Potwierdzanie okresów zatrudnienia za granicą
Jako potwierdzenie pracodawca może przyjąć każdy dokument, z którego wynikają okres i rodzaj zatrudnienia. Dokumenty w językach innych niż polski powinny zostać przetłumaczone, ale nie ma obowiązku posiadania tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego.
Jako potwierdzenie pracodawca może przyjąć każdy dokument, z którego wynikają okres i rodzaj zatrudnienia. Dokumenty w językach innych niż polski powinny zostać przetłumaczone, ale nie ma obowiązku posiadania tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego.
Do okresów zatrudnienia (do tzw. ogólnego stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze) wliczane są obecnie nie tylko okresy pracy (stosunek pracy, zlecenia, umowy agencyjne i inne wymienione w art. 302¹ Kp) w Polsce, lecz także:
- udokumentowane okresy zatrudnienia za granicą, u pracodawcy zagranicznego (art. 339 ustawy z 20.03.2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, DzU poz. 620),
- udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy za granicą (art. 302¹ § 7 Kp).
Każdy wiarygodny dokument potwierdzi staż pracy
W obu przypadkach ustawodawca wskazuje na konieczność udokumentowania tych okresów, nie precyzując jednak, w jaki sposób ani jakimi rodzajami dokumentów.
[1] www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa.
Jak podkreśla resort pracy w wyjaśnieniach „Staż pracy na nowych zasadach”[1]: przepisy ustawy nie wskazują konkretnego rodzaju dokumentu potwierdzającego pracę zarobkową za granicą, ponieważ wykonywanie pracy w innych krajach może przybierać różne formy i nazwy. Może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. Obowiązujące przepisy nie określają katalogu dokumentów potwierdzających zagraniczny staż pracy. Można posłużyć się np. dokumentami z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych, dokumentem z rejestru o prowadzeniu działalności gospodarczej; zaświadczeniem wydanym przez zagranicznego pracodawcę.
Okres pracy może być udokumentowany w jakikolwiek wiarygodny sposób. Nie można wymagać jedynie świadectw pracy, zresztą poszczególne państwa w różny sposób dokumentują zatrudnienie. Przy umowach cywilnoprawnych – co oczywiste – odpowiednik polskiego świadectwa pracy się nie pojawi.
Dokument P45 to brytyjski formularz podatkowy wydawany przez pracodawcę po zakończeniu zatrudnienia, podsumowujący zarobki i odprowadzony podatek. Potwierdza on głównie kwestie podatkowe, zawiera jednak także potwierdzenie zatrudnienia. Dokument P60 jest wydawany na koniec roku podatkowego, obejmuje całoroczne zestawienie zarobków i podatków. Przedstawienie tych dokumentów przez pracownika należy uznać za wystarczające do udokumentowania „zagranicznego” okresu zatrudnienia.
Dla wliczenia pewnego okresu do stażu pracy nie wystarczy przedstawienie samej umowy. Wynika z niej fakt jej zawarcia oraz zakładany – a nie zrealizowany – okres zatrudnienia na podstawie stosunku pracy lub innego. Umowa musiałaby być uzupełniona innymi dokumentami, z których wynikałoby, że w okresie w niej wskazanym zatrudnienie faktycznie trwało. Mogą to być np. comiesięczne rozliczenia, a nawet potwierdzenia przelewów, z których wynikać będzie, że dotyczą tej umowy, bo na ich podstawie można przyjąć, iż zatrudnienie to było realizowane.
Tłumaczenie potrzebne, ale niekoniecznie profesjonalne
W myśl art. 7 ustawy z 7.10.1999 r. o języku polskim (tekst jedn. DzU z 2026 r. poz. 81) na terytorium RP w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeśli:
- konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium RP w chwili zawarcia umowy oraz
- umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium RP.
Dokumenty mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę lub konsument są obywatelami RP.
Przedstawione dokumenty w językach innych niż polski powinny zatem zostać przetłumaczone. Nie ma jednak obowiązku ich tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Jeśli jest taki wymóg, ustawodawca wprost na to wskazuje – jak np. w art 5 ust. 3 ustawy z 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (DzU poz. 621). Gdy umowa zostanie sporządzona wyłącznie w języku obcym, podmiot zatrudniający musi uzyskać jej tłumaczenie, na język polski, przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. Ustawa o języku polskim takiego wymogu nie stawia.
Tłumaczenie dokumentu powinno być przechowywane w aktach osobowych. Przepisy nie przewidują, na kim ciąży obowiązek dokonania tłumaczenia, ale przyjmując, że zaliczenie do stażu pracy określonego okresu leży w interesie pracownika, to od niego pracodawca może wymagać przedstawienia tłumaczenia.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
