Zmiany w strukturach JPK_VAT i JPK_FA – jak wpłyną na organizację pracy działu księgowości i innych działów przedsiębiorstwa

W ostatnich miesiącach mamy do czynienia z dużym natężeniem zmian w obowiązkach informacyjnych, związanych z plikami JPK. Od 1.11.2019 r. obowiązuje nowa struktura pliku JPK_FA, która wymaga m.in. podawania nowych danych dotyczących faktur zaliczkowych.

Od 1.04.2020 r. duzi przedsiębiorcy, a od 1.07.2020 r. już wszyscy[1] będą przekazywać przekształcone pliki JPK_VAT, zawierające dane wynikające dotychczas z deklaracji VAT i plików JPK_VAT, poszerzone o dodatkowe oznaczenia, dotyczące transakcji bądź dokumentów, pozwalające organom podatkowym na zidentyfikowanie dostaw towarów i świadczenia usług wrażliwych (szczególnie narażonych na nadużycia) oraz objętych szczególnymi procedurami rozliczenia VAT. Zakres tych danych określa rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15.10.2019 r. (dalej rozporządzenie[2]).

Zmiana zakresu informacji raportowanych do KAS wymusza również duże zmiany w sposobie organizacji pracy przedsiębiorstw, a przede wszystkim w przekazywaniu informacji do działów księgowości (bądź do biur rachunkowych obsługujących sporządzanie i wysyłkę pliku JPK_VAT).

O ile do tej pory pełną odpowiedzialnością za generowanie informacji niezbędnych do sporządzenia pliku JPK można było obarczyć księgowość, o tyle po modyfikacji struktury pliku JPK_VAT konieczna będzie zmiana podejścia. Za jakość dostarczanych do KAS danych odpowiedzialność – przynajmniej w równej mierze – będą ponosić osoby odpowiadające za kontakty handlowe i gospodarkę magazynową (chociażby w zakresie poprawnej klasyfikacji oraz przypisania towarów i usług do poszczególnych grup, wynikających z ww. rozporządzenia), a także osoby wystawiające faktury i inne osoby posiadające szerszą wiedzę o zawieranych przez przedsiębiorstwo transakcjach. Konieczne więc będzie ich przeszkolenie w dziedzinie podatku VAT, w wymaganym zakresie.

Przyjrzyjmy się, jak ulegnie zmianie zakres informacji o ewidencji VAT przekazywanej w rozszerzonym pliku JPK_VAT– w podziale na transakcje ujęte w rejestrze sprzedaży i w rejestrze zakupów.

Rejestr sprzedaży

Zapisy w przekształconym pliku JPK_VAT w części dotyczącej rejestru sprzedaży są efektem zawierania dwóch typów transakcji:

• sprzedaży,
• zakupu, związanych z wystąpieniem VAT należnego – czyli takich, których stroną (sprzedawcą) jest podmiot zagraniczny.

Nowością jest, że do transakcji, z którą wiąże się VAT należny (a więc sprzedaży krajowej, importu towarów, WNT, dostawy towarów lub świadczenia usług, dla których podatnikiem jest nabywca), dotyczącej towarów/usług wskazanych w § 10 ust. 3 rozporządzenia, trzeba będzie w ewidencji VAT przyporządkować odpowiednie oznaczenie[3] (jedno bądź kilka) grup towarów i usług:

01 – napoje alkoholowe – alkohol etylowy, piwo, wino, napoje fermentowane oraz wyroby pośrednie, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,

02 – towary, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy o VAT,

03 – olej opałowy w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz oleje smarowe, pozostałe oleje o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją,

04 – wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,

05 – odpady – wyłącznie określone w poz. 79–91 zał. nr 15 do ustawy o VAT,

06 – urządzenia elektroniczne oraz części i materiały do nich, wyłącznie określone w poz. 7–9, 59–63, 65, 66, 69 i 94–96 zał. nr 15 do ustawy o VAT,

07 – pojazdy oraz części samochodowe o kodach wyłącznie CN 8701– 8708 oraz CN 8708 10,

08 – metale szlachetne oraz nieszlachetne – wyłącznie określone w poz. 1–3 zał. nr 12 do ustawy o VAT oraz w poz. 12–25, 33–40, 45, 46, 56 i 78 zał. nr 15 do ustawy o VAT,

09 – leki oraz wyroby medyczne – produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyroby medyczne, objęte obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 Prawa farmaceutycznego[4],

10 – budynki, budowle i grunty,

11 – usługi w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych[5],

12 – usługi o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradcze, księgowe, prawne, zarządcze, szkoleniowe, marketingowe, firm centralnych (head offices), reklamowe, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych,

13 – usługi transportowe i gospodarki magazynowej – sekcja H PKWiU 2015 symbole ex 49.4, ex 52.1.

Jeżeli przedsiębiorstwo posiada systemy magazynowe i do fakturowania, wskazane byłoby przyporządkowanie oznaczenia odpowiedniej grupy towarowej do każdego indeksu towarowego, odnoszącego się do towarów z powyższej listy.

Z przygotowanego przez Ministerstwo Finansów projektu schematu przekształconego pliku JPK_VAT wynika konieczność oznaczania takich grup w ewidencji sprzedaży zbiorczo dla całej faktury (czyli nie ma wymogu przyporządkowania kwot do poszczególnych grup). Sądzę jednak, że w przyszłości zmianie ulegnie również plik JPK_FA – jako plik kontrolny do JPK_VAT. Prawdopodobnie zmiany w pliku JPK_FA będą dotyczyć przypisania linii faktury do poszczególnych grup towarów i usług. Aby więc nie zmieniać kilkakrotnie struktur danych w systemach informatycznych, warto już teraz tak zaprojektować zmiany w ewidencji faktur sprzedaży, aby grupy towarów/usług były również przypisywane do poszczególnych linii faktury, których mogą dotyczyć.

O ile taka zmiana w przypadku faktur sprzedaży jest w miarę prosta (choć czasochłonna z uwagi na konieczność przejrzenia całej kartoteki towarowej i przyporządkowania do ww. grup), o tyle w przypadku faktur zakupu wymaga współdziałania z dostawcami i osobami składającymi zamówienie w przedsiębiorstwie, w celu ustalenia, co dokładnie zostało zakupione i do której z ww. grup towarów/usług może należeć.

Niedopuszczalne powinno być stosowanie w opisie towaru na fakturze skrótów bądź oznaczeń zrozumiałych wyłącznie dla nielicznych. Osoby dokonujące zakupu (czyli mające pełną informację o tym, co zostało kupione) powinny opisywać faktury ze wskazaniem odpowiedniej grupy towarów lub usług.

Oznaczenie grupy towarów/usług nie jest jedyną nową informacją, jaką trzeba będzie zamieszczać w zmodyfikowanym pliku JPK_VAT. Trzeba będzie także podać następujące oznaczenie procedury szczególnej[6] (§ 10 ust. 4 rozporządzenia):

SW – dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy o VAT,

EE – świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy o VAT,

TP – transakcje, w których istnieją powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT,

TT_WNT – WNT dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdz. 8 ustawy o VAT,

TT_D – dostawa towarów poza terytorium kraju, dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdz. 8 ustawy o VAT,

MR_T – świadczenie usług turystyki, opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy o VAT,

MR_UZ – dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy o VAT,

I_42 – WDT następująca po imporcie towarów w ramach procedury celnej 42 (import),

I_63 – WDT następująca po imporcie towarów w ramach procedury celnej 63 (import),

B_SPV – transfer bonu jednego przeznaczenia dokonany przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowany zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy o VAT,

B_SPV_DOSTAWA – dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia, na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy o VAT,

B_MPV_PROWIZJA – świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowanych zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy o VAT,

MPP – transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Przyporządkowanie tych oznaczeń wymaga wiedzy na temat tego, w jaki sposób realizowana jest dana tran‑

sakcja. W przypadku systemów informatycznych, posiadających funkcje zamówień sprzedaży i zakupów, część z tych informacji można by podawać na poziomie zamówienia (np. oznaczenia I_42 czy I_63).

Jeżeli kontrakty z dostawcami opiewają na konkretny typ procedury, to stosowne oznaczenie mogłoby się znaleźć (jako domyślne) również w kartotece kontrahenta i z tej kartoteki być pobierane do poszczególnych zamówień, gdzie podlegałoby ew. modyfikacji, w zależności od rzeczywiście zastosowanej procedury.

Niestety, część oznaczeń jest również zależna od wystąpienia wielu złożonych czynników (np. oznaczenie MPP). Trudno wówczas wprowadzić jakąkolwiek automatyzację. Takie oznaczenia muszą być nadawane „ręcznie” podczas wykonywania danej transakcji.

Jeżeli systemy informatyczne przedsiębiorstwa nie umożliwiają automatycznego przyporządkowania grup towarów bądź usług ani procedur, stosowne oznaczenia będą musiały zostać wskazane w opisie dokumentów sprzedaży i zakupu (skutkujących pojawieniem się VAT należnego). Należałoby więc opracować odpowiedni szablon opisu, tak by opis ten zapewniał dostarczenie danych wymaganych do prawidłowego sporządzenia pliku JPK_VAT (a w przyszłości być może również do zmienionego pliku JPK_FA).

Kolejną informacją, która musi być wprowadzona do ewidencji służącej do przygotowania pliku JPK_VAT, są oznaczenia typu dowodu sprzedaży. W § 10 ust. 5 rozporządzenia wskazane są 3 takie oznaczenia:

RO – dokument zbiorczy wewnętrzny dotyczący sprzedaży z kas rejestrujących,

WEW – dokument wewnętrzny,

FP – faktura wystawiona do paragonu.

Podczas księgowania tego rodzaju dokumentów powinno być zatem możliwe wprowadzenie ww. oznaczeń w systemach informatycznych podmiotu.

Dodatkowym utrudnieniem w ujmowaniu w ewidencji faktur zaliczkowych jest wprowadzony od 1.11.2019 r. wymóg wskazywania w JPK_FA również informacji o numerach wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych, wartości zamówienia oraz poszczególnych pozycji zamówienia (nazwy towaru lub usługi, jednostki miary, ilości, ceny jednostkowej, wartości netto, stawki i kwoty VAT). Takie informacje oczywiście powinny się znaleźć na fakturze zaliczkowej i – w przypadku braku połączenia między systemem fakturowania a systemem finansowo-księgowym – powinny również być ewidencjonowane w bazach służących do przygotowania pliku JPK_FA, w sposób umożliwiający późniejsze wygenerowanie tego pliku.

Prawidłowe wystawienie faktury zaliczkowej wymaga jednak dużej dyscypliny od działu handlowego przedsiębiorstwa i posiadania bieżących informacji nt. umów z kontrahentami. Zamówienia mogą bowiem nie mieć formy pisemnej, tylko ustną. Trzeba opracować takie procedury, aby również zamówienia ustne zostały odnotowane w systemach informatycznych przedsiębiorstwa.

Rejestr zakupów

W przypadku rejestru zakupów ustawodawca ograniczył zakres dodatkowych informacji do kilku następujących oznaczeń:

• transakcji:

IMP – podatek naliczony z tytułu importu towarów, w tym rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,

MPP – transakcja objęta obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności;

• dokumentów:

VAT_RR – faktura VAT RR,

MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń, określoną w art. 21 ustawy o VAT,

WEW – dokument wewnętrzny.

Niemniej jednak oznaczenia te powinny być nadawane przez osoby znające szczegóły danej transakcji.

Należy zwrócić uwagę, że niektóre dowody zakupu, otrzymane od zagranicznych kontrahentów, dokumentujące transakcje, z którymi wiąże się wystąpienie VAT należnego – oprócz ww. oznaczeń specyficznych dla dokumentów zakupowych – będą wymagały dodatkowych oznaczeń również w rejestrze sprzedaży, o czym była mowa powyżej. Należy więc dopilnować, by w ich opisie uwzględnione były oba rodzaje oznaczeń.

Podsumowanie

Kluczową rolę w dostarczaniu danych do przekształconych plików JPK_VAT (oraz zmodyfikowanych JPK_FA) będą odgrywały osoby spoza służb księgowych. Warto przypomnieć, że sankcje za niepoprawne wypełnienie nowego JPK_VAT będą wysokie – zgodnie z art. 109 ust. 3h ustawy o VAT ma to być 500 zł za każdy błąd.

Pomimo automatyzacji procesu uzupełniania danych o wymagane oznaczenia oraz przeszkolenia zespołu księgującego i wystawiającego faktury, w pierwszych miesiącach stosowania przekształconego pliku JPK z pewnością pojawi się wiele błędów. Konieczne jest więc wprowadzenie własnych procedur kontrolnych, pozwalających na wykrycie potencjalnych nieprawidłowości.

Tutaj właśnie upatruję rolę służb księgowych. Powinny one być wyposażone w dodatkowe narzędzie informatyczne, umożliwiające korygowanie zapisów w rejestrach VAT, w zakresie oznaczeń grup towarów i usług oraz procedur. Byłoby dobrze, gdyby taka korekta nie musiała się odbywać przez wyksięgowywanie całości zapisu, gdyż nie ma to uzasadnienia merytorycznego (nie jest to korekta księgowania, a jedynie oznaczenia pomocniczego).

Część systemów informatycznych (szczególnie zintegrowanych) nie pozwala jednak na korekty we wtórnych ewidencjach (a taką właśnie jest rejestr VAT), tylko wymusza korygowanie informacji źródłowej. Może się wówczas okazać, że jedynym sposobem skorygowania niewłaściwej grupy towarowej jest ponowne wystawienie dokumentu. Moim zdaniem nie powinno się to odbywać w taki sposób. Odradzałabym też jednak korygowanie samego pliku JPK, bo powinien on być spójny z ewidencją.

Opisywane zmiany z pewnością przysporzą przedsiębiorcom sporo pracy oraz podwyższą koszty każdej transakcji. Przełożą się też na wyższe koszty pracy biur rachunkowych, co może skutkować wzrostem opłat za świadczone przez nie usługi. 