Warunki korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Cel dodatkowego urlopu

Przerwanie urlopu macierzyńskiego w razie pobytu dziecka w szpitalu było (i jest) niemożliwe przed upływem 8 tygodni po porodzie. Stawiało to w niekorzystnej sytuacji rodziców dzieci, które musiały być hospitalizowane we wczesnym okresie życia. Uzupełniający urlop macierzyński, uregulowany w art. 180² Kp, ma poprawić ich sytuację[2].

Jak wskazano w ocenie skutków wprowadzenia nowych regulacji[3]: Zaproponowana zmiana ma na celu wprowadzenie nowego uprawnienia dla pracowników – rodziców do Kp – dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz zrekompensowanie pracownikom – rodzicom dzieci przedwcześnie urodzonych, oraz pracownikom – rodzicom dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających hospitalizacji, brak możliwości przerwania urlopu macierzyńskiego do upływu 8 tygodni po porodzie. Ponadto, ma na celu zrekompensowanie pracownikom – rodzicom długotrwałej hospitalizacji dzieci urodzonych przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową poniżej 1000 g, jak również zapewnienie im możliwości dłuższego sprawowania opieki nad dzieckiem po zakończonej hospitalizacji. Wprowadzane regulacje umożliwią rodzicom kontynuację leczenia ich dzieci bez konieczności rezygnowania z pracy albo wykorzystywania przez rodziców urlopów wypoczynkowych lub zwolnień lekarskich w celu zapewnienia opieki nad chorym dzieckiem, jak również zapewnią dodatkowy czas na ich rehabilitację.

Kiedy przysługuje

Urlop uzupełniający przysługuje pracownicy albo pracownikowi (ojcu wychowującemu dziecko) w wymiarze tygodnia za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu:

• do upływu 15. tygodnia po porodzie – w przypadku urodzenia dziecka:

• przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub
• z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g;

• do upływu 8. tygodnia po porodzie – w przypadku urodzenia dziecka po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży oraz z masą urodzeniową większą niż 1000 g;
• w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie – w przypadku urodzenia dziecka po ukończeniu 37. tygodnia ciąży i jego pobytu w szpitalu, pod warunkiem że pobyt będzie wynosił co najmniej dwa kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie.

Odpowiednio urlop uzupełniający może uzyskać pracownik, który przyjął dziecko na wychowanie (art. 183 § 2 Kp). W tym przypadku pobyt w szpitalu jest odnoszony do okresu po przyjęciu dziecka na wychowanie.

Ważne: Podane w art. 180² § 1 pkt 1 Kp przesłanki uzyskania urlopu uzupełniającego – moment porodu i masa urodzeniowa dziecka – są od siebie niezależne. Nie ma znaczenia to, jaką masę urodzeniową ma dziecko urodzone przed 28. tygodniem ciąży ani kiedy urodziło się dziecko z masą urodzeniową nieprzekraczającą 1000 g.

Analizy wymaga ostatnia z przesłanek – związana z porodem po ukończeniu 37. tygodnia ciąży (czyli w terminie). Ustawodawca nie wprowadził ograniczeń odnośnie do wagi urodzeniowej. Aby powstało prawo do urlopu uzupełniającego, muszą zostać łącznie spełnione następujące warunki:

• dziecko było hospitalizowane w okresie pierwszych 8 tygodni po porodzie,
• pobyt w szpitalu wynosił minimum dwa następujące po sobie (kolejne) dni,
• pierwszy z tej minimalnej liczby dwóch kolejnych dni pobytu dziecka w szpitalu przypadał od 5. do 28. dnia po porodzie.

Jeżeli dziecko urodzone w terminie pozostanie w szpitalu bezpośrednio po porodzie co najmniej 6 dni, urlop uzupełniający będzie przysługiwać. W okresie od 5. do 28. dnia po porodzie musi bowiem przypadać pierwszy z minimalnej liczby dwóch wymaganych dni pobytu w szpitalu. Nie musi zaś w tym przedziale przypadać pierwszy dzień samej hospitalizacji.

Ustalenie wymiaru

Wymiar urlopu uzupełniającego w każdym przypadku jest uzależniony od okresu pobytu (pobytów) dziecka w szpitalu.

Za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu przysługuje tydzień urlopu uzupełniającego. Przez tydzień przy udzielaniu urlopu należy rozumieć 7 dni kalendarzowych (art. 183¹ § 1 Kp) i w taki też sposób trzeba rozumieć tydzień pobytu dziecka w szpitalu.

Przy ustalaniu wymiaru urlopu uzupełniającego wszystkie okresy pobytu dziecka w szpitalu do upływu odpowiednio 15. albo 8. tygodnia po porodzie sumuje się, zaś niepełny tydzień pobytu zaokrągla się w górę do pełnego tygodnia.

Patrząc na przesłanki nabycia prawa do urlopu, widać, że maksymalne jego wymiary to:

• 15 tygodni – w razie porodu przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g,
• 8 tygodni – w pozostałych przypadkach.

Ważne: W przypadku dziecka urodzonego po ukończeniu 37. tygodnia ciąży, przy ustalaniu wymiaru urlopu nie można brać pod uwagę dni pobytu dziecka w szpitalu przed 5. dniem po porodzie. Przyjmuje się jednak dni pobytu po 28. dniu po porodzie – w granicach wyznaczonych przez 8 tydzień życia dziecka.

W przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie, przy ustalaniu wymiaru urlopu uzupełniającego należy uwzględnić wagę dziecka o najniższej masie urodzeniowej oraz okres pobytu w szpitalu dziecka najdłużej hospitalizowanego.

Termin wykorzystania

Istotne jest, że urlop uzupełniający może być wykorzystany jedynie bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego/na warunkach macierzyńskiego. Urlopy te są udzielane na każdy dzień kalendarzowy, w tym dni wolne od pracy, zatem urlop uzupełniający może się zacząć jedynie od kolejnego dnia kalendarzowego po ostatnim dniu urlopu macierzyńskiego/na warunkach macierzyńskiego.

Wpływa to na kwestie wnioskowania. Urlop uzupełniający jest udzielany jednorazowo, na wniosek składany przez pracownicę albo pracownika (ojca wychowującego dziecko), w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego/na warunkach macierzyńskiego.

Wyjątkowo osoby, które w dniu wejścia w życie nowelizacji (19.03.2025 r.) były uprawnione do korzystania lub korzystały z urlopu macierzyńskiego/na warunkach macierzyńskiego, mogą złożyć wniosek najpóźniej w ostatnim dniu tego urlopu.

Pomijając tę regulację przejściową, a skupiając się na „standardowej” regule wynikającej z art. 1802 Kp, jeżeli pracownica złoży wniosek o urlop uzupełniający np. na 14 dni przed zakończeniem urlopu macierzyńskiego, to w związku z niedochowaniem przez nią terminu pracodawca nie będzie miał obowiązku udzielić tego urlopu. Jedynym momentem, od którego urlop uzupełniający może się rozpocząć, jest dzień przypadający po ostatnim dniu urlopu macierzyńskiego. Wnioskiem nie można przesunąć (w podanym przykładzie o tydzień) momentu jego rozpoczęcia.

Uznać jednak należy, że pracodawca może taki spóźniony wniosek zaakceptować, w związku z czym pracownica nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu uzupełniającego rozpoczętego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Termin na złożenie wniosku ma bowiem pozwolić na zorganizowanie pracy (zastępstwa itp.) przez pracodawcę, niedochowanie go nie skutkuje utratą prawa do urlopu, o ile taka będzie decyzja pracodawcy. Trzeba pamiętać, że zgoda na korzystanie z urlopu zależy w takim przypadku tylko od dobrej woli pracodawcy – jest on zobowiązany uwzględnić wniosek, ale tylko złożony w terminie.

Co we wniosku

Wniosek o udzielenie urlopu uzupełniającego zawiera:

• imię i nazwisko pracownika,
• termin zakończenia urlopu macierzyńskiego/na warunkach macierzyńskiego,
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop uzupełniający.

Do wniosku należy dołączyć:

• oświadczenie pracownicy lub pracownika (ojca) o braku zamiaru korzystania z urlopu uzupełniającego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający temu urlopowi przez drugiego rodzica dziecka;
• zaświadczenie wydane przez szpital, zawierające informacje, o których mowa w art. 1802 § 5 Kp, o okresie pobytu dziecka w szpitalu oraz o urodzeniu dziecka:

•  przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g,
• po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży oraz z masą urodzeniową większą niż 1000 g,
• po ukończeniu 37. tygodnia ciąży.

Jeżeli wniosek jest składany przez osobę korzystającą z urlopu na warunkach macierzyńskiego, dołącza się do niego także (poza zaświadczeniem ze szpitala oraz oświadczeniem odnośnie do drugiego z rodziców):

• oświadczenie pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz
• kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci) z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, lub
• zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopię prawomocnego orzeczenia tego sądu o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.

Zasiłek

Za czas urlopu uzupełniającego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru. Zasiłek w takiej wysokości należy się również w przypadku, gdy matka dziecka złoży – nie później niż 21 dni po porodzie – pisemny wniosek o wypłacenie jej – za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego – zasiłku macierzyńskiego w pełnym wymiarze. Wówczas w czasie trwania urlopu:

• macierzyńskiego,
• na warunkach macierzyńskiego,
• rodzicielskiego,

zasiłek wynosi 81,5% podstawy. Nie zostało to jednak rozciągnięte na urlop uzupełniający – ustawodawca przewidział w tym przypadku tylko jedną wysokość zasiłku (100% podstawy wymiaru).

Dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu uzupełniającego określa § 19b rozporządzenia MRPiPS z 8.12.2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 87). Są to złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego (podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym, osobistym albo w systemie teleinformatycznym ZUS) na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych:

• oświadczenie ubezpieczonego o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica dziecka z zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu uzupełniającego,
• zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego urlopu uzupełniającego – jeżeli zasiłek jest wypłacany przez ZUS,
• wniosek ubezpieczonego, złożony płatnikowi przed zakończeniem pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego/na warunkach macierzyńskiego, zawierający termin zakończenia pobierania zasiłku za ww. okres – w przypadku ubezpieczonego niebędącego pracownikiem,
• zaświadczenie wydane przez szpital, o którym mowa w art. 180² § 5 Kp, albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek bądź ZUS.

Jeśli urlop uzupełniający ma wykorzystywać drugi rodzic dziecka (ten, który nie pobierał zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego/na warunkach macierzyńskiego), dodatkowo są wymagane:

• zaświadczenie płatnika o okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono drugiemu rodzicowi, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL tego rodzica albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość (jeżeli nie nadano numeru PESEL),
• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek bądź ZUS, albo
• złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego oświadczenie ubezpieczonego o dacie przyjęcia dziecka na wychowanie oraz kopia wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, zawierającego datę jego urodzenia, z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o wystąpieniu do sądu o przysposobienie dziecka, zawierające datę urodzenia dziecka, bądź jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek lub ZUS, albo
• prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej lub umowa cywilnoprawna zawarta między rodziną zastępczą a starostą, bądź kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS, a także dokument potwierdzający wiek dziecka.