Wypłata byłemu pracownikowi odszkodowania na podstawie ugody sądowej – czy trzeba pobrać zaliczkę na PIT

W myśl art. 9 ust. 1 updof opodatkowaniu podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem objętych zwolnieniami ustawowymi lub zaniechaniem poboru podatku. Otrzymane odszkodowanie stanowi przychód podatkowy, jednak nie każde odszkodowanie podlega opodatkowaniu. Zwolnieniem objęte są świadczenia spełniające przesłanki określone w art. 21 ust. 1 updof.

Katalog zwolnień

W analizowanym przypadku zasadnicze znaczenie mają art. 21 ust. 1 pkt 3 oraz pkt 3b.

Art. 21 ust. 1 pkt 3 obejmuje zwolnieniem odszkodowania, których wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, bądź aktów administracyjnych wydanych na podstawie tych przepisów, a także otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów, o których mowa w art. 9 § 1 Kp, z wyjątkiem:

1. określonych w prawie pracy odpraw i odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
2. odpraw pieniężnych wypłacanych na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
3. odpraw i odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia funkcjonariuszom pozostającym w stosunku służbowym,
4. odszkodowań przyznanych na podstawie przepisów o zakazie konkurencji,
5. odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą,
6. odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej, z których dochody są opodatkowane według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 updof, lub na zasadach, o których mowa w art. 30c updof,
7. odszkodowań wynikających z zawartych umów lub ugód innych niż ugody sądowe.

Natomiast zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 3b obejmuje odszkodowania lub zadośćuczynienia otrzymane na podstawie wyroku lub ugody sądowej do wysokości określonej w tym wyroku lub tej ugodzie, z wyjątkiem odszkodowań lub zadośćuczynień:

• otrzymanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• dotyczących korzyści, jakie podatnik mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.

Odszkodowanie za bezpodstawne rozwiązanie umowy

Gdy wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy – stosownie do żądania pracownika – orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu (art. 45 § 1 Kp). Sąd może nie uwzględnić żądania pracownika uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy, jeśli ustali, że jego uwzględnienie jest niemożliwe lub niecelowe. Orzeka wówczas o odszkodowaniu.

Jeżeli przed wydaniem orzeczenia upłynął termin, do którego miała trwać umowa o pracę zawarta na czas określony, lub jeśli przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres pozostały do upływu tego terminu, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie.

Odszkodowanie, o którym mowa w art. 45 Kp, przysługuje co do zasady w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tyg. do 3 mies., nie niższej jednak od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 47¹ Kp).

Ulga podatkowa nie wchodzi w grę

Roszczenie dochodzone przez byłego pracownika miało podstawę w art. 45 § 1 Kp, który przewiduje możliwość dochodzenia odszkodowania w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę. Nie oznacza to jednak automatycznie, że świadczenie wypłacone mu na podstawie ugody sądowej korzysta ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 3 updof.

Ugoda sądowa stanowi bowiem odrębną od Kp podstawę ustalenia wysokości świadczenia. Jej istotą – w myśl art. 917 Kc – są wzajemne ustępstwa stron zmierzające do zakończenia istniejącego sporu. Ostateczna wysokość świadczenia wynika z uzgodnień stron, a nie z bezpośredniego zastosowania ustawowego mechanizmu ustalania odszkodowania.

W konsekwencji świadczenie ustalone w ugodzie nie spełnia przesłanki, zgodnie z którą wysokość lub zasady ustalania odszkodowania muszą wynikać wprost z przepisów prawa. Wyłącza to możliwość zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 3 updof.

Nie ma tu również zastosowania zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 3b. Choć świadczenie zostało przyznane na podstawie ugody sądowej, jego celem jest zrekompensowanie byłemu pracownikowi korzyści utraconych wskutek rozwiązania stosunku pracy, przede wszystkim utraconego wynagrodzenia, jakie mógłby uzyskać, gdyby zatrudnienie trwało nadal. Obejmuje ono zatem utracone korzyści, które zostały wprost wyłączone z zakresu zwolnienia.

Kwota wypłacona byłemu pracownikowi stanowi więc przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. O źródle przychodu decyduje jego związek z uprzednio istniejącym stosunkiem pracy (nie ma znaczenia, że wypłata następuje już po ustaniu zatrudnienia).

To, że świadczenie wypłacone byłemu pracownikowi na podstawie ugody sądowej kończącej spór dotyczący zasadności wypowiedzenia umowy o pracę nie korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 3 ani pkt 3b, a jest przychodem ze stosunku pracy, potwierdziła również KIS w interpretacjach z 29.06.2026 r. (0115-KDIT3.4011.406.2026.2.RS oraz 0113-KDIPT2-3.4011.382.2026.1.PR).

Pracodawca występuje tu zatem w charakterze płatnika PIT. Na podstawie art. 32 ust. 1 oraz art. 38 ust. 1 updof ma obowiązek obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT od kwoty wypłaconej byłemu pracownikowi na podstawie ugody sądowej.