Alfabet umiejętności księgowego - B jak biznesowa świadomość

Świadomość biznesowa – istota

Według najbardziej rozpowszechnionej definicji autorstwa braci Reilly jest to gorliwość i szybkość w zrozumieniu określonej sytuacji biznesowej i radzenie sobie z nią w sposób, który może prowadzić do dobrego wyniku[1]. Innymi słowy, to zdolność rozumienia biznesu, pewnego rodzaju bystrość czy przenikliwość w obszarze biznesowym nazywana także zmysłem biznesowym (business savvy, business sense). To rozumienie:

• potrzeb biznesowych i priorytetów organizacji,
• celów, które są stawiane przed pracownikami,
• zasad i mechanizmów działania organizacji,
• własnej roli we wspieraniu organizacji,
• mechanizmów rynkowych,
• łańcuchów dostaw,
• procesów prawnych i finansowych,
• potrzeb interesariuszy,

a także poszukiwanie metod usprawniających pracę, wskazywanie i odkrywanie możliwości biznesowych oraz podejmowanie celnych decyzji dotyczących strategii biznesowych.

Jak widać, świadomość biznesowa nie jest pojedynczą czy wąską umiejętnością. Stanowi kompleksowy zbiór kompetencji, wiedzy i świadomości różnych aspektów biznesowych.

Działanie z poziomu świadomości biznesowej jest działaniem zaangażowanym, które przyczynia się do sukcesu organizacji. Księgowy mający świadomość biznesową nie będzie „tylko” sporządzał sprawozdań finansowych czy kalkulował obciążeń podatkowych, ale będzie przysparzał wartości dla organizacji lub usprawniał jej funkcjonowanie.

Dla przedsiębiorców, jednostek non profit i… zwykłego księgowego

Świadomość biznesowa wydaje się oczywistą umiejętnością tych, którzy budują strategię funkcjonowania jednostki, a więc menedżerów wyższego szczebla czy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Jednak w branżowej literaturze przedmiotu[2] coraz częściej podkreśla się, że posiadanie szerszej perspektywy, wizji całej organizacji i myślenie globalne (big picture thinking) są istotne również w przypadku pracowników niższych szczebli, nie mniej istotne niż określona specjalizacja czy typowy zakres obowiązków na danym stanowisku.

Przy tym świadomość biznesowa nie musi się odnosić wyłącznie do organizacji zajmujących się generowaniem zysku. Na podstawowym poziomie wszystkie organizacje, zarówno komercyjne, jak i non profit, przyczyniają się do dodawania wartości i chcą to robić tak skutecznie, jak to możliwe[3]. Zrozumienie, co jest potrzebne, by tę wartość dodać, stanowi istotę świadomości biznesowej.

Świadomość biznesowa w księgowości

Biznesowy zmysł księgowego to rozumienie, że rachunkowość to nie tylko suche dane liczbowe, ale realna wiedza, która umożliwia podejmowanie decyzji dotyczących losów przedsiębiorstw. To świadomość, że ustalony w księgach, na podstawie polityki rachunkowości, wynik finansowy nie jest tylko rubryką w bilansie czy rachunku zysków i strat, lecz stanowi kluczową miarę działalności przedsiębiorstwa, która pociąga za sobą różne konsekwencje. Należy do nich zaliczyć chociażby wysokość dywidendy dla udziałowców czy akcjonariuszy (ile dostaną w danym roku „do ręki” z zainwestowanego w spółkę kapitału), zdolność kredytową przedsiębiorstwa, wysokość premii dla pracowników (jeśli są zależne od wygospodarowanego zysku) czy zaufanie do organizacji na rynku.

W przypadku prowadzenia pełnych ksiąg spółek osobowych bądź działalności jednoosobowej bystrość biznesowa wymaga, by rozumieć, że bałagan w księgach, odrzucanie dokumentów nieuznawanych podatkowo i bezrefleksyjne „wieszanie” wszystkiego na rozrachunkach nie tylko będzie zniekształcać obraz jednostki w sprawozdaniu, lecz także może prowadzić do utarczek i nieprozumień między wspólnikami czy do podejmowania przez nich błędnych decyzji biznesowych.

W dużych centrach finansowo-księgowych, na szeregowych stanowiskach, np. w działach AP czy AR, świadomość biznesowa to rozumienie, jak konkretny proces i konkretne księgowania przyczyniają się do budowania informacji o przedsiębiorstwie i w jakie wchodzą interakcje z innymi procesami.

W przypadku biur rachunkowych prowadzących uproszczone rozliczenia podatkowe małych przedsiębiorców świadomość biznesowa to rozumienie, że forma opodatkowania i wynikająca z niej wysokość zobowiązania podatkowego mogą decydować o być albo nie być przedsiębiorcy.

Przy wyborze rodzaju ewidencji klienta biznesowo świadomi księgowi nie przekonują go do formy najwygodniejszej, najbardziej znanej czy najbardziej dla nich opłacalnej, lecz biorą pod uwagę jego potrzeby w tym zakresie. W przypadku pełnych ksiąg nie przyjmują automatycznie dla wszystkich jednostek tego samego planu kont, w tym tych samych zasad tworzenia analityki, tylko konsultują tę kwestię z klientem, biorąc pod uwagę jego potrzeby i specyfikę działalności firmy.

Świadomi biznesowo księgowi zdają sobie sprawę z konsekwencji – dla wszystkich zainteresowanych stron – wyboru określonych rozwiązań przewidzianych w przepisach prawa bilansowego i podatkowego. Ponadto są elastyczni i chętni do wprowadzania zmian i poprawek w funkcjonowaniu systemu księgowego. Idą z duchem czasu, śledzą zmiany na rynku, nie tylko zmiany prawa podatkowego.

W biurze rachunkowym, gdy biznesowo świadomy księgowy widzi, że na wyciągu brakuje zapłaty podatku za ostatni miesiąc, informuje o tym klienta. Mimo że dla większości księgowych taka reakcja będzie oczywista, coraz częściej na rynku można zauważyć trend, że skoro „płacą mi tylko za ilość zaksięgowanych faktur” albo „moja umowa nie przewiduje przypominania o podatkach”, to „nie jestem od niańczenia i prowadzenia klienta za rączkę, więc mu nie powiem, co widzę”, „jego podatki, jego problem”. Tego typu podejście to nie tylko zaprzeczenie świadomości biznesowej, ale również zatracenie celu istnienia systemu rachunkowości (również w wersji uproszczonej). A dodawane niekiedy w takich sytuacjach „he, he, ciekawe, kiedy się zorientuje, że nie zapłacił” nosi raczej znamiona pasywnej agresji niż profesjonalnego podejścia do klienta[4].

Biznesowa świadomość jest zatem trafnym rozpoznawaniem potrzeb interesariuszy. Mimo że balansowanie między różnorodnymi potrzebami właścicieli organizacji, zarządu, pracowników czy organów podatkowych może być trudne, to jednak stanowi istotę informacyjnej funkcji rachunkowości.

Biznesowa świadomość to również ciekawość intelektualna, która pociąga za sobą ocenę, analizę i interpretację informacji dostępnych w systemie rachunkowości. Księgowy mający świadomość biznesową rozumie, jak różne części organizacji współpracują ze sobą, aby odnieść sukces, i w jaki sposób kluczowe wskaźniki efektywności odzwierciedlają, jak każda z tych części wykonuje swoją pracę.

„Bystry biznesowo” księgowy przygląda się trendom, opracowuje spostrzeżenia i współpracuje z kierownictwem jednostki. Dzięki takiemu podejściu dział księgowości jawi się jej kierownictwu jako rzeczywiście przydatny – ma ono pewność, że dział ten pracuje nad zapewnieniem ochrony interesów całej organizacji, nie tylko swoich.

W przypadku usług biur rachunkowych, do których klienci często przychodzą z negatywnym nastawieniem (kojarząc biuro z podatkami do zapłaty), świadomy biznesowo księgowy instruuje ich, że księgowość to nie zło konieczne, ale informacyjna wartość dodana. Następnie faktycznie współpracuje z klientem i dostarcza wartości.

Biznesowa świadomość w biurach rachunkowych to także zdrowa polityka cenowa i niezaniżanie wartości świadczonych usług. To rozumienie, że ludzi zatrudnia się nie po to, by ktoś pomógł zaksięgować dokumenty, z którymi właściciel biura się nie wyrabia, tylko żeby zwiększyć zyskowność firmy.

Łatwe czy trudne

W czasach, gdy polski system podatkowy jest coraz bardziej niestabilny, zmienny i niedookreślony, łatwo zapomnieć, że istnieje coś więcej niż podatki i Polski Ład. Ale tym bardziej w takich momentach warto pamiętać o innych aspektach księgowości, tak by nie zgubić swojej tożsamości zawodowej.

Bądź świadoma/y biznesowo, nie daj się zastąpić oprogramowaniem!