System kaucyjny – nowe obowiązki w VAT

Podstawa opodatkowania

Standardowo wartość dodatkowych opłat pobieranych przy dostawie zwiększa podstawę opodatkowania sprzedawanego towaru, co wynika z art. 29a ust. 1 i ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT. Jednak w przypadku kaucji zastosowanie znajduje szczególne rozwiązanie. Pobrana w momencie dostawy kaucja nie zwiększa podstawy opodatkowania sprzedawanych napojów (art. 29a ust. 11a ustawy o VAT). W momencie otrzymania jest zatem neutralna podatkowo. Dopiero gdy opakowanie nie zostanie zwrócone, podlega rozliczeniu w zakresie VAT. Wartość kaucji powiększa wtedy podstawę opodatkowania sprzedawanego napoju.

Zostało to specyficznie unormowane. Zwiększenie podstawy opodatkowania następuje tylko u wprowadzającego, natomiast podatek wpłaca podmiot reprezentujący. Jest on zobowiązany, jako płatnik podatku VAT, do jego obliczenia i wpłaty. Przy opodatkowaniu kaucji zastosowanie ma stawka VAT właściwa dla napoju sprzedanego w danym opakowaniu.

Rozliczenie kaucji następuje w cyklu rocznym. Z uwagi na jej zwrotny charakter możliwe są dwie sytuacje.

Pierwsza to taka, w której w danym roku więcej opakowań zostało wprowadzonych do obrotu przez sprzedającego napoje w opakowaniach niż zwróconych. Wystąpi wtedy różnica między wartością kaucji przyjętych i zwróconych. Wprowadzający podwyższa podstawę opodatkowania sprzedawanych napojów o wartość kaucji odpowiadającą różnicy między liczbą opakowań wprowadzonych a liczbą opakowań faktycznie zwróconych do systemu w danym roku.

Robi to jednokrotnie, w deklaracji podatkowej składanej za pierwszy okres rozliczeniowy (kwartał lub miesiąc – zgodnie z przyjętym rozliczeniem VAT) roku następującego po roku, dla którego ustalił różnicę w wartości kaucji. Wyjątkowo za 2025 r. podstawa opodatkowania oraz wysokość podatku należnego podlegającego wpłacie przez podmiot reprezentujący będą wykazywane w ewidencji i deklaracji za luty 2026 r. – jeżeli podatnik składa deklaracje VAT za okresy miesięczne, albo w ewidencji za luty 2026 r. i w deklaracji za I kwartał 2026 r. – jeżeli podatnik składa deklaracje kwartalne.

Podmiot reprezentujący, z którym wprowadzający zawarł umowę o prowadzenie systemu kaucyjnego, jest obowiązany do zapłaty podatku wynikającego z różnicy wartości kaucji. Termin płatności to 31 stycznia roku następującego po roku, dla którego ustalono różnicę w wartości kaucji. Wyjątkowo wpłata dotycząca 2025 r. będzie dokonywana w terminie do 28.02.2026 r. Podmiot reprezentujący wpłaca VAT na mikrorachunek wprowadzającego. W przypadku umów zawartych z wieloma wprowadzającymi ma obowiązek dokonywania odrębnych wpłat na ich mikrorachunki podatkowe. Symbol płatności dla podatku od kaucji to VAT-KU.

Zasady przekazywania danych między wprowadzającym a reprezentującym nie zostały unormowane w przepisach. Kwestia wzajemnej wymiany informacji powinna wynikać z umowy zawartej między tymi podmiotami.

Możliwa jest też druga sytuacja, w której w danym roku wartość kaucji zwrócona nabywcom jest większa niż otrzymana. Wprowadzający może o tę nadwyżkę zmniejszyć podstawę opodatkowania w kolejnym roku lub w latach późniejszych – zgodnie z art. 29a ust. 12d ustawy o VAT. Inne podmioty niż wprowadzający, biorące udział w sprzedaży produktów w opakowaniach na napoje, nie mają dodatkowych obowiązków w zakresie rozliczenia VAT.

Dokumentowanie i ewidencjonowanie kaucji

W związku z tym, że pobór kaucji nie jest opodatkowany VAT, dla udokumentowania pobranej kaucji nie wystawia się faktury. Zasadniczo pobranie kaucji powinno być dokumentowane notą lub innym dokumentem księgowym. Jednocześnie informacja o pobranej kaucji może być ujęta na fakturze jako element dodatkowy.

Zgodnie z Objaśnieniami podatkowymi MF z 29.08.2025 r. w zakresie zasad rozliczania na gruncie podatku od towarów i usług transakcji związanych z systemem kaucyjnym (dalej Objaśnienia), w przypadku gdy dostawy napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym są udokumentowane przy wykorzystaniu kas rejestrujących (np. następują na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), pobranie kaucji lub jej zwrot w związku ze zwrotem opakowań lub odpadów opakowaniowych nie powinny być ujmowane w części fiskalnej paragonu. Informacje te mogą być natomiast zawarte w jego części niefiskalnej.

W świetle znowelizowanego rozporządzenia MRiF z 15.10.2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (DzU poz. 1988 ze zm.), a ściślej pkt 16 objaśnień stanowiących załącznik do rozporządzenia, wysokość podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego oraz dane podmiotów reprezentujących będą wykazywane w ewidencjiVAT na podstawie dowodu wewnętrznego z oznaczeniem WEW. W polu z numerem dowodu należy podać nazwę SYSTEM KAUCYJNY, a w polu z numerem, za pomocą którego nabywca, dostawca lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku bądź podatku od wartości dodanej, i w polu z imieniem i nazwiskiem lub nazwą nabywcy, dostawcy lub usługodawcy – odpowiednie dane podmiotów reprezentujących.

Zarówno wprowadzający, jak i podmiot reprezentujący mają obowiązek prowadzenia ewidencji elektronicznej zgodnie z wymogami art. 109 ust. 11ia ustawy o VAT. Ewidencja musi zawierać dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania, w tym o wprowadzonych do obrotu opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, z podziałem na rodzaje tych opakowań, o ich liczbie i wartości kaucji pobranej w danym roku oraz o zwróconych opakowaniach i odpadach opakowaniowych objętych systemem kaucyjnym, z podziałem na rodzaje tych opakowań lub odpadów opakowaniowych, o ich liczbie i wartości kaucji zwróconej w danym roku. Ewidencja podmiotu reprezentującego jest prowadzona z podziałem na wprowadzających. Ewidencję trzeba przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku, którego dotyczy rozliczenie kaucji. Zarówno wprowadzający, jak i reprezentujący są obowiązani udostępnić ją w formie elektronicznej na każde żądanie organów podatkowych.

Podsumowanie

W związku z wprowadzeniem systemu kaucyjnego na uczestników tego systemu nałożono dodatkowe obowiązki w zakresie rozliczeń VAT. Kluczowe jest prawidłowe ustalenie liczby wprowadzonych do obrotu opakowań i ich zwrotów – determinuje to wartość niezwróconych kaucji podlegających opodatkowaniu. Ustalenie różnicy kaucji wymaga sprawnych procesów zbierania danych i współpracy między wprowadzającym a podmiotem reprezentującym. Muszą oni dostosować swoje procedury i systemy księgowe do nowych obowiązków, w tym do wymogów w zakresie ewidencji elektronicznej obejmującej dane wskazane w ustawie o VAT. Prawidłowe wypełnienie tych obowiązków jest istotne dla ustalenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku od niezwróconych kaucji.