Przewóz międzynarodowy to już nie podróż służbowa

Mniej do odliczenia

Dla kierowców i przewoźników oznacza to wzrost obciążeń. Dotychczas, gdy uznawano, że kierowca wykonujący transport międzynarodowy przebywa w podróży służbowej, większość jego przychodu – składającego się z diet i ryczałtu za noclegi – nie wchodziła do podstawy wymiaru PIT i ZUS. Były one zwolnione od tych obciążeń do wysokości określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych[3]. Takich należności nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru PIT i ZUS, włącznie z tymi wypłaconymi za 1.02.2022 r.

Uznanie od 2.02.2022 r., że kierowcy wykonujący przewóz międzynarodowy to pracownicy oddelegowani do czasowego wykonywania pracy za granicą, oznacza, że:

• z opodatkowania jest zwolniona tylko część wypłacanego im przychodu – o równowartości 30% diety przysługującej z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w zatrudnieniu,
• podstawą wymiaru składek ZUS będą wszystkie składniki przychodu – czyli wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki (za dyżur, pracę w porze nocnej, nadgodziny) itd. – z ew. zwolnieniem ze składek części tego przychodu na podstawie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego.

Przywołany przepis rozporządzenia składkowego pozwala obniżyć podstawę wymiaru składek o równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą. Nie ma jednak zastosowania w każdym przypadku.

Minimalna podstawa

Powyższa ulga ma zastosowanie do kierowców, których miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek przekracza prognozowane na dany rok przeciętne wynagrodzenie. W 2022 r. wynosi ono 5922 zł.

Oznacza to, że w najpierw pracodawca musi ustalić podstawę składek, tj. zliczyć wszystkie podlegające oskładkowaniu kwoty wypłacone oraz postawione do dyspozycji kierowcy od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Powinien uwzględniać przychód uzyskany z tytułu pracy wykonywanej zarówno na terenie Polski, jak i za granicą. Pomija się tu wyłącznie składniki zwolnione ze składek, tj.:

• zasiłki z ubezpieczenia społecznego z tytułu choroby i macierzyństwa,
• wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę,
• składniki wymienione w rozporządzeniu składkowym, np. nagrody jubileuszowe czy wsparcie finansowane z zfśs.

Jeżeli tak ustalona podstawa wymiaru składek okaże się równa prognozowanej płacy (5922 zł) lub od niej niższa, płatnik nalicza od niej składki na ubezpieczenia społeczne. Gdy zaś przychód pomniejszony o diety okaże się wyższy, można zastosować wskazane wyłączenie z rozporządzenia składkowego. Aby to zrobić, należy:

Krok 1. Ustalić kwotę, jaką można by odliczyć od podstawy składek – jest to suma diet, jaka przysługiwałaby z tytułu podróży służbowej pracownikowi sfery budżetowej, za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.

Krok 2. Odliczyć tę kwotę od ustalonej podstawy wymiaru; jeśli:

• po jej odliczeniu pozostaje kwota niższa niż przeciętne wynagrodzenie, miesięczną podstawą wymiaru składek społecznych jest przeciętna płaca (obecnie 5922 zł),
• po odliczeniu równowartości diety kwota przekracza przeciętną płacę, to od niej należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc.

Dni pobytu

Przez „każdy dzień pobytu” rozumie się przy tym nie tylko dni pracy za granicą, lecz także dni rozkładowo od niej wolne, w tym niedziele i święta, oraz czas oczekiwania na kolejny przewóz (pozostawania w gotowości do świadczenia pracy), a także czas, jaki kierowca spędził za granicą, aby odebrać tygodniowy odpoczynek, o którym mowa w rozporządzeniu WE nr 561/2006[4]. Dniami pobytu nie są jednak dni:

• urlopu wypoczynkowego – nawet gdy kierowca spędza go za granicą,
• choroby,
• korzystania z urlopu bezpłatnego.

Pobyt w kilku krajach

Gdy kierowca w danej dobie przebywa w więcej niż jednym państwie członkowskim UE, od podstawy wymiaru składek należy odliczyć dietę w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Jeśli pracownik docelowo jedzie np. do Portugalii, to za każdy dzień podróży należy mu odliczyć dietę dla tego państwa docelowego, mimo że przez kilka dni przejeżdża przez inne kraje.

Zdarza się jednak, że pracodawca ustala kierowcom więcej niż jedno państwo docelowe. Ma to uzasadnienie, gdy pracownik, transportując towar do kilku odbiorców, w trasie rozładowuje go i odbiera dodatkowe przesyłki albo przewozi pasażerów między określonymi punktami. Związane z tym utrudnienie w naliczaniu diet wiele firm transportowych rozwiązało przez wprowadzenie – w wewnętrznych przepisach płacowych lub w treści umowy o pracę – jednolitej stawki diety dla wszystkich państw, do których kierowcy wykonują przewóz.

Jeśli takich ustaleń brakuje, pracodawca powinien określić wysokość diet – w celu zmniejszenia podstawy wymiaru składek – według zasad określonych w przepisach dotyczących zagranicznych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Oznacza to, że jeżeli w danej dobie kierowca przebywa w więcej niż jednym kraju docelowym, wysokość diety do odliczenia trzeba liczyć następująco:

• pobyt do 8 godz. – 1/3 diety,
• pobyt ponad 8 do 12 godz. – 1/2 diety,
• pobyt ponad 12 godz. – pełna dieta.