Zmiany w podatkach w 2020 r. z perspektywy biur rachunkowych

Podkreślić należy, że praktycznie każda zmiana przepisów, która weszła w życie z końcem 2019 i początkiem 2020 r., wprowadza lub zwiększa odpowiedzialność karną skarbową osób prowadzących księgi i rozliczenia podatkowe. Na skutek tego księgowi coraz bardziej odczuwają ryzyko wykonywania zawodu. Rośnie też stres związany z odpowiedzialnością materialną, która może ich dotknąć.

Największe zmiany, z którymi muszą się uporać przedsiębiorcy, a tym samym i biura rachunkowe, to:

• wykaz podatników VAT (tzw. biała lista),
• obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (MPP, split payment),
• kary za błędy w JPK,
• ulga na złe długi w podatku dochodowym.

Biała lista

Nowy wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa KAS (nazywany potocznie białą listą), który ma umożliwiać sprawdzanie kontrahentów i zapewniać, że płatności za dostawy trafią na właściwy rachunek bankowy, funkcjonuje od 1.09.2019 r. Z założenia miał być bardzo prosty w użytkowaniu i prowadzić do uszczelnienia systemu podatkowego, będąc sprawnym narzędziem weryfikacji kontrahentów, ułatwiającym życie zarówno organom podatkowym, jak i podatnikom. Stało się inaczej, m.in. dlatego, że w przypadku transakcji o wartości wyższej niż 15 tys. zł ustawodawca przewidział sankcje w postaci zakazu zaliczania do kosztów uzyskania przychodów w CIT/PIT kwoty przelanej na rachunek spoza białej listy oraz odpowiedzialności za zaległości kontrahenta w VAT z tytułu nierozliczenia podatku od takich transakcji.

Biura rachunkowe zostały oblężone przez klientów oczekujących, że to one uporają się z tą barierą. Nerwowość była bardzo duża, gdyż dane sporej części przedsiębiorców w ogóle nie trafiły na białą listę bądź znalazły się na niej bez numeru rachunku bankowego. W znacznej mierze jest to spowodowane istnieniem grupy przedsiębiorców niezarejestrowanych na potrzeby VAT oraz tym, że w działalności gospodarczej często używane są rachunki prywatne, a nie firmowe. Spowodowało to wzrost podejrzliwości ze strony klientów biur, a w wielu przypadkach blokadę wszelkich płatności na rzecz takich kontrahentów.

Biura rachunkowe odnotowały ogromną liczbę próśb o uzupełnienie danych lub ich aktualizację w systemach. Dotyczyły one także osób, których dane nie musiały się znaleźć na białej liście (np. zajmujących się najmem prywatnych mieszkań dla pracowników firm).

Innym problemem były rachunki cesyjne, służące m.in. do wpłaty kwoty zabezpieczenia leasingu lub innego zabezpieczenia, które także nie znalazły się na tej liście (podobnie jak rachunki faktoringowe i rachunki wirtualne prowadzone np. na potrzeby operatorów sieci komórkowych). Ostatecznie jednak fiskus wyjaśnił, że wpłaty na te rachunki nie wiążą się z sankcjami.

Aby zapobiec powstaniu części z powyższych problemów, ustawodawca wykluczył stosowanie sankcji pod warunkiem zawiadomienia fiskusa o zapłacie na rachunek spoza białej listy. Jednak przewidział na to jedynie 3 dni i wprowadził wymóg, by zawiadomienie trafiło do US właściwego dla kontrahenta, a ten nieraz trudno jest ustalić. Z uwagi na protesty przedsiębiorców zdecydowano się wydłużyć termin do 7 dni i zmienić adresata zawiadomienia na US właściwy dla składającego, a ponadto wyłączyć sankcję w stosunku do osób płacących kwoty powyżej 15 tys. zł przelewem z zastosowaniem MPP[1].

Także strona techniczna całego przedsięwzięcia (białej listy) pozostawiała wiele do życzenia. Na początku możliwość sprawdzania numerów rachunków bankowych kontrahentów była znacznie ograniczona, a liczba zapytań okrojona do kilkudziesięciu. Problem został obecnie rozwiązany w związku z możliwością pobrania danych z całej bazy, aczkolwiek jej wykorzystanie wymaga współpracy z informatykiem i odpowiedniego sformułowania zapytań. Na księgowych spadła dodatkowa praca, gdyż muszą pilnować, czy sprawdzenia faktycznie się odbyły.

Dużym ułatwieniem byłoby, gdyby banki wprowadziły możliwość automatycznego sprawdzania rachunków kontrahentów przy zatwierdzaniu oraz w momencie fizycznego dokonania przelewu. Takie systemy kontroli w systemach bankowych powoli się pojawiają, ale mają ograniczenia. Jest to szczególnie dotkliwe dla dużych przedsiębiorstw wykonujących bardzo wiele przelewów. Byłoby łatwiej, gdyby raport na potrzeby działów księgowych też się generował w systemie bankowości elektronicznej i pozwalał „zaciągnąć” do programu.

Podsumowując: biała lista jako narzędzie weryfikacji kontrahenta może być rzeczywiście przydatna, ale wdrożono ją zbyt szybko, bez przygotowania – zarówno ze strony fiskusa (nie przemyślano do końca wszystkich aspektów jej funkcjonowania), jak i przedsiębiorców, którzy mieli zbyt mało czasu, aby dostosować się do nowego rozwiązania, chyba że założeniem ustawodawcy było testowanie go „na żywym organizmie”. Jednak nawet w takim przypadku zasadny byłby dłuższy, co najmniej roczny okres wdrażania białej listy i zawieszenie sankcji. Zapewniłoby to – zarówno biurom rachunkowym, jak i bankom – czas niezbędny na przygotowanie odpowiednich rozwiązań informatycznych.

Odpowiedzialność za błędy, które mogą powstać wskutek niesprawdzenia danych z białej listy i wpłaty na niewłaściwy rachunek bankowy, spoczywa przede wszystkim na podatnikach. Aby jednak uniknąć nieporozumień w tym zakresie, biura rachunkowe powinny zadbać o odpowiednie zapisy w umowach, wyraźnie wskazujące na obowiązki biura i klienta. Nawet jeśli biuro przyjmie na siebie obowiązek zawiadamiania US o przelewach na rachunek niewidniejący na białej liście[2], napotka zasadniczy problem, którym jest zbyt krótki (3-dniowy) termin na wywiązanie się z niego. Stąd biura w większości przypadków poinformowały klientów, że nie będą składać takich zawiadomień, bo nie mają bieżącej informacji o zlecanych przez nich przelewach.

Mechanizm podzielonej płatności

Na początku listopada 2019 r. weszły w życie przepisy ustawy o VAT, wprowadzające obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Jego istota polega na tym, że płatność za nabytą usługę lub towar dzieli się na kwotę VAT i kwotę należności netto, wpływające na dwa osobne rachunki bankowe usługodawcy lub dostawcy. Obowiązkiem stosowania MPP zostały objęte dostawy towarów i usługi, wymienione w zał. nr 15 do ustawy o VAT, ale tylko wtedy, gdy łączna kwota należności przekracza 15 tys. zł.

Transakcja objęta MPP wymaga odpowiedniego opisania na fakturze, przez zamieszczenie na niej adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”. Obowiązek stosowania MPP dotyczy wszystkich nabywców, łącznie z firmami zagranicznymi, które są zarejestrowane na potrzeby VAT w Polsce. Środki zgromadzone na rachunku VAT można wykorzystać do opłacenia podatków (VAT, CIT, PIT, akcyzy, cła) lub składek ZUS.

Niedopełnienie obowiązku wynikającego z ustawy o VAT wiąże się z sankcjami dla obu stron transakcji. Dla nabywcy – który nie podzielił zapłaty zgodnie z MPP – sankcje mają formę dodatkowego zobowiązania podatkowego w VAT (w wysokości 30%) oraz wyłączenia prawa zaliczenia zapłaty do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast sprzedawca, który nie zamieścił na fakturze adnotacji, że płatność jest objęta MPP, musi się liczyć z dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w VAT (również w wysokości 30%)[3].

Biura rachunkowe powinny zwrócić uwagę klientów na te obowiązki. Same niewiele mogą, otrzymują bowiem faktury po ich wystawieniu, a często i opłaceniu. Sprawia to, że możliwość korekt jest znacznie ograniczona. W momencie wykrycia błędu polegającego na zapłacie faktury na kwotę wyższą niż limit (15 tys. zł) gotówką zamiast przelewem, niezastosowaniu MPP, wysłaniu przelewu na rachunek, który nie figuruje na białej liście, często jest za późno na jakiekolwiek zmiany, a terminy zgłoszenia pomyłek mogły już dawno minąć.

Rodzi się pytanie, kto powinien za te błędy odpowiadać – klient czy biuro? Biura powinny wdrożyć procedury kontroli, odrzucać faktury wystawione przez klienta w niewłaściwy sposób i go o tym informować. Jeśli takie dokumenty zostaną zaksięgowane, to należy się liczyć z sankcjami, które dotkną klienta, a finalnie z dochodzeniem przez klienta odszkodowania od biura.

Większość biur rachunkowych w okresie poprzedzającym wprowadzenie obowiązkowego MPP wysłała do swoich klientów zarówno informację o tym, że ustalenie, czy dany sprzedany towar lub usługa podlegają MPP, nie wchodzi w zakres umowy o prowadzenie ksiąg, jak i prośbę o otwarcie firmowego rachunku bankowego oraz dostosowanie do nowych przepisów procedur wystawiania faktur. Informowano, że kwestie określenia, które towary i usługi są objęte MPP, zbadania wpływu zmian na finanse firmy i podjęcia konkretnych działań, pozostają w gestii zarządów firm, które powinny skorzystać z pomocy księgowego oraz doradcy podatkowego.

Przy standardowej usłudze prowadzenia ksiąg, kiedy biuro nie wystawia faktur ani nie zarządza w imieniu klienta środkami pieniężnymi, możliwość weryfikacji dokumentów jest bardzo ograniczona. W celu zmniejszenia ryzyka takie biura powinny różnymi kanałami – przez aneksy i informacje wysyłane e-mailem – poinformować o tym, że w przypadku wystąpienia błędu nie ponoszą odpowiedzialności.

Jedną z największych bolączek biur rachunkowych związanych z MPP jest to, że choć programy finansowo-księgowe mają możliwość „wyłapania” faktur w kwotach powyżej 15 tys. zł, to na tym ich możliwości na ogół się kończą. Problemem pozostaje weryfikacja, czy dokumenty, często zawierające wiele pozycji, podlegają obowiązkowemu MPP, czy nie. Niejednokrotnie brakuje na nich właściwego kodu PKWiU, a opisy są na tyle enigmatyczne, że program finansowo-księgowy nie jest w stanie rozpoznać, jakiej transakcji dotyczą. Każda faktura musi więc być sprawdzona przez księgowego.

Podsumowując: biuro rachunkowe powinno uzgodnić z klientem, kto odpowiada za weryfikację transakcji pod kątem stosowania obowiązkowej podzielonej płatności. Takie postanowienia powinny zostać zapisane w umowie lub w aneksie do niej. Dobrym rozwiązaniem mogłoby być ustalenie z klientem, że wszystkie faktury na kwotę powyżej 15 tys. zł zostaną przez niego opłacone w ramach MPP. Oczywiście będzie to mieć wpływ na płynność finansową kontrahentów klienta i niekoniecznie musi być preferowaną przez wszystkich formą płatności.

Nowy JPK_VAT

Podatnicy VAT wkrótce będą mieć obowiązek wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_VAT) według nowej struktury. Plik ten będzie zawierać dane wynikające zarówno z ewidencji, jak i z deklaracji VAT. Dla biur rachunkowych, które z tym obowiązkiem zaczną się zmagać począwszy od rozliczenia za lipiec 2020 r., jest to kolejna zmiana wymagająca aktualizacji oprogramowania komputerowego. Oznacza to dodatkowe wydatki (poprzednia aktualizacja programów do sporządzania JPK stanowiła wydatek rzędu 25% ceny nowego oprogramowania). W wielu biurach może się to wiązać dodatkowo z wymianą sprzętu IT, który nie współpracuje już z nowszymi wersjami oprogramowania.

Motywacją do przeprowadzenia takich inwestycji będzie niewątpliwie chęć uniknięcia dotkliwych sankcji za błędy w JPK. Mogą one wynikać z nieprawidłowości w wykazach faktur zakupu lub sprzedaży bądź być skutkiem błędnego ujęcia danych w JPK.

Przepisy zakładają, że w momencie zauważenia w JPK błędów powinny one zostać niezwłocznie skorygowane wtedy nie grozi kara. Jeśli zatem biuro rachunkowe nie wykryje samodzielnie błędu lub wyśle plik w takiej postaci, że nie będzie możliwa jego weryfikacja, musi się liczyć z wezwaniem US do korekty nieprawidłowego pliku. Dlatego biura rachunkowe muszą wdrożyć odpowiednie procedury, dzięki którym będą mogły szybko zareagować na wszelkie nieprawidłowości oraz wysłać odpowiednio szybko korekty i wyjaśnienia.

Maksymalny czas na dokonanie korekty to – zgodnie z art. 109 ust. 3g ustawy o VAT – 14 dni od dnia otrzymania wezwania do przesłania korekty błędów wskazanych w wezwaniu. Za każdy błąd, uniemożliwiający poprawną weryfikację transakcji w JPK, grozi kara w wysokości 500 zł. Biura rachunkowe od początku roku informują klientów o tej zmianie, bo tylko ścisła współpraca może ustrzec przed karą.

Ulga na złe długi

Została wprowadzona do updop i updof na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych[4]. Dotyczy wierzytelności powstałych po 31.12.2019 r. Po raz pierwszy podatnicy mogą z niej skorzystać w zeznaniu rocznym składanym za 2020 r. Rozwiązanie przyjęte w ustawach o podatku dochodowym jest zbliżone do tego, które funkcjonuje w ustawie o VAT.

Sprawdzanie dotrzymania warunków zapłaty, tak jak w przypadku VAT, samo w sobie nie jest szczególnie kłopotliwe, ale wpływa na sposób przechowywania dokumentów lub dokonywania zapisów na kontach i jest czasochłonne. Przepisy wymagają kolejnych korekt dochodu „w dół” (w razie zalegania z zapłatą) lub „w górę” (w razie spłaty uprzedniej zaległości). System ewidencji lub pozaksięgowej kontroli musi zapewnić ustalenie kwoty i czasu trwania zaległości, a następnie terminu jej spłaty, aby odpowiednio zmniejszyć, a potem ponownie zwiększyć dochód.

Podsumowanie

Uszczelnienie systemu podatkowego i eliminacja z udziału w obrocie nieuczciwych podatników są działaniami niewątpliwie słusznymi i pożądanymi. Jednak nie powinno to następować:

drogą nieustannych zmian, często niedopracowanych, wprowadzanych w życie w zbyt krótkich terminach, ale z groźbą sankcji za potknięcia, ani powodujących wzrost pracy administracyjnej, obciążającej w dużym stopniu podatników,

bez policzenia kosztów, jakie te zmiany rodzą dla przedsiębiorców lub biur prowadzących ich księgi; dziś każda zmiana wymaga modyfikacji lub nowego oprogramowania komputerowego, które trzeba opracować lub – częściej – kupić,

bez wytłumaczenia celu zmian, motywacji, a zarazem przekazania wykonawcom właściwych narzędzi.

Czy wszystkie te zmiany są naprawdę potrzebne i przyczynią się do poprawy ściągalności podatków? Niestety, odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna.

W opinii przedsiębiorców większość zmian w podatkach ma charakter „techniczny” i ich wdrażanie jest obowiązkiem biur rachunkowych, nawet jeśli umowa o świadczenie usług księgowych nie uwzględnia takich czynności. Wielu klientów żyje w przeświadczeniu, że wraz z oddaniem ksiąg rachunkowych do biura zdjęli z siebie obowiązek śledzenia zmian w przepisach i ma to za nich robić biuro.

Tymczasem biura rachunkowe nie są w stanie pokryć dodatkowych kosztów swojej działalności dotychczasowymi opłatami za usługi (pomijam wpływ wszelkich zmian na wydajność i klimat pracy oraz stres pracowników biur). Muszą one obciążyć przedsiębiorców zleceniodawców. Nim to jednak nastąpi, relacje zleceniodawca–biuro zostają zaostrzone, rodzą się konflikty, wielu klientów zmienia biuro. W ostatecznym rachunku dodatkowe koszty przedsiębiorców wpłyną na ceny dostarczanych przez nich towarów i usług. Zapłacą zatem obywatele.