Podróż służbowa kierowcy – ryczałt za nocleg w ciągu dnia objęty PIT i oskładkowany

Pracownikowi (kierowcy) odbywającemu krajową podróż służbową należy się zwrot kosztów noclegu. W pierwszej kolejności przysługuje mu refundacja wydatków na nocleg, np. w hotelu czy pensjonacie, w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak za jedną dobę hotelową maksymalnie 20-krotność stawki diety – 900 zł (45 zł × 20). W uzasadnionym przypadku pracodawca może się zgodzić na pokrycie rachunku opiewającego na wyższą kwotę (§ 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190; dalej rps).

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z tego tytułu, za każdy nocleg trzeba wypłacić ryczałt w wysokości 150% diety – 67,50 zł (45 zł × 150%). Szkopuł w tym, że w świetle przepisów takie świadczenie przysługuje wyłącznie temu pracownikowi, którego nocleg trwał co najmniej 6 godz. i dodatkowo przypadał między 21.00 a 7.00 (§ 8 ust. 4 rps).

Wolne od podatku dochodowego pozostają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w rps (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof).

Nie wchodzą też one do podstawy wymiaru składek ZUS – do wysokości określonej w przepisach rps (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

Z powyższego wynika, że pracodawca nie ma obowiązku wypłaty kierowcy ryczałtu za „nocleg” podczas dnia, tj. poza godzinami przypadającymi między 21.00 a 7.00. Może się na to zdecydować dobrowolnie, jednak musi się liczyć z tym, że takie świadczenie wychodzi poza ramy rps i w konsekwencji należy od niego pobrać zarówno zaliczkę na PIT, jak i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Obowiązek poboru zaliczki potwierdziła KIS w interpretacji z 10.06.2026 r. (0112-KDIL2-1.4011.366.2026.1.KF): ryczałt za nocleg w podróży służbowej krajowej, w wysokości odpowiadającej kwocie przewidzianej w przepisach wykonawczych wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy, wypłacany kierowcom w sytuacji, gdy odpoczynek dobowy kierowcy jest odbierany w ciągu dnia, a nie w przedziale godzinowym wskazanym w rozporządzeniu, nie będzie korzystał ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof.