Jak wykazać w świadectwie pracy ekwiwalent za urlop dodatkowy

W świadectwie pracy podaje się dane wyłącznie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok, w którym doszło do ustania zatrudnienia. Podstawowy urlop wypoczynkowy (tj. wynikający z Kp) oraz urlop dodatkowy ujmuje się w osobnych rubrykach. Nie wykazuje się urlopu zaległego, tj. należnego za poprzednie lata.

Ekwiwalent za urlop podstawowy…

Z pytania wynika, że pracownik został nieprawidłowo rozliczony z urlopu wypoczynkowego na dzień rozstania z pracodawcą.

Zatrudnionemu, który nie zdążył wykorzystać urlopu wypoczynkowego w całości lub w części do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, co do zasady przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 Kp). Ustala się go zarówno za zaległy, jak i za bieżący urlop wypoczynkowy (wyrok SN z 29.03.2001 r., I PKN 336/00). W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z osobą uprawnioną do kolejnego urlopu, u dotychczasowego pracodawcy należy się jej urlop proporcjonalny do okresu przepracowanego w tym roku, chyba że wcześniej wykorzystała już cały urlop lub urlop w wyższym wymiarze (art. 155¹ § 1 pkt 1 Kp). Niepełny dzień urlopu zaokrągla się przy tym w górę do pełnego dnia (art. 155³ § 1 Kp).

Jeśli chodzi o bieżący urlop podstawowy (za 2026 r.), to pracownikowi, o którym mowa w pytaniu, należy się 7 dni (26 : 12 × 3 = 6,5; w zaokrągleniu 7). Powinien zatem dostać ekwiwalent za 7 dni (a nie za 8) niewykorzystanego urlopu podstawowego.

…i za urlop dodatkowy

Po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności pracownik uzyskuje prawo do 10 dni roboczych dodatkowego urlopu wypoczynkowego na rok kalendarzowy. Sprawdzając minimalny wymóg przepracowania jednego roku, sumuje się okresy zatrudnienia u wszystkich pracodawców, przy czym zasadniczo roczny termin biegnie od daty wydania orzeczenia. Wynika tak z art. 19 ust. 1, art. 20c i art. 2a ustawy z 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 913; dalej ustawa o rehabilitacji). Jednak urlop dodatkowy nie przysługuje osobie uprawnionej na mocy odrębnych przepisów do urlopu w wymiarze wyższym niż 26 dni, chyba że ten wyższy wymiar oznacza mniej niż 10 dni dodatkowego urlopu (art. 19 ust. 2 i 3 ustawy o rehabilitacji).

Tylko pierwszy urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego nie może ulec skróceniu. Każdy kolejny – w ślad za urlopem podstawowym – ulega proporcjonalnemu obniżeniu w roku kalendarzowym, w którym następuje ustanie zatrudnienia (odpowiednio stosuje się art. 155¹ § 1 pkt 1 Kp). W takim przypadku spółka powinna była wypłacić pracownikowi ekwiwalent za 3 dni robocze (a nie za 10 dni) niewykorzystanego urlopu dodatkowego (10/12 × 3).

Co w świadectwie pracy

Jeśli spółka przez pomyłkę wypłaciła pracownikowi ekwiwalent za 41 dni zamiast za 33 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, to może wezwać go do zwrotu nienależnej kwoty. Pracownik ma jednak prawo odmówić zwrotu.

Jak bowiem czytamy w wyroku SN z 9.01.2007 r. (II PK 138/06), pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia. Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.

Jeżeli pracownik nie zwróci nienależnie wypłaconego ekwiwalentu, to niezależnie od tego, czy pracodawca będzie dochodzić jego zwrotu przed sądem (co ma niewielkie szanse powodzenia), czy też zrezygnuje z roszczenia, w świadectwie pracy powinien wykazać stan faktyczny, czyli faktycznie wypłaconą kwotę, nawet jeśli była niepoprawna. Informacje te są bowiem ważne dla ewentualnego nowego pracodawcy. Jeśli po jakimś czasie były pracownik odda nadpłatę, trzeba będzie skorygować świadectwo pracy.

W oddzielnych rubrykach

W świadectwie pracy wpisuje się osobno podstawowy (kodeksowy) urlop wypoczynkowy i osobno – dodatkowy. W ust. 6 pkt 2 świadectwa należy podać wyłącznie liczbę dni i godzin podstawowego urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny (§ 2 ust. 1 pkt 6 i 16 rozporządzenia MRPiPS z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy; tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1016). Odrębnie z tej puli wskazuje się przy tym liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego na krótką niedyspozycję, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy zgodnie z art. 167² Kp. Trzeba przy tym pamiętać, że jeden dzień urlopu pracownika zaliczonego do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, którego norma czasu pracy wynosi 7 godz. (a tak zazwyczaj jest), odpowiada 7 godzinom pracy. W tej rubryce świadectwa pracodawca powinien zatem wpisać 8 dni (56 godz.) urlopu podstawowego. Z pytania Czytelnika nie wynika, czy i ile dni z tej puli zatrudniony wykorzystał w formule na krótką niedyspozycję.

Dane dotyczące urlopu dodatkowego wykazuje się natomiast w ust. 6 pkt 15 świadectwa – w ten sam sposób, co przy urlopie kodeksowym, a więc 10 dni (70 godz.) urlopu dodatkowego.

Uwaga: można się też spotkać z poglądem, że wymiary urlopów kodeksowego i dodatkowego należy zsumować, a od tej sumy obliczyć urlop proporcjonalny, który następnie wpisuje się wyłącznie w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy. Moim zdaniem taki sposób postępowania nie jest poprawny, na co wskazują systematyka rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, wzór świadectwa pracy oraz objaśnienia do tego wzoru zamieszczone w załączniku do powyższego rozporządzenia.

Przy normie 8-godzinnej

Zasadniczo czas pracy niepełnosprawnego zaliczonego do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godz. na dobę i 35 godz. tygodniowo (art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji). Wyjątkowo może on pracować według normy dobowej 8 godz. – pod warunkiem że jest zatrudniony przy pilnowaniu, a na jego wniosek wyraził na to zgodę lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub (w razie braku tego ostatniego) lekarz sprawujący nad nim opiekę (art. 16 ustawy o rehabilitacji). Gdyby więc do pracownika miała zastosowanie norma dobowa 8 godz., trzeba by odpowiednio przeliczyć podane w pytaniu wartości godzinowe urlopu. W takim przypadku w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy należałoby wpisać 8 dni (64 godz.) urlopu, a w ust. 6 pkt 15 – 10 dni (80 godz.) urlopu dodatkowego.