Jak liczyć wynagrodzenie za zwolnienie na opiekę na dziecko

Reguły zwolnienia

Pracownik, który wychowuje przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, ma prawo do zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godz. w ciągu roku kalendarzowego (dalej zwolnienie), bez względu na liczbę dzieci (art. 188 § 1 Kp). Jeżeli jego norma czasu pracy jest niższa niż 8 godz., to przy wykorzystaniu zwolnienia w wymiarze godzinowym, przysługuje ono w wymiarze odpowiednim do obowiązującej go normy, np. pracownikowi należy się 14 godz. zwolnienia przy normie 7 godz. (art. 188 § 4 Kp). Zwolnienie udzielane w wymiarze godzinowym niepełnoetatowemu pracownikowi ustala się natomiast proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy, zaokrąglając w górę do pełnej godziny niepełną godzinę zwolnienia (art. 188 § 3 Kp).

O dziennym lub godzinowym sposobie wykorzystania zwolnienia decyduje sam pracownik, ale później nie może już zmienić dokonanego wyboru. Czyni to w pierwszym wniosku o udzielenie zwolnienia, składanym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 188 § 2 Kp). Może wystąpić o całość zwolnienia jednorazowo lub w częściach. Nie musi przy tym uzasadniać potrzeby wykorzystania prawa do opieki nad dzieckiem w konkretnym terminie i wymiarze. 

Uprawnienie do zwolnienia powstaje w roku kalendarzowym, w którym dziecko (dzieci) pracownika się urodziło, a ustaje z datą ukończenia przez nie 14. roku życia. Jeżeli pracownik nie zrealizuje go w danym roku kalendarzowym, nie przechodzi ono na rok następny. Zwolnienie nie jest bowiem urlopem wypoczynkowym, który staje się zaległy w takiej sytuacji.

Uwaga: jeśli oboje rodzice lub opiekunowie są zatrudnieni, z uprawnienia może korzystać tylko jedno z nich (art. 1891 Kp).

Należne wynagrodzenie

Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 188 § 1 Kp). Ponieważ przepisy kodeksowe nie wskazują sposobu jego obliczania, pracodawca musi zastosować § 5 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 927). Oblicza zatem to wynagrodzenie według zasad obowiązujących przy wynagrodzeniu urlopowym, z tym że składniki stałe i zmienne wynagrodzenia przyjmuje z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie.

To ten przepis zawiera odpowiedź na pytanie Czytelnika. Do niego też odnosi się GIP w piśmie z 21.02.2025 r., GIP-GBI.0701.22.2025.3 (dalej pismo GIP). Urząd stwierdza w nim, że w przypadku zwolnienia okolicznościowego zmienne składniki wynagrodzenia, takie jak premie czy dodatki, będziemy ustalać w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym zwolnienie przypada, bez względu na termin wypłaty tych składników.

Dwa dni, czyli ile godzin

Z art. 188 § 1 Kp można by wnioskować, że 2 dni zwolnienia to zawsze 16 godz. (bez względu na rozkład czasu pracy pracownika w dniach korzystania ze zwolnienia), skoro tyle wynosi zwolnienie godzinowe. Można też nie łączyć wymiarów, ale traktować je osobno. Na to drugie podejście wskazuje pismo GIP: W przypadku decyzji o korzystaniu ze zwolnienia od pracy w formie 2 dni, zwolnienie takie będzie obejmowało pełny dzień roboczy, bez względu na liczbę godzin zaplanowaną do przepracowania zgodnie z rozkładem czasu pracy. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik w pierwszym wniosku zdecyduje się korzystać z opieki w wymiarze godzinowym, to wymiar tego zwolnienia będzie wynosił 16 godz.