Zmiana wewnętrznych regulacji w przypadku zlecania nadgodzin przed godziną rozpoczęcia pracy

Zmiana rozkładu

Polecenie wykonywania dodatkowej pracy może skutkować pracą w godzinach nadliczbowych lub w dniach wolnych od pracy. Niekiedy pracodawca może także chwilowo zmienić rozkład (harmonogram) czasu pracy. Są to jednak sytuacje wyjątkowe i taka zmiana wymaga spełnienia kilku warunków.

Opisany w pytaniu pracodawca planuje pracę pracowników w harmonogramach czasu pracy w dwóch opcjach czasowych i stałych dniach pracy. Jest przy tym związany zapisami obwieszczenia o czasie pracy, które wyznacza, w jakich granicach czasowych może się poruszać. Grafik nie może przewidywać pracy wykraczającej poza poniedziałek–piątek i przedział godzinowy 6.00–18.00. Według obecnych jego zapisów nie można zatem zaplanować zwykłej pracy od 5.00. W każdym przypadku taka praca jest zlecana dodatkowo, poza harmonogramem.

Dla możliwości planowania pracy od godz. 5.00 niezbędna byłaby więc zmiana obwieszenia o czasie pracy. Zmiana taka wejdzie w życie po upływie 2 tyg. od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Rozwiązanie to będzie jednak pomocne wówczas, gdy konieczność wcześniejszej pracy (od godz. 5.00) jest przewidywana z wyprzedzeniem (harmonogram jest tworzony na co najmniej miesiąc i przekazywany na co najmniej tydzień przed okresem nim objętym).

Jeżeli pytanie odnosi się do sytuacji nagłych, to w większości przypadków nawet przy zmianie zapisów obwieszczenia dotyczących rozkładowych godzin pracy nie będzie możliwości zmiany harmonogramu (i przyjęcia np. zamiast pracy zaplanowanej wcześniej w godz. 6.00–14.00 innych godzin, np. 5.00–13.00).

Zmiany harmonogramu bez wniosku pracownika mogą być dokonywane wyjątkowo. Dopuszcza je zarówno MPiPS[1], jak i Państwowa Inspekcja Pracy (pismo z 6.04.2009 r., GPP-417-4560-19/09/PE/RP). Resort pracy w stanowisku z 18.10.2013 r. wskazał, że obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują kwestii modyfikacji grafików. Z art. 129 Kp nie wynika ani zakaz dokonywania zmian, ani też ich dopuszczalność. Według MPiPS źródłem ew. zmian mogą być przyczyny obiektywne. PIP wskazuje, że zmiany harmonogramów są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w Kp (art. 151³ i art. 151¹¹). Konieczne jest zatem wprowadzenie odpowiednich zapisów do obwieszczenia o czasie pracy.

Zmiana harmonogramu przez pracodawcę nie może służyć omijaniu przepisów o zlecaniu i rekompensowaniu pracy w dniach wolnych od pracy i pracy nadliczbowej. Można ją dopuścić wówczas, gdy ze względu na sytuację nieznaną w chwili tworzenia grafiku – w szczególności wynikającą z nieplanowanej nieobecności pracownika – zmiana jest nieodzowna z powodu konieczności zapewnienia ciągłego toku pracy na danym stanowisku. Zasadniczo dotyczyłoby to więc przypadków, w których od godz. 5.00 rano praca byłaby już wcześniej dla kogoś zaplanowana. Zmiany harmonogramów nie mogą być dokonywane jedynie z uwagi na potrzebę zlecenia dodatkowej pracy, gdyż taka powinna być polecana w ramach pracy nadliczbowej. Najprawdopodobniej zatem dodatkowa praca od godz. 5.00 musi być nadal rozliczana jako praca nadliczbowa.

Niedziela i święto

Pracodawca planuje pracę od poniedziałku do piątku. Nie wskazał w pytaniu, czy zmienił przedział czasowy, w którym praca jest uznana za wykonywaną w niedzielę lub święto. Zgodnie z Kp za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godz. 6.00 w tym dniu a godz. 6.00 w dniu następnym, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Jeżeli w obwieszczeniu o czasie pracy nie wskazano innych godzin, to praca od godz. 5.00 w poniedziałek lub w dniu kalendarzowym przypadającym po święcie jest wykonywana przez godzinę odpowiednio w niedzielę lub święto.

Powstaje kwestia samej dopuszczalności takiej pracy – w niedziele i święta mogą być realizowane jedynie prace wynikające z katalogu prac dopuszczalnych w te dni (por. art. 151¹⁰ Kp, który nie zawiera prac wykonywanych z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy). Jest też ona w specjalny sposób rekompensowana – co do zasady dniami wolnymi od pracy (art. 151¹¹ Kp). W przypadku powstania w tym przedziale pracy nadliczbowej przysługuje za nią 100-proc. dodatek.

Konieczna jest zmiana godzin granicznych wskazanych w Kp, np. na czas od godz. 5.00 do 5.00 następnego dnia albo od godz. 0.00 do 24.00 tego dnia (czyli przyjęcie kalendarzowej niedzieli i święta).

Pora nocna

Należy również zwrócić uwagę na określoną przez pracodawcę porę nocną (przy braku regulaminu pracy trzeba pamiętać, że pora nocna ma zostać wskazana w informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 Kp; zmiana pory nocnej wymaga zmiany tej informacji).

Pora nocna to 8 kolejnych godzin przypadających w przedziale 21.00–7.00. Najczęściej określana jest na pełne godziny (21.00–5.00, 22.00–6.00, 23.00–7.00), ale można operować godzinami niepełnymi – wskazać np. na czas od godz. 21.30 do 5.30 czy od 22.45 do 6.45).

Jeżeli pora nocna to czas od godz. 22.00 do 6.00 (przedział czasowy stosunkowo często określany przez pracodawców jako „noc”), to praca od 5.00 do 6.00 skutkowałaby koniecznością naliczania dodatku za pracę w nocy. Wynosi on 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w czasie wykonywania pracy w nocy (na wysokość dodatku nie wpływa wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracownika). W 2024 r. to kwota od 4,67 do 5,66 zł za godzinę, w zależności od miesiąca. Kolejna kwestia to praca w godzinach nadliczbowych w porze nocnej. Przy rozliczaniu jej dodatkiem będzie on wynosić 100% (art. 151¹ Kp).

Odnośnie do pory nocnej nie chodzi tylko o dodatki, lecz także o samo zatrudnianie w nocy w kontekście zakazów dotyczących pewnych grup pracowników. Zwykle zakaz pracy w godzinach nadliczbowych idzie w parze z zakazem pracy w porze nocnej, jednak są wyjątki. Rodzic dziecka do 8. roku życia mógł np. wyrazić zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych, ale nie w porze nocnej. Pracownik niepełnosprawny mógł uzyskać zgodę lekarza na pracę w nadgodzinach, ale nawet nie wnioskował o zgodę na pracę w nocy, bo nie było mu to potrzebne. Żadna z tych osób nie mogłaby otrzymać polecenia pracy od godz. 5.00, jeżeli pora nocna trwałaby do 6.00. Może to zaś utrudnić organizację pracy, gdyż niektórym pracownikom nie można narzucić pracy w tym przedziale czasowym.