Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu – najnowsze interpretacje ZUS - 67

Które zdarzenia brać pod uwagę przy składce wypadkowej

Wypadki przy pracy, jak i zrównane z nimi należy uwzględnić przy ustalaniu składki wypadkowej – decyzja ZUS z 8.01.2020 r. (DI/100000/43/1377/2015).

Spółka przekazuje do ZUS informacje m.in. o liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem oraz w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które wystąpiły w danym roku (zgodnie z art. 31 ust. 6 w zw. z art. 31 ust. 3 ustawy wypadkowej). Na tej podstawie ZUS ustala wysokość wskaźnika korygującego, a co za tym idzie – wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Przepisy milczą na temat ew. obowiązku raportowania liczby poszkodowanych w wypadkach, które nie są wypadkami przy pracy, a jedynie wypadkami traktowanymi na równi z nimi w zakresie uprawnienia do świadczeń określonych w ustawie (art. 3 ust. 2 ustawy wypadkowej). Podobnie wzór informacji ZUS IWA odwołuje się tylko do poszkodowanych w wypadkach przy pracy (oraz odpowiednio – do poszkodowanych w śmiertelnych i ciężkich wypadkach przy pracy).

W spółce 4 osoby zostały poszkodowane w wypadkach przy pracy i 1 osoba w wypadku traktowanym na równi z wypadkami przy pracy.

Czy w ZUS IWA należy wykazać tylko te 3 osoby, czy także czwartą?

Stanowisko ZUS: Jak wynika z art. 31 ust. 3 pkt 1–3 ustawy wypadkowej, płatnik składek przekazuje w ZUS IWA dane dotyczące liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich oraz liczbę zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Definicję „wypadku przy pracy” określa art. 3 ust. 1–5 ustawy wypadkowej.

Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą (art. 3 ust. 1):

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych,
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia,
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Na równi z wypadkiem przy pracy, w zakresie uprawnienia do świadczeń określonych w ustawie wypadkowej, traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ (art. 3 ust. 2):

• w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż określone w ust. 1, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań,
• podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,
• przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

Na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia rejestru wypadków przy pracy (art. 234 § 3 Kp). Rejestr ten jest prowadzony na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych i powinien zawierać m.in. stwierdzenie, czy dany wypadek jest wypadkiem przy pracy (§ 16 rozporządzenia RM w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy). Kwalifikacji prawnej wypadku w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 2 ustawy wypadkowej dokonuje natomiast zespół powypadkowy.

Na potrzeby sporządzenia ZUS IWA pojęcie „poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem” obejmuje „poszkodowanych w wypadkach przy pracy” – w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy wypadkowej, oraz poszkodowanych w wypadkach, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy wypadkowej, tj. w wypadkach zrównanych z wypadkami przy pracy w zakresie uprawnień do świadczeń.

W prawidłowo sporządzonej ZUS IWA – informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe – uwzględnia się zatem poszkodowanych nie tylko w wypadkach przy pracy, lecz także w wypadkach zrównanych z wypadkami przy pracy.

Sok to nie posiłek

Napoje bezalkoholowe udostępniane w zakładowej stołówce są oskładkowane – decyzja ZUS z 8.01.2020 r. (WPI/200000/43/1150/2019).

Spółka dofinansowuje przygotowanie i wydanie posiłków dla pracowników w zakładowej stołówce. Dopłata dla pojedynczego pracownika jest określona maksymalną kwotą brutto. Posiłki wydawane w stołówce to: dania gorące (obiadowe i barowe), posiłki zimne (sałatki, surówki, kanapki różnych rodzajów i wielkości), wyroby cukiernicze, słodycze, napoje zimne i gorące.

Dofinansowanie obejmuje tylko posiłki wydawane przez stołówkę zakładową. Nie jest możliwe uzyskanie ekwiwalentu, niewykorzystana danego dnia dopłata nie przechodzi na kolejny dzień. Dopłata jest sfinansowana ze środków obrotowych. Do dofinansowania spółka nie jest zobligowana przepisami bhp.

Kwota dofinansowania przypadająca na pracownika nie przekracza 190 zł/mies. i dotyczy wszystkich pracowników, bez względu na warunki, w jakich pracują. Jest to ich przychód ze stosunku pracy.

Czy dofinansowanie mogłoby zostać wykorzystane wyłącznie na zakup w stołówce napojów (soków, wody mineralnej)? Zdaniem spółki „posiłek” to pożywienie i bez znaczenia jest jego postać – może to być napój. Zgodnie ze słownikową definicją „posiłkiem” jest to, „co posila, wzmacnia organizm żywy”. Napoje bezalkoholowe, jak soki czy woda, kupowane i spożywane samodzielnie, stanowią posiłek.

Stanowisko ZUS: Wśród przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek rozporządzenie składkowe wskazuje w § 2 ust. 1 pkt 11 wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł.

Paragraf 2 ust. l pkt 11 rozporządzenia składkowego stanowi wyjątek od zasady uwzględniania w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe każdego przychodu uzyskiwanego przez pracownika i jako mający charakter przywileju podlega ścisłej wykładni. Oznacza to, że powinien być interpretowany bez dokonywania wykładni rozszerzającej.

Z podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcę gotowych do spożycia posiłków, udostępnionych pracownikom. Udostępnienie może przybrać różnorodne formy, przy czym może być realizowane zarówno przez samego pracodawcę prowadzącego stołówkę, jak i przez podmiot trzeci świadczący usługę gastronomiczną lub kateringową na rzecz pracodawcy (placówki gastronomiczno-restauracyjne, bary, punkty gastronomiczne, stołówki, mające w swej ofercie posiłki w formie gotowych do spożycia dań, z wyłączeniem placówek handlowych, takich jak sklepy spożywcze).

Pozostałe przesłanki determinujące wyłączenie z podstawy wymiaru składek przychodu, o którym stanowi § 2 ust. l pkt 11 rozporządzenia, to brak ekwiwalentności świadczeń oraz zachowanie limitu 190 zł/mies.

Mając zatem na uwadze literalne brzmienie ww. przepisu, w którym ustawodawca posługuje się pojęciem „posiłków udostępnionych pracownikom do spożycia”, tj. posiłków rozumianych jako usługa gastronomiczna, w szczególności w postaci dania gotowego do spożycia, brak jest podstaw do przyjęcia, że z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia mogłaby również korzystać kwota dofinansowania przez pracodawców do udostępnionych pracownikom do spożycia wyłącznie napojów bezalkoholowych w postaci soków czy wody. Nie jest bowiem możliwe dokonanie wykładni rozszerzającej tego przepisu przez uznanie, że napoje bezalkoholowe, takie jak soki czy woda, kupowane i spożywane samodzielnie, stanowią posiłek.

Platforma benefitowa

Zasilenia indywidualnych kont pracowniczych na platformie benefitowej, w wysokości finansowanej przez pracodawcę, są oskładkowane – decyzja ZUS z 28.01.2020 r. (WPI/200000/43/43/2020).

Platforma benefitowa oferuje pracownikom wiele świadczeń w cenach niższych od rynkowych, z których mogą oni dowolnie skorzystać w ramach kwoty indywidualnego zasilenia konta pracownika. W każdym miesiącu pracodawca zakupi pracownikowi benefity, przekazując na jego indywidualne konto na platformie benefitowej (uznaniowo) kwotę zasilenia, a pracownik będzie obowiązany partycypować w kosztach każdego zasilenia (kwotowo). Kwotę zasilenia pracownik będzie mógł przeznaczyć wyłącznie na zakup wybranych przez siebie świadczeń oferowanych w ramach platformy benefitowej (bez możliwości przekazania zasilenia innej osobie, odstąpienia czy zamiany na środki pieniężne).

Wartość zasilenia będzie stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy. Spółka ma regulamin wynagradzania, do którego dopisane zostaną odpowiednie regulacje dotyczące programu benefitowego. Czy od kwoty zasilenia trzeba odprowadzić składki ZUS?

Stanowisko ZUS: Wśród przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego wskazane są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Aby korzyść materialna nie rodziła obowiązku opłacania składek, powinna zostać przyznana pracownikowi na mocy postanowień obowiązującego u pracodawcy układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a także przybrać formę niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne bądź formę usługi).

Platforma benefitowa nie sprowadza się do prostego udostępniania po cenach niższych niż detaliczne artykułów, przedmiotów lub usług, które przysługiwałyby pracownikom na określonych w regulaminie wynagradzania zasadach, ale tworzy pewien dodatkowy system wynagradzania o motywacyjnym charakterze.

W istocie pracodawca przekazuje pracownikowi określone środki pieniężne (w formie zasilenia konta na platformie) do swobodnego dysponowania w ramach oferty przedstawionej przez usługodawcę prowadzącego platformę. Można więc przyjąć, że zasilenie konta pracownika na platformie sprowadza się do przekazania mu do swobodnej dyspozycji określonej kwoty (w ramach platformy).

W konsekwencji, przyznanie przez pracodawcę pracownikowi świadczeń w opisanej wyżej formie nie może być utożsamiane z uzyskaniem przez niego korzyści materialnych wynikających z regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, które podlegają wyłączeniu przewidzianemu w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Sama okoliczność zawarcia w regulaminie wynagradzania „odpowiednich regulacji dotyczących programu benefitowego” nie może przesądzać o uznaniu, że pracodawca zapewnia pracownikowi korzyść, o której mówi wskazany przepis.

Akcje dla pracownika

Zakup akcji jednostki dominującej to bonus, od którego trzeba płacić składki – decyzja ZUS z 25.02.2020 r. (WPI/200000/43/115/2020).

Spółka planuje – w ramach systemu benefitów – przeznaczyć dla każdego pracownika określoną kwotę miesięcznie na zakup akcji pracodawcy (jednostki dominującej w stosunku do spółki, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 uor). Akcje te są notowane na giełdzie papierów wartościowych. Kwoty przeznaczone na zakup akcji są zbierane na wirtualnych indywidualnych kontach pracowników, do których nie mają oni dostępu. Dwa razy do roku za zgromadzone środki spółka dokonuje w imieniu pracowników zakupu akcji. Są one kupowane za cenę rynkową i po zakupie stanowią wyłączną własność pracownika. Program zakupu akacji dla pracowników został utworzony na podstawie uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy.

Spółka planuje wprowadzić częściową partycypację pracowników w kosztach zakupu akcji. Czy spowoduje to, że finansowana przez pracodawcę wartość benefitu nie będzie oskładkowana?

Stanowisko ZUS: W myśl § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu, po cenach niższych niż detaliczne, niektórych artykułów, przedmiotów bądź usług.

Z wyłączenia korzystają jedynie te przychody, które:

• wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi).

Składki społeczne nie powinny być naliczone od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, stanowiącego korzyść materialną wynikającą z układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów bądź usług jedynie za częściową odpłatnością. Częściowa odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

W praktyce oznacza to, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek będzie podlegała wartość różnicy między ceną nabycia usługi a ponoszoną przez pracownika odpłatnością. Jest to równoznaczne z brakiem obowiązku opłacania składek od tej wartości. Korzyść uzyskana przez pracownika musi mieć formę niepieniężną.

Z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego wynika jednoznacznie, że nie stanowi podstawy wymiaru składek korzyść materialna w postaci niepieniężnej, która musi być przewidziana przez układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub przepisy o wynagradzaniu. Akcja nie mieści się w pojęciu korzyści materialnej w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Jest to papier wartościowy stwierdzający prawo uczestnictwa w spółce, ogół praw i obowiązków oraz udział w kapitale zakładowym. To dokument, który inkorporuje w sobie prawa majątkowe i korporacyjne wspólników. Jako papier wartościowy akcja jest dopuszczona do obrotu giełdowego i nie istnieje samodzielnie. Jest to instrument finansowy związany z ryzykiem inwestycyjnym, ma formę pieniężną i nie mieści się w pojęciu korzyści materialnej.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należy zatem uwzględnić benefit w postaci zakupu akcji jednostki dominującej, nawet jeśli ma być przewidziany w zapisach regulaminu wynagradzania oraz współfinansowany przez pracownika i spółkę.

Rabat na samochód

Nie trzeba płacić składek od rabatu udzielonego pracownikom, jeśli w zamian podejmują działania marketingowe na rzecz spółki – decyzja ZUS z 25.02.2020 r. (DI/100000/43/103/2020).

Spółka jest generalnym importerem i dystrybutorem samochodów marki X w Polsce. Sprzedaje poprzez sieć dilerską. Chce zaoferować członkom zarządu, rady nadzorczej, zgromadzenia wspólników, udziałowcom i pracownikom (nazywanym dalej uczestnikami) udział w programie rabatowym na samochody marki X.

W ramach programu rabatowego uczestnicy będą uprawnieni do nabycia samochodu marki X nie częściej niż raz na 24 mies., z rabatem od 25 do 30% w zależności od długości dotychczasowej współpracy ze spółką, przy zastosowaniu zasady +1% rabatu za każdy rok powołania, posiadania udziałów, pracy lub współpracy, licząc od 25% do maks. 30%.

Na uczestniku programu będą ciążyć zobowiązania do prowadzenia określonej aktywności marketingowej, polegającej m.in. na: publikacji wiadomości i zdjęć influencerskich na serwisach społecznościowych lub zawodowych nie rzadziej niż raz na 6 mies. oraz prezentowaniu i udostępnianiu do jazd testowych, na wezwanie spółki, nabytego w ramach programu rabatowego samochodu potencjalnym klientom podczas targów, dni otwartych i prezentacji, nie częściej niż raz na 6 mies.

Na nabytym w ramach programu samochodzie zostaną w widocznych miejscach umieszczone informacje, takie jak marka, model, wyposażenie, hasło reklamowe oraz dane kontaktowe spółki lub dilera. Uczestnik nie będzie mógł sprzedać samochodu przez 24 mies. od daty jego nabycia i w tym okresie będzie zobowiązany do wykonywania powyższej aktywności marketingowej.

Zgodnie z uzyskaną prze spółkę interpretacją indywidualną dyrektora KIS z 28.01.2020 r. udzielenie rabatu szerokiemu gronu beneficjentów nie spowoduje powstania przychodu w rozumieniu updof. Spółka nie będzie więc zobowiązana – w stosunku do uczestników promocji – do obliczenia i pobrania zaliczki na PIT ani sporządzenia informacji PIT-11.

Czy planowany rabat stanowi (lub zwiększa) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uczestnika promocji?

Stanowisko ZUS: Wydając interpretację, ZUS poprzestaje na wskazanym przez spółkę rozstrzygnięciu, zawartym w interpretacji indywidualnej dyrektora KIS, odnośnie do tego, że wskutek udzielonego pracownikowi rabatu na zakup samochodów marki X pracownik nie uzyskuje przychodów ze stosunku pracy. ZUS traktuje taką informację jako element opisu zdarzenia przyszłego.

Zgodnie z art. 4 pkt 9 usus „przychód” oznacza przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Usus nie kształtuje samodzielnie pojęcia przychodu, lecz każdorazowo odsyła do updof. Organ rentowy nie może zatem nigdy władczo zadecydować, co stanowi przychód, a co nie. Każdorazowo – jeśli dane świadczenie jest przychodem z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, zgodnie z przepisami prawa podatkowego czy ustaleniami poczynionymi na ich podstawie przez organy podatkowe – jest nim również dla organu rentowego.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 usus podstawę wymiaru składek społecznych osób będących m.in. pracownikami (art. 6 ust. 1 usus) stanowi przychód w rozumieniu updof z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia składkowego, a także wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, a także zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Skoro przychód nie został zakwalifikowany jako przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, to nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.