Czy urlop bezpłatny może być udzielony na część dnia pracy

Nie jest to zakazane przez przepisy, nie dają one także podstaw do przyjęcia, że urlop bezpłatny może obejmować jedynie pełne dni pracy. Zakwalifikowanie nieobecności przez część dnia pracy jako urlopu bezpłatnego może jednak powodować trudności w ustaleniu stażu pracy pracownika czy wypełnieniu świadectwa pracy. Bardziej trafne byłoby przyjęcie, że nastąpiło zwolnienie w celu załatwienia sprawy osobistej, za którego czas nie będzie przysługiwać wynagrodzenie.

Urlop bezpłatny może być udzielony na różnej podstawie. Część przepisów narzuca obowiązek obligatoryjnego urlopu bezpłatnego (np. przepisy ustawy o obronie Ojczyzny – w razie powołania pracownika na ćwiczenia wojskowe). Zasadniczo jednak „standardowy” urlop bezpłatny może zostać udzielony na pisemny wniosek pracownika (art. 174 Kp), który może być złożony w postaci elektronicznej lub pisemnej – w przypadku wykonywania pracy zdalnej (art. 67³² Kp). Wniosek o urlop bezpłatny, złożony na mocy art. 174 Kp, jest swobodnie rozpatrywany przez pracodawcę, tj. w żadnym przypadku nie ma on obowiązku uwzględnienia wniosku.

Okres urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie art. 174 Kp nie podlega zaliczeniu do okresu, od którego zależą uprawienia pracownicze. To zastrzeżenie staje się dosyć istotne w kontekście pytania, o czym mowa poniżej.

Kp nie wyznacza granic czasowych możliwego trwania urlopu bezpłatnego (maksymalnej ani minimalnej). Nie zawiera także regulacji podobnej do tej, która dotyczy urlopu wypoczynkowego, wskazującej, że urlop jest udzielany na pełny dzień pracy (jedynie wyjątkowo można go udzielić na niepełną liczbę zaplanowanych w rozkładzie czasu pracy godzin do przepracowania – wtedy, gdy wymiar pozostałego do wykorzystania urlopu jest niższy niż dobowy rozkładowy czas pracy). W części publikacji wskazuje się w związku z tym, że możliwe jest udzielenie urlopu bezpłatnego na część dnia pracy i faktycznie nie jest to zakazane przez regulacje Kp.

W mojej ocenie takie podejście jest jednak o tyle nietrafne, że prowadzi do trudności dokumentacyjnych. Przyjęcie możliwości udzielenia urlopu bezpłatnego na część dnia pracy i świadczenia pracy w pozostałej części rozkładowych godzin tego dnia lub wykorzystanie innej możliwości zwolnienia od pracy (np. 4 godz. urlopu bezpłatnego i 4 godz. zwolnienia na opiekę nad dzieckiem) uniemożliwiłoby ustalenie okresu niezaliczanego do stażu pracy. Nie może on być ustalony w godzinach – dotyczy pełnego dnia, dni, a nie części dni pracy. Podobnie problematyczne byłoby wypełnienie świadectwa pracy, w którym wykazuje się obligatoryjnie okresy urlopów bezpłatnych.

Przyjęcie założenia, że skoro urlop nie obejmował pełnego dnia, to nie wpływa na uprawnienia pracownicze oraz nie jest odnotowywany w świadectwie pracy, byłoby do obrony – jeśli przez cały dzień pracownik nie przebywał na urlopie bezpłatnym, to ten dzień jest w pełni zaliczany do okresu przepracowanego, bo posługujemy się w tym przypadku dniami kalendarzowymi. Warto jednak zastanowić się, czy taka kwalifikacja nieobecności (jako urlopu bezpłatnego) rzeczywiście ma sens, jeżeli jest inna możliwość, niestwarzająca takich problemów dokumentacyjnych.

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może go zwolnić z pracy na określony czas, w celu załatwienia sprawy osobistej (art. 151 § 2¹ Kp). W takiej sytuacji powstaje zobowiązanie do odpracowania czasu zwolnienia. Odpracowanie pozwoli zachować wynagrodzenie. W razie nieodpracowania nastąpi zaś odpowiednie obniżenie wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związkuz tym zwolnieniem. Wydaje się, że takie rozwiązanie będzie prostsze, niż 4-godzinny urlop bezpłatny.