Ważne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1.06.2025 r.

Nielegalne powierzenie pracy

Za nielegalne uznaje się obecnie – zgodnie z art. 2 pkt 2 ustawy – powierzenie pracy cudzoziemcowi:

• który nielegalnie przebywa na terytorium Polski (np. nie ma ważnej wizy) lub
• którego podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy (np. ma wizę w celach turystycznych), lub
• bez zezwolenia na pracę bądź oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń – jeżeli są wymagane, lub
• na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w odpowiednim zezwoleniu na pracę bądź oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanym do ewidencji oświadczeń, lub
• na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, o którym mowa w odpowiednich przepisach ustawy z 12.12.2013 r. o cudzoziemcach (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 769) – chyba że przepisy prawa dopuszczają ich zmianę bądź cudzoziemiec jest uprawniony do wykonywania pracy na innej podstawie, lub
• bez zawarcia umowy w formie pisemnej – chyba że cudzoziemiec będzie pełnił funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo będzie reprezentował spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną bądź prowadził sprawy takiej spółki albo będzie pełnił funkcję prokurenta.

Zmiana warunków pracy

W kwestii pracy na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę należy zwrócić szczególną uwagę na art. 18 ustawy, który mówi, że zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane, jeżeli:

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:

• podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,
• podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,
• pracodawcy użytkownika;

• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Przykładowo sama zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca nie oznacza zatem niezgodności z wydanym zezwoleniem i nie stanowi nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi. Jednak podmiot powierzający pracę musi o okolicznościach wskazanych w art. 18 powiadomić organ, który wydał zezwolenie na pracę za pomocą dedykowanego systemu teleinformatycznego, w ciągu 7 dni od dnia wystąpienia tej okoliczności.

Potwierdzenie legalności pobytu

Nowa ustawa zobowiązuje podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do żądania od cudzoziemca przedstawienia – przed rozpoczęciem pracy – ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski oraz do przechowywania kopii tego dokumentu. Jednocześnie uprawnia go do żądania przedstawienia aktualnego dokumentu pobytowego w trakcie okresu wykonywania pracy.

Kopię dokumentu należy przechowywać podczas całego okresu wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą jego zatrudnienia uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia (art. 4 ustawy).

Więcej możliwości odmowy wydania zezwolenia na pracę

Nowa ustawa (art. 13 i art. 14) określa w zasadzie te same podstawy odmowy wydania zezwolenia na pracę, co ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W art. 13 ust. 1, który wskazuje przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę ze względu na ukaranie za wykroczenia związane z powierzeniem nielegalnej pracy cudzoziemcom (określone w art. 84) oraz niektóre przestępstwa, dodatkowo wskazano jednak przestępstwo polegające na udaremnieniu lub utrudnianiu kontroli w zakresie inspekcji pracy (art. 225 § 2 Kodeksu karnego).

Udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli legalności powierzenia pracy cudzoziemcom i wykonywania pracy przez cudzoziemców jest ponadto obecnie przesłanką odmowy przez wojewodę wydania zezwolenia na pracę – gdy z informacji instytucji kontrolnych będzie wynikało, że podmiot powierzający pracę dopuszczał się takich działań w okresie 24 mies. poprzedzających złożenie wniosku o to zezwolenie (art. 13 ust. 1 pkt 11).

Nadużyciom przy zatrudnianiu cudzoziemców ma też przeciwdziałać nowe rozwiązanie wskazane w art. 13 ust. 1 pkt 7 ustawy. Przewiduje on odmowę wydania zezwolenia na pracę, jeżeli pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium Polski zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej. Ma to przeciwdziałać spotykanym przypadkom pozorowanego outsourcingu, aby uniknąć obowiązków wynikających z przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Tłumaczenie umowy

Powierzając cudzoziemcowi pracę, trzeba – co do zasady – zawrzeć z nim umowę w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Jeśli zostanie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec go nie zna, przed podpisaniem umowy podmiot powierzający pracę musi przedstawić cudzoziemcowi treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Ustawa wprowadza jednak nowy obowiązek w przypadku, gdy umowa będzie sporządzona tylko w języku obcym. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma wówczas obowiązek uzyskać jej tłumaczenie na język polski przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Zarówno umowę, jak i tłumaczenia należy przechowywać przez okres wykonywania pracy oraz kolejne 2 lata liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia (art. 5).

Wyższe kary grzywny

Również przepisy karne, które określają wykroczenia związane z naruszeniem niektórych przepisów ustawy, w większości zostały przeniesione z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Jednak nowa ustawa podwyższa wymiar kary za poszczególne wykroczenia (przewidziane w rozdz. 9), a maksymalny wymiar kary grzywny po zmianach to 50 000 zł.

Osobie odpowiedzialnej za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi obecnie kara grzywny od 3000 do 50 000 zł (art. 84 ust. 1; wcześniej było to od 1000 do 30 000 zł). Znacznie wyższa jest też kara grzywny za dopuszczanie się czynów zabronionych z art. 84 ust. 3 i 5, z premedytacją i wyrachowaniem – przedział od 3000 do 30 000 zł podniesiono do przedziału od 6000 do 50 000 zł. Obowiązuje on także w przypadku wykroczenia polegającego na żądaniu od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na pracę lub innego dokumentu uprawniającego do pracy (art. 84 ust. 4).

Inspektor pracy ma obecnie prawo nałożyć w postępowaniu mandatowym w sprawach o czyny określone w art. 84 ustawy grzywny w wysokości do 10 000 zł (zmieniony od 1.06.2025 r. art. 96 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).

Ważne: kara grzywny za część wykroczeń jest wymierzana proporcjonalnie do liczby cudzoziemców, którym powierzono pracę z naruszeniem przepisów.

Za nielegalne wykonywanie pracy karę poniesie też cudzoziemiec. Wynosi ona nie mniej niż 1000 i nie więcej niż 5000 zł.

Możliwe kontrole krzyżowe

Ustawa wprowadza zaostrzone zasady kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców przez Straż Graniczną i Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Organy te mogą obecnie prowadzić kontrole przedsiębiorców równocześnie (kontrole krzyżowe), niezależnie od innych kontroli odbywających się u przedsiębiorcy w tym samym czasie (art. 98).

Tak jak wcześniej, PIP może przeprowadzić kontrolę w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców bez uprzedniego zawiadomienia przedsiębiorcy. Inspektor może się wówczas przyjrzeć także innym kwestiom pracowniczym.

Cudzoziemcy w agencjach zatrudnienia

Ustawa z 20.03.2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która też weszła w życie 1.06.2025 r. (DzU poz. 620), również odnosi się do cudzoziemców – w kontekście zmian dotyczących agencji zatrudnienia. Nowo powstała agencja przez pierwsze 2 lata od uzyskania wpisu do rejestru nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 305 ust. 3). Przez ten okres agencja może świadczyć wskazane usługi wyłącznie dla obywateli polskich oraz tych obcokrajowców, których nie dotyczy obowiązek legalizacji pracy (np. obywatele państw członkowskich UE) lub którzy są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. posiadających Kartę Polaka). Za złamanie tego zakazu grozi grzywna od 3000 do 100 000 zł (art. 362 ust. 2).

Powyższe nie dotyczy agencji, które już na dzień wejścia w życie ustawy świadczyły usługi, w tym obejmujące cudzoziemców.