Zwrot kosztów podróży na spotkania związkowe a przychód pracownika

W świetle art. 9 ust. 1 i art. 11 ust. 1 updof opodatkowaniu podlegają wszelkie dochody, w tym wartość otrzymanych świadczeń pieniężnych i niepieniężnych. Każde przysporzenie majątkowe co do zasady stanowi przychód podatkowy.

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu udziału w spotkaniach związkowych prowadzi zatem do powstania po jego stronie przychodu do opodatkowania. Obejmuje on wszystkie wydatki związane z podróżą, pokryte przez pracodawcę.

Świadczenia te nie wynikają jednak ze stosunku pracy. Spółka (pracodawca) ponosi koszty w związku z wykonywaniem obowiązków wobec organizacji związkowych, a nie świadczeniem pracy na jej rzecz przez członka związku zawodowego. W konsekwencji uzyskiwany przez niego przychód z tytułu zwrotu kosztów podróży należy kwalifikować do „innych źródeł” (art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 updof), a nie do przychodów ze stosunku pracy. Trzeba jednocześnie ustalić, czy nie korzysta on z któregoś ze zwolnień podatkowych zawartych w updof.

Art. 21 ust. 1 pkt 16 updof przewiduje zwolnienie z opodatkowania diet i innych należności z tytułu:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem,

do wysokości określonej w przepisach dotyczących należności z tytułu podróży służbowych pracowników jednostek sfery budżetowej.

Choć analizowane wyjazdy pracowników spółki nie są podróżami służbowymi w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kp, mogą zostać uznane za „podróż”, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof. W tym przypadku również chodzi o podróż rozumianą jako wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy bądź stałe miejsce wykonywania zadań, przy czym od podróży służbowej odróżnia ją to, że podróżujący nie występuje w charakterze pracownika (por. interpretacja KIS z 21.02.2018 r., 0115-KDIT2-2.4011.14.2018.1.MM).

Warunkiem zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b (wynikającym z art. 21 ust. 13 updof) jest m.in. to, aby świadczenia:

• nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracownika,
• były poniesione w celu realizacji zadań organizacji działających na podstawie odrębnych ustaw.

W konsekwencji zwrot kosztów podróży członków związków zawodowych na spotkania organizacji związkowych działających na podstawie ustawy z 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 440) może korzystać ze zwolnienia od PIT do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190).

W takim przypadku na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika PIT ani obowiązki informacyjne. Zwrot ponad ww. limity oznacza, że nadwyżka stanowi podlegający opodatkowaniu przychód pracownika z innych źródeł i powinna zostać wykazana w informacji PIT-11 (w części F) sporządzonej przez spółkę.

Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe (por. interpretacje KIS z 8.12.2025 r., 0112-KDIL2-1.4011.877.2025.2.MKA, i 24.07.2020 r., 0113-KDIPT2-2.4011.432.2020.2.AKR).