Służbowe ręczniki wolne od PIT i składek

Środki ochrony indywidualnej

Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające go przed niebezpiecznymi i szkodliwymi dla zdrowia czynnikami w środowisku pracy, zadbawszy o to, by spełniały one wymagania oceny zgodności oraz posiadały odpowiednie właściwości ochronne i użytkowe (art. 237⁶ § 1 i 3 Kp). Ma przy tym obowiązek:

• poinformowania pracowników o sposobach posługiwania się nimi,
• ustalenia w specjalnym wykazie rodzajów tych środków, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne, oraz przewidywanych okresów ich użytkowania (art. 237⁸ § 1 Kp),
• zapewnienia ich prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania (art. 237⁹ § 2 Kp),
• przechowywania ich w odpowiednim miejscu tylko do tego przeznaczonym, jeśli w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237¹⁰ § 1 Kp).

Za środki ochrony indywidualnej uważa się przy tym wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu. Jednak nie zalicza się do nich:

• zwykłej odzieży roboczej i mundurów, które nie są przeznaczone do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracownika,
• środków ochrony indywidualnej używanych przez wojsko, Policję i inne służby utrzymania porządku publicznego,
• wyposażenia stosowanego przez służby pierwszej pomocy i ratownicze,
• środków ochrony indywidualnej stosowanych na podstawie przepisów Prawa o ruchu drogowym,
• wyposażenia sportowego,
• środków służących do samoobrony lub odstraszania,
• przenośnych urządzeń do wykrywania oraz sygnalizowania zagrożeń i naruszania porządku publicznego.

Wynika tak z § 2 pkt 9 rozporządzenia MPiPS z 26.09.1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 169 poz. 1650; dalej – rozporządzenie).

Środki higieny osobistej

Biorąc powyższe pod uwagę, spółka mylnie zaklasyfikowała wydawane ręczniki do środków ochrony indywidualnej. Są to bowiem środki higieny osobistej, które pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom w ilości i rodzajach dostosowanych do specyfiki i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach (art. 233 Kp, § 115 rozporządzenia). Jest to ściśle powiązane z koniecznością zapewnienia załodze stosownych urządzeń higieniczno-sanitarnych. Do środków higieny osobistej zalicza się zatem mydła, żele do kąpieli, szampony, ale również ręczniki papierowe i materiałowe. Pracodawca musi je dostarczyć, nie może zwolnić się z tego obowiązku poprzez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego. Ich ilość i rodzaj powinien dopasować do specyfiki i ewentualnie stopnia zanieczyszczenia ciała na konkretnych stanowiskach pracy. Najlepiej, jeśli sporządzi wykaz lub listę stanowisk z przypisaną do nich liczbą ręczników oraz częstotliwością ich wydawania, konsultując to z pracownikami lub ich przedstawicielami (do czego jest zobowiązany zgodnie z art. 237^11a § 1 Kp).

Podstawa zwolnienia

Wolne od PIT są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).

Niemal identycznie brzmi zwolnienie ubezpieczeniowe w tym zakresie (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego).

Bez wątpienia ręczniki udostępnione pracownikom na mocy art. 233 Kp stanowią świadczenia rzeczowe bhp. A jeżeli przyznanie ręczników kąpielowych pracownikom na stanowiskach robotniczych i nierobotniczych nastąpiło na podstawie przepisów bhp oraz zasady jego przyznawania wynikały z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych, to ww. świadczenie korzysta ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof – wynika z interpretacji KIS z 20.02.2026 r. (0115-KDIT2.4011.724.2025.1.KC).