Pobór zaliczek na PIT od wpłat do pracowniczych planów kapitałowych finansowanych przez pracodawcę

Zasady gromadzenia środków w pracowniczych planach kapitałowych (PPK), w tym m.in. finansowania i dokonywania wpłat do PPK, określa ustawa z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jedn. DzU z 2026 r. poz. 192; dalej ustawa o PPK).

Podmiot zatrudniający ma obowiązek obliczenia i wniesienia do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez siebie, a także do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i wniesienia wpłat finansowanych przez tego uczestnika (art. 28 ust. 2 ustawy o PPK). Wpłaty są dokonywane w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (art. 28 ust. 4 ustawy o PPK). Są natomiast obliczane (i pobierane od uczestnika PPK w finansowanej przez niego części) w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający (art. 28 ust. 3 ustawy o PPK).

Z tytułu wpłat do PPK, w części finansowanej przez podmiot zatrudniający, pracownik uzyskuje świadczenie zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, tj. do źródła przychodów, o którym mowa w art. 12 updof. Na pracodawcy ciążą więc w tym przypadku analogiczne obowiązki płatnika jak w stosunku do wynagrodzeń i innych świadczeń wypłacanych pracownikom.

Przychód pracownika z tytułu wpłat do PPK finansowanych przez pracodawcę powstaje w momencie postawienia środków pieniężnych do jego dyspozycji, czyli w dniu wpłaty środków do wybranej instytucji finansowej prowadzącej PPK.

Skoro spółka wnosi wpłaty na rachunek pracownika w PPK w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one obliczone, to dopiero w tym momencie pracownik uzyskuje przychód z tego tytułu. W miesiącu wpłaty środków finansowanych przez pracodawcę aktualizuje się też obowiązek spółki jako płatnika do pobrania zaliczki na PIT od tej wpłaty. Pobierając zaliczkę w miesiącu wcześniejszym (sporządzenia listy płac), spółka postępuje nieprawidłowo.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe. Przykładowo, w interpretacji z 19.02.2026 r. (0113-KDIPT2-3.4011.963.2025.1.GG) KIS uznała za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, który argumentował, że kluczowy dla ustalenia momentu powstania przychodu jest moment „otrzymania” świadczenia. W przypadku PPK pracownik otrzymuje przysporzenie majątkowe w momencie, gdy środki finansowe zostają faktycznie wpłacone na jego rachunek w instytucji finansowej zarządzającej PPK. Sam moment naliczenia składki na liście płac jest jedynie czynnością techniczną i nie powoduje jeszcze przysporzenia po stronie pracownika, dopóki środki nie wyjdą z rachunku pracodawcy. (…) Pobranie podatku w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, podczas gdy przelew do PPK następuje w miesiącu kolejnym, prowadzi do opodatkowania przychodu, który w sensie prawnym jeszcze nie powstał.

KIS nie zakwestionowała przy tym prawdziwości postawionej przez wnioskodawcę tezy, że jeżeli pracodawca wypłaca wynagrodzenie 10 lutego, a przelew do instytucji finansowej realizuje np. w marcu (zgodnie z terminami ustawowymi PPK), to przychód po stronie pracownika powstaje w marcu. W konsekwencji, zaliczka na podatek dochodowy od tej wpłaty powinna zostać pobrana przy najbliższej wypłacie po powstaniu przychodu (czyli przy wypłacie marcowej lub kwietniowej), a nie „z góry” w lutym.

W interpretacjach KIS był też jednak wyrażany pogląd, że gdy dodatkowy, niepieniężny przychód zostaje pracownikowi postawiony do dyspozycji już po wypłacie wynagrodzenia w danym miesiącu, to z uwagi na brak środków płatnik nie ma obowiązku poboru zaliczki na podatek w tym miesiącu. Nie ma również podstaw prawnych do opodatkowania takiego świadczenia w miesiącu następnym. Obowiązek rozliczenia podatku ciąży wówczas na pracowniku.

Jak wskazano w piśmie z 12.09.2017 r. (0113-KDIPT3.4011.192.2017.2.AJ), w przypadku powstania przychodu w postaci nieodpłatnych świadczeń czy też świadczeń częściowo odpłatnych w sytuacji, gdy wnioskodawca jako płatnik oprócz wskazanego świadczenia nie przekazuje dochodu w formie pieniężnej lub też dochód ten został wypłacony przed uzyskaniem świadczenia nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego, (…) płatnik zobowiązany jest wykazać w rocznej informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) jedynie wartość przychodu, a pracownik jest obowiązany uwzględnić go w rocznym zeznaniu podatkowym składanym do US i od sumy uzyskanych w danym roku podatkowym dochodów zapłacić należny podatek. W takiej sytuacji płatnik nie jest zobowiązany do odprowadzenia zaliczki na PIT, gdyż nie ma faktycznych możliwości pobrania tej zaliczki.

Podobnie w piśmie KIS z 10.12.2024 r. (0112-KDIL2-1.4011.833.2024.1.AK) czytamy: Płatnik powinien pobrać zaliczkę w takiej wysokości, jaka jest możliwa ze względu na wysokość środków pieniężnych wypłaconych pracownikowi. Natomiast, jeżeli nie ma takiej możliwości, w informacji PIT-11 płatnik powinien wskazać, że wartość pobranej zaliczki wynosi „0”. (…) W sytuacji wskazanej przez Państwa nie istnieje obowiązek wpłacania przez pracownika zaliczki płatnikowi. Również Państwo nie mają obowiązku wpłacenia z własnych środków zaliczki od dochodu pracownika.

Taki sposób postępowania nie budzi wątpliwości, jeśli podatnik nie uzyskuje od pracodawcy w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu) żadnych wypłat pieniężnych (bo np. otrzymuje świadczenie pozapłacowe w czasie, gdy przebywa na urlopie wychowawczym – takiej właśnie sytuacji dotyczyło drugie z przywołanych pism). Nasuwają się one jednak, gdy wpłata do PPK (w ustalonej znacznie wcześniej wysokości) jest dokonywana zaledwie kilka dni po wypłacie pensji w danym miesiącu. Powstaje pytanie o zasadność takiego podejścia, tym bardziej że wpłaty do PPK następują cyklicznie co miesiąc, w tym samym trybie, co dla pracownika może oznaczać niedopłatę PIT za wszystkie miesiące roku. Pracodawca ma w takim przypadku do wyboru dwa rozwiązania – albo wnosić co miesiąc wpłaty do instytucji finansowej najpóźniej w terminie wypłaty wynagrodzenia (co bez żadnych wątpliwości umożliwi pobór zaliczki na PIT od nieodpłatnego świadczenia z wypłacanej pensji), albo zwrócić się do KIS o wydanie interpretacji indywidualnej potwierdzającej:

• brak obowiązku poboru zaliczki na PIT bądź
• możliwość jej poboru z wynagrodzenia wypłacanego w tym samym miesiącu przed terminem wpłaty do PPK, bądź
• możliwość jej poboru z wynagrodzenia wypłacanego w miesiącu następnym.