Wliczanie studiów doktoranckich do stażu pracy pracowników służby cywilnej

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 90 ust. 2 i art. 91 ust. 2 ustawy z 21.11.2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 409) do okresów pracy uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę w służbie cywilnej i do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne udowodnione okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Takim odrębnym przepisem jest ustawa z 20.07.2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1571). Jej art. 208 ust. 3 stanowi, że okres kształcenia w szkole doktorskiej, nie dłuższy niż 4 lata, zalicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Konieczną przesłanką jest uzyskanie tytułu doktora przez pracownika, któremu będą przysługiwały te uprawnienia.

Przepisy nakazujące uwzględnianie 4 lat studiów doktoranckich w stażu pracy nie zmieniły się w ostatnim czasie. Wcześniej taka zasada obowiązywała również na gruncie ustawy z 27.07.2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, uchylonej 1.10.2018 r. (art. 198 ust. 3). Nawet jeśli przyjąć, że w dokumentacji pracowniczej zabrakło stosownej informacji (czytelnik o tym nie wspomina), powstaje pytanie, dlaczego przez lata pracodawca nie prosił o jej uzupełnienie – wiedział przecież, że ma do czynienia z pracownikami z tytułem doktora (dyplomy są w aktach osobowych). Taki stan rzeczy nie zwalnia też pracodawcy z dochowania należytej staranności w kwestii prawidłowości rozliczeń finansowych.

Braki w dokumentacji to nie przeszkoda

Jak wynika z § 4 ust. 5 rozporządzenia Prezesa RM z 29.01.2016 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 670), jeżeli w aktach osobowych brakuje odpowiedniej dokumentacji, warunkiem przyznania dodatku za wysługę lat jest udokumentowanie przez członka korpusu służby cywilnej prawa do tego dodatku. Dodatek wypłaca się wówczas po udokumentowaniu przez członka korpusu prawa do niego (lub prawa do wyższej stawki dodatku).

Oznacza to, że jeśli z przedstawionych przez pracownika służby cywilnej nowych dokumentów wynika, że wcześniej nabył on prawo do dodatku za wieloletnią pracę w służbie cywilnej (albo do dodatku w wyższej wysokości), należy mu się określone wyrównanie. Prawo do dodatku stażowego powstaje zawsze w dacie upływu okresów wymaganych przepisami prawa pracy do jego nabycia.

Potwierdza to stanowisko Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów[1], w myśl którego członkowi korpusu służby cywilnej, legitymującemu się odpowiednim stażem pracy, przysługuje dodatek za wysługę lat w wysokości zgodnej z ustawą i ww. rozporządzeniem, niezależnie od wiedzy pracodawcy co do jego faktycznego stażu pracy. I choć, co podkreśla Departament, to na członku korpusu spoczywa obowiązek udokumentowania prawa do dodatku lub wykazania, że przysługuje mu on w wysokości wyższej niż przyznany, nie ma podstaw prawnych do obciążenia pracownika negatywnymi konsekwencjami dopełnienia obowiązku wykazania stażu pracy dopiero po przyznaniu dodatku, w szczególności polegającymi na przyznaniu go w wysokości niższej niż zgodna z ustawą i rozporządzeniem.

Na pracodawcy, niezależnie od formalnych zaniechań pracownika, spoczywa zatem obowiązek uregulowania na rzecz pracownika przysługującej mu kwoty dodatku za wysługę lat, wraz z wyrównaniem.

Przedawnienie

Warto tu także odnieść się do kwestii przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy z uwagi na wskazanie przez Czytelnika, że niewliczanie studiów doktoranckich do stażu pracy trwało przez długi czas.

Zgodnie z art. 291 Kp co do zasady roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Terminy przedawnienia nie mogą być skracane ani przedłużane przez czynność prawną.

Dodatek stażowy stanowi element wynagrodzenia. Wynagrodzenie za pracę jest wymagalne w dniu ustalonym i wskazanym np. regulaminem pracy obowiązującym u pracodawcy, jako termin wypłaty.

Na podstawie art. 292 Kp po upływie terminu przedawnienia roszczenia ze stosunku pracy ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może się uchylić od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia.

Gdy roszczenie przysługuje pracownikowi, legitymację do wykorzystania instytucji przedawnienia będzie miał zatem pracodawca. I to on może z niej skorzystać bądź nie. Gdyby się okazało, że pracodawca nie naliczał i nie wypłacał należnego dodatku stażowego np. od 5 lat, to uwzględniając przedawnienie, będzie zobowiązany do wyrównania zaległego wynagrodzenia jedynie za ostatnie 3 lata.

Bieg przedawnienia może jednak – w określonych prawem przypadkach – ulec:

• wstrzymaniu (gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów) lub
• przerwaniu (przez uznanie roszczenia lub przez każdą czynność przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów lub egzekwowania roszczeń przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia).

Zapytania i informacje kierowane do pracodawcy w przedmiocie uwzględniania okresu studiów doktoranckich w stażu pracy, nawet wezwania do zapłaty, nie przerywają jednak biegu przedawnienia. Są to czynności pozasądowe, które zwracają uwagę dłużnika na istnienie roszczenia, ale nie mają mocy prawnej do przerwania biegu przedawnienia.

Reasumując: jednostka powinna uregulować przysługujące pracownikom – w związku z doliczeniem do stażu pracy 4 lat studiów doktoranckich – wyrównanie wynagrodzenia wraz z odsetkami za opóźnienie w realizacji świadczenia pieniężnego (tj. wypłaty wynagrodzenia). Ponadto, ponieważ:

• wypłata wynagrodzenia w zaniżonej wysokości jest traktowana jako spóźnienie spełnienia niewypłaconej części świadczenia,
• w myśl art. 282 § 1 pkt 1 Kp bezpodstawne obniżenie wysokości świadczenia stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika,

pozostaje jeszcze do załatwienia kwestia odpowiedzialności dyscyplinarnej i porządkowej tych, którzy przez lata tolerowali nieprawidłowości w wypłacie należnego pracownikom wynagrodzenia.