, oraz od rodzaju prowadzonych pojazdów, wejdą w życie 29.05.2022 r. i będą dotyczyć ewidencji czasu pracy.

Pracodawca ma prowadzić dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 25 ust. 1 ucpk). Jest to właściwie pełne przeniesienie treści art. 149 § 1 Kp. Dodatkowo wskazano – także w sposób zbliżony do art. 149 § 2 Kp – że w stosunku do kierowców objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, nie będzie się ewidencjonować czasu pracy. Dla tych osób będą prowadzone indywidualne karty ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.

Ewidencja czasu pracy ma obejmować:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu (przez dyżur pełniony w domu należy rozumieć także tzw. dyżur pod telefonem),
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (np. na opiekę nad dzieckiem z art. 188 Kp, w celu obowiązkowego stawiennictwa w sądzie, w celu załatwienia sprawy osobistej),
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

z uwzględnieniem:

• zapisów na wykresówkach,
• wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
• innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności lub
• rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w tiret 1–3.

Ważne! Dla każdego kierowcy ewidencja czasu pracy będzie mogła i powinna być prowadzona w formie i zakresie jak dla pozostałych pracowników.

Znowelizowany art. 25 ucpk zawiera właściwie jedną drobną zmianę odnośnie do zakresu treści ewidencji wynikającej z § 6 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej[7].

Obejmuje ona dyżury, w stosunku do których rozporządzenie nakazuje określać miejsce pełnienia dyżuru, ucpk wymaga zaś wskazania, czy był to dyżur pełniony w domu. W praktyce oznacza to dokładnie to samo, gdyż ewidencję prowadzi się w celu prawidłowego ustalenia świadczeń dla każdego pracownika, stąd zapis z rozporządzenia również należy odczytywać jako obowiązek wskazania, czy dyżur był tzw. dyżurem zakładowym, czy domowym – jest to bowiem informacja pozwalająca na naliczenie świadczeń za dyżury – bez wskazywania konkretnych adresów.

Ewidencja będzie prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej i:

• udostępniana kierowcy na jego wniosek,
• przechowywana przez pracodawcę przez 10 lat po zakończeniu objętego nią okresu (do dnia wejścia w życie zmiany okres ten wynosi 3 lata).

W ucpk nie sprecyzowano warunków technicznych, zabezpieczeń itp. prowadzenia oraz przechowywania ewidencji – zarówno jej postaci papierowej, jak i elektronicznej. Zasadne jest więc sięgnięcie do rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej. W zakresie nieuregulowanym ucpk zastosowanie znajdą bowiem przepisy Kp oraz aktów wykonawczych.

W ucpk nie zostały uregulowane zasady wydawania kopii ewidencji czasu pracy. Zastosowanie ma więc art. 9412 Kp, zgodnie z którym obowiązkiem pracodawcy jest wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

• pracownika lub byłego pracownika albo
• wymienionych w art. 949 § 3 Kp osób bliskich w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Wyróżnia się odrębny od wynikającego z Kp (i przepisów przejściowych zawartych w ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją[8]) okres przechowywania ewidencji czasu pracy. Ewidencja każdego kierowcy będzie przechowywana przez 10 lat, ale nie od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie, lecz od końca objętego nią okresu. Nie ma znaczenia moment zatrudnienia kierowcy – przed 1.01.2019 r. (wejście w życie nowelizacji Kp dotyczącej dokumentacji pracowniczej) czy przed albo od 29.05.2022 r. (wejście w życie nowelizacji ucpk).

Ustawa nowelizująca nie zawiera przy tym przepisów przejściowych dotyczących okresu przechowywania zakończonych już ewidencji czasu pracy. Do nich również stosuje się nowy, 10-letni okres, o ile do dnia wejścia w życie zmian (29.05.2022 r.) nie upłynie dotychczasowy, 3-letni okres przechowywania. Okres 10-letni powinien być przy tym liczony nie od dnia wejścia w życie nowej treści art. 25 ucpk, ale od zakończenia okresu objętego ewidencją.