Zapisywanie pracobiorców do PPK – kalendarz dla podmiotów 50+ i 20+
Pracodawcy sektora prywatnego, którzy zatrudniali 30.06.2019 r. co najmniej 50 osób (podmioty 50+) albo 31.12.2019 r. co najmniej 20 osób (podmioty 20+), właśnie wdrażają pracownicze plany kapitałowe (PPK). Powinni zawrzeć najpóźniej:
- 28.09.2020 r. – porozumienie z zakładową organizacją związkową lub z reprezentantacją załogi w sprawie wyboru instytucji finansowej,
- 27.10.2020 r. – umowę o zarządzanie PPK,
- 10.11.2020 r. – umowę o prowadzenie PPK.
[1] Ustawa z 7.09.2007 r. (tekst jedn. DzU poz. 1821)
[2] Ustawa z 4.10.2018 r. (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1342).
Uczestnikami programu mogą zostać:
- pracownicy (z wyjątkiem młodocianych oraz przebywających na urlopie górniczym lub na urlopie dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla w rozumieniu w art. 11b ustawy o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego[1]),
- objęci z danego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi:
- zleceniobiorcy,
- wykonawcy umowy zleceniopodobnej (np. kontrakt menedżerski),
- wynagradzani członkowie rady nadzorczej (RN),
- chałupnicy,
- członkowie rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz ww. osoby korzystające z urlopu wychowawczego bądź zasiłku macierzyńskiego/w wysokości zasiłku macierzyńskiego (dalej tytuły uprawniające do członkostwa w PPK). Do grona tego nie zalicza się zatem zleceniobiorcy podlegającego z tej racji ubezpieczeniu zdrowotnemu, choćby zgłosił się dobrowolnie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych (art. 2 pkt 18 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych[2], dalej ustawa o PPK).
Zapisy osób, które ukończyły 18 i nie ukończyły 55 lat
Pracodawca rejestruje je w PPK automatycznie, w trybie obligatoryjno-dobrowolnym, tj. musi to zrobić w odpowiednich terminach wyznaczonych przez ustawę o PPK, ale w dowolnej chwili osoby te mogą złożyć deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do programu (byle nie wcześniej niż od daty objęcia pracodawcy tą ustawą, czyli od 1.01.2020 r. w podmiotach 50+ i od 1.07.2020 r. w podmiotach 20+). Zapis do PPK polega na umieszczeniu tych osób na liście uczestników PPK, stanowiącej załącznik do umowy o prowadzenie PPK.
Osobę zatrudnianą przez pracodawcę 50+ lub 20+ odpowiednio 1.01.2020/1.07.2020 r. zapisuje się do PPK w dacie faktycznego zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK (najpóźniej 10.11.2020 r.), jeśli tego dnia ukończyła 18 i nie ukończyła 55 lat oraz łącznie spełnia poniższe warunki:
1. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu uprawniającego do członkostwa w PPK,
2. nie złożyła deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
3. pozostaje w zatrudnieniu u danego pracodawcy.
Wstępuje ona do PPK na preferencyjnych zasadach – bez badania osiągnięcia przez nią 3 mies. (90 dni) zatrudnienia u tego pracodawcy.
Pracobiorcę w tej kategorii wiekowej przyjmowanego do pracy w okresie przejściowym (odpowiednio od 2.01.2020/2.07.2020 r. do daty faktycznego zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, tj. najpóźniej 10.11.2020 r.) umieszcza się na liście uczestników programu również w dacie faktycznego zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeżeli tego dnia będzie łącznie spełniał warunki pkt 1–3 powyżej, a ponadto osiągnie 90 dni zatrudnienia w danej firmie (patrz ramka na następnej stronie). Gdy nie spełni tego ostatniego warunku, uzyska członkostwo według generalnej reguły – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy.
Zatrudnionego, który ukończył 18, a nie ukończył 55 lat, angażowanego po dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, zgłasza się do programu według generalnej zasady – do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy, pod warunkiem łącznego spełniania tego dnia pozostałych kryteriów z pkt 1–3 powyżej.
Jak weryfikować osiągnięcie 90 dni zatrudnienia
- Uwzględnia się wyłącznie okresy zatrudnienia uprawniającego do członkostwa w PPK (wymienione na początku artykułu), z racji których odprowadzane są obowiązkowe składki emerytalne i rentowe.
- Wlicza się okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez poprzedników.
- Nie wymaga się, by okresy zatrudnienia miały charakter ciągły. W wymaganym minimum 90 dni uwzględnia się też różne okresy zatrudnienia spośród wskazanych na początku artykułu – nawet jeśli wystąpiły między nimi przerwy.
- W przypadku osoby przyjmowanej do pracy po dacie objęcia pracodawcy ustawą o PPK – po raz pierwszy bądź po raz kolejny, ale po ponadrocznej przerwie we współpracy – okresy zatrudnienia liczy się na bieżąco („do przodu”) od pierwszego dnia ponownego zatrudnienia.
- W przypadku osoby przyjmowanej do pracy po dacie objęcia pracodawcy ustawą o PPK, po raz kolejny w odstępie nie dłuższym niż rok, poszukując okresów zatrudnienia uwzględnianych w wymaganym minimum 90 dni, należy „cofnąć się” o 12 mies., licząc od 1. dnia ponownego zatrudnienia (art. 2 pkt 15, art. 17 ustawy o PPK).
- Gdy podczas któregoś z badanych 12 wcześniejszych miesięcy pracobiorca przebywał na urlopie bezpłatnym, zalicza się go w całości do okresów zatrudnienia, w liczbie odpowiednio 31, 30, 29 lub 28 dni (bez względu na to, czy urlop bezpłatny trwał cały miesiąc kalendarzowy, czy jego część) – pod warunkiem że w tym miesiącu pracobiorca uzyskał przychód podlegający obowiązkowym składkom emerytalnym i rentowym (tak wynika z wyjaśnień zawartych na portalu www.mojeppk.pl).
Przykład
Spółka 20+ zamierza zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK 10.11.2020 r. (a więc w ostatecznym terminie). 10.09.2020 r. przyjęła ponownie do pracy osobę w wieku 50 lat. Aby ustalić, jak długo strony już współpracowały, należy „cofnąć się” o 12 mies. (10.09.2019–9.09.2020 r.). Przyjmijmy, że podczas badanych 12 wcześniejszych miesięcy osoba ta przepracowała w spółce:
Wariant I
- na umowę o pracę – 30 dni,
- na umowę zlecenia, z tytułu której podlegała dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – 93 dni,
- na umowę zlecenia, z tytułu której podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – 17 dni.
Na 10.09.2020 r. pracownik przepracował łącznie 47 dni w spółce (pomija się prace na zlecenie objęte dobrowolnymi ubezpieczeniami). Jeśli pozostanie w zatrudnieniu i nie złoży deklaracji rezygnacji, to spółka zapisze go do PPK w dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, tj. 10.11.2020 r.
Wariant II
- jako wynagradzany członek RN – 15 dni.
Na 10.09.2020 r. pracownik ma jedynie 15 dni zatrudnienia w spółce. W konsekwencji do dnia zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK nie osiągnie w niej 90 dni zatrudnienia. Należy go zgłosić do programu do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnie wymóg 90 dni zatrudnienia w spółce, a więc do 10.12.2020 r. Oczywiście pod warunkiem, że w dniu zapisu do programu spełni łącznie pozostałe przesłanki uczestnictwa (ubezpieczeniowy, wiekowy, brak deklaracji rezygnacji i pozostawanie w zatrudnieniu w spółce).
Wariant III
- na umowę o pracę – ponad 100 dni.
Znaczy to, że wymóg 90 dni zatrudnienia spełnił już 10.09.2020 r. i w konsekwencji trzeba go zapisać do PPK w dacie faktycznego zawarcia przez spółkę pierwszej umowy o prowadzenie PPK, a więc 10.11.2020 r.
Wariant IV
0 dni (wprawdzie przez cały październik 2019 r. był na urlopie bezpłatnym, ale w miesiącu tym nie uzyskał przychodu objętego obowiązkowymi składkami emerytalną i rentowymi), natomiast strony współpracowały już w ramach stosunku pracy od 1.01.2017 do 30.06.2018 r.
Na 10.09.2020 r. u pracownika nie stwierdza się żadnego okresu zatrudnienia w spółce, w rozumieniu ustawy o PPK. Ma on taki status, jak osoba przyjmowana do pracy pierwszy raz. Wymagane 90 dni zatrudnienia w spółce musi uzyskać na bieżąco, licząc „do przodu” od 10.09.2020 r. i nie zdąży tego zrobić do 10.11.2020 r. Należy go zatem zgłosić do PPK na ogólnych zasadach – do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu osiągnięcia 90 dni zatrudnienia w spółce, czyli do 10.01.2021 r.
Zapisy osób, które ukończyły 55 i nie ukończyły 70 lat
Zatrudnieni ci przystępują do PPK tylko po złożeniu pisemnego wniosku o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca 50+ lub 20+ ma obowiązek ich o tym poinformować. Pozostałe zasady są identyczne jak w przypadku osób zapisywanych do PPK automatycznie. Osobę, która ukończyła 55 lat:
- pozostającą w angażu 1.01.2020/1.07.2020 r. pracodawca zapisuje do PPK w dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK (najpóźniej 10.11.2020 r.), jeśli tego dnia będzie łącznie spełniała wymogi z pkt 1–3 powyżej oraz nie ukończy 70 lat i złoży wniosek o przystąpienie do programu; nie sprawdza się jej stażu pracy u danego pracodawcy,
- przyjmowaną do pracy w okresie przejściowym (od 2.01.2020/2.07.2020 r. i do daty zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, tj. najpóźniej do 10.11.2020 r.) rejestruje się w programie w dacie nawiązania pierwszej umowy o prowadzenie PPK, gdy tego dnia będzie łącznie spełniała przesłanki z pkt 1–3 powyżej, a ponadto nie ukończy 70 lat i osiągnie 90 dni zatrudnienia w danej firmie; gdy do daty zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK nie osiągnie 90 dniowego minimum zatrudnienia u pracodawcy, zapisuje się ją na listę uczestników według generalnej zasady – do 10. dnia miesiąca przypadającego po miesiącu osiągnięcia 90 dni zatrudnienia,
- zatrudnianą po dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK zgłasza się do programu według generalnej zasady – do 10. dnia miesiąca przypadającego po miesiącu osiągnięcia 90 dni zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym, pod warunkiem że w dniu zapisu nie ukończy 70 lat i będzie łącznie spełniać kryteria z pkt 1–3 powyżej.
„Nieczynni” członkowie PPK na urlopach na dzieci
Osoby zatrudnione korzystające z urlopów wychowawczych albo z zasiłków macierzyńskich/w wysokości zasiłku macierzyńskiego pracodawca zapisuje do PPK według podanego wyżej terminarza – jako pracobiorców podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W chwili przystąpienia do programu uzyskują one jednak status nieczynnych uczestników PPK – nie odprowadza się za nich wpłat do PPK. Podstawę wymiaru wpłat do PPK stanowi bowiem podstawa wymiaru obowiązkowych składek emerytalnych i rentowych danej osoby, bez stosowania limitu 30-krotności, z wyłączeniem podstawy wymiaru tych składek za pracobiorców przebywających na urlopach wychowawczych i zasiłkach macierzyńskich/w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Dopiero po ich powrocie do zakładu pracy z urlopu należy zacząć odprowadzać za nich wpłaty do PPK.
Terminarz zapisywania do PPK przez podmioty prywatne 50+ i 20+
| Wiek zatrudnionego w dacie zapisu do PPK | Osoba pozostająca w zatrudnieniu 1.01.2020/1.07.2020 r. | Osoba zatrudniana w okresie przejściowym[*] | Osoba zatrudniana po dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK |
| Ukończone 18 lat i nieukończone 55 lat | w dniu zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeśli tego dnia łącznie spełnia warunki: • podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu uprawniającego do członkostwa w PPK, • nie złożyła deklaracji rezygnacji, • pozostaje w zatrudnieniu w danym podmiocie |
• w dniu zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeśli tego dnia łącznie spełnia warunki z kolumny 2 oraz dodatkowo osiągnie 90 dni zatrudnienia w danym podmiocie, • jeżeli nie spełni tego dodatkowego warunku – do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu, kiedy osiągnie 90 dni zatrudnienia w danym podmiocie |
do 10. dnia miesiąca następnego po miesiącu, kiedy osiągnie 90 dni zatrudnienia w danym podmiocie, jeśli w dniu zapisu będzie łącznie spełniała warunki z kolumny 2 |
| Ukończone 55 lat i nieukończone 70 lat | w dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeśli tego dnia będzie łącznie spełniać warunki jw. i złoży wniosek o przystąpienie do PPK | jw., pod warunkiem że złoży wniosek o przystąpienie do PPK | jw., pod warunkiem że złoży wniosek o przystąpienie do PPK |
[*] Okres przejściowy – przypadający po dacie objęcia danego podmiotu ustawą o PPK (od 1.01.2020 r. w przypadku podmiotów 50+ i od 1.07.2020 r. w przypadku podmiotów 20+) do daty zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, a więc najpóźniej do 10.11.2020 r.
Pracodawca 50+ zawrze 10.11.2020 r. pierwszą umowę o prowadzenie PPK. Zatrudniał 1.01.2020 r. pracownicę w wieku 40 lat, która od 1.07.2019 r. pozostaje na 2-letnim urlopie wychowawczym. Ma obowiązek zapisać ją do programu 10.11.2020 r., jeśli tego dnia spełni ona pozostałe warunki członkostwa, tj. nie złoży deklaracji rezygnacji i nadal będzie pozostawać w zatrudnieniu u pracodawcy. Wpłaty do PPK zacznie za nią przekazywać po jej powrocie do pracy po urlopie wychowawczym, a więc prawdopodobnie od lipca 2021 r.
Pracodawca 50+ zawrze 3.11.2020 r. pierwszą umowę o prowadzenie PPK. Zatrudniał 1.01.2020 r. pracownicę w wieku 36 lat, która tego dnia czynnie pracowała, a 3.11.2020 r. będzie na urlopie macierzyńskim. Trzeba ją zapisać do programu 3.11.2020 r., jeżeli nie zgłosi wcześniej deklaracji rezygnacji. Wpłaty do PPK będą za nią przekazywane dopiero po zakończeniu urlopu macierzyńskiego i powrocie do pracy.
Przykład
Pracodawca 20+ zawrze 5.11.2020 r. pierwszą umowę o prowadzenie PPK. 20.10.2020 r. przyjmie 29-letniego pracownika, który osiągnął już 90 dni zatrudnienia w ciągu wcześniejszych 12 mies. (20.10.2019–19.10.2020), a od 5.11.2020 r. będzie na urlopie ojcowskim. Jeśli do
5.11.2020 r. pracownik nie złoży deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat, należy go tego dnia zapisać do PPK.
Pracodawca 50+ zawrze 9.11.2020 r. pierwszą umowę o prowadzenie PPK. 15.07.2020 r. przyjął 58-letnią pracownicę, która złożyła wniosek o przystąpienie do programu, ale 9.11.2020 r. będzie przebywać na urlopie macierzyńskim udzielonym w trybie art. 180 § 12 Kp (wykorzystanie reszty urlopu macierzyńskiego po śmierci matki dziecka). Pracodawca 9.11.2020 r. zarejestruje ją w PPK, pod warunkiem że nie zgłosi ona deklaracji rezygnacji.
Urlop bezpłatny a uczestnictwo w PPK
Pracownika przebywającego 1.01.2020/1.07.2020 r.na urlopie bezpłatnym uznaje się za osobę objętą obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, gdy odpowiednio w styczniu/lipcu 2020 r. uzyskał przychód podlegający obligatoryjnym składkom na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Zapisuje się go do programu w dniu zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK (najpóźniej 10.11.2020 r.), pod warunkiem że tego dnia łącznie spełnia poniższe wymogi:
1. będzie podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (gdy cały listopad 2020 r. będzie korzystał z urlopu bezpłatnego, należy go uznać za ubezpieczonego, jeżeli w miesiącu tym uzyska przychód objęty obligatoryjnymi składkami emerytalną i rentowymi),
2. ukończy 18 i nie ukończy 55 lat albo ukończy 55 i nie ukończy 70 lat, oraz złoży wniosek o przystąpienie do PPK,
3. nie złoży deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat,
4. będzie pozostawał w zatrudnieniu u danego pracodawcy.
Nie sprawdza się w tym przypadku kryterium osiągnięcia 90 dni zatrudnienia w firmie.
Spółka 20+ planuje 10.11.2020 r. zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK. Pracownik w wieku 26 lat był 1.07.2020 r. na urlopie bezpłatnym, ale w miesiącu tym dostał nagrodę za II kwartał 2020 r., od której odprowadzono składki emerytalną i rentowe. 3.11.2020 r. otrzyma nagrodę za III kwartał. Spółka musi go zarejestrować w PPK 10.11.2020 r., pod warunkiem że tego dnia będzie trwać jego zatrudnienie w spółce i nie złoży on deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat.
Pracodawca 50+ chce zawrzeć pierwszą umowę o prowadzenie PPK 9.11.2020 r. Pracownica w wieku 52 lat była 1.01.2020 r. na urlopie bezpłatnym (trwającym do końca roku), ale dostała w tym miesiącu premię za poprzedni rok. Załóżmy, że między 1.11.2020 a 9.11.2020 r. nie uzyska żadnego przychodu i w konsekwencji pracodawca nie zgłosi jej 9.11.2020 r. do PPK. Następnie przy sporządzaniu listy płac 28.11.2020 r. otrzyma ona wyrównanie zaniżonego wynagrodzenia. Pracodawca powinien ją jeszcze tego samego dnia zapisać do PPK i na tej liście płac naliczyć za nią pierwsze wpłaty do PPK.
Osobę wracającą z urlopu bezpłatnego w okresie przejściowym (od 1.01.2020/1.07.2020 r. do daty zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, tj. najpóźniej do 10.11.2020 r.) traktuje się jak osobę przyjmowaną w tym okresie do pracy. Zapisuje się ją zatem do programu
też w dniu nawiązania pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeżeli tego dnia będzie łącznie spełniała warunki z pkt 1–4 powyżej oraz osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy. Gdy nie spełni tego ostatniego wymogu, na listę uczestników zapisuje się ją według generalnej zasady – do 10. dnia przypadającego po miesiącu, w którym osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy. Oczywiście w dniu zapisu do programu musi spełniać pozostałe, ustawowe przesłanki uczestnictwa: ubezpieczeniowy, wiekowy, niezłożenia deklaracji rezygnacji, pozostawania w zatrudnieniu u danego pracodawcy.
Terminarz zapisu do PPK pracowników na urlopach bezpłatnych
| Pozostający na urlopie 1.01.2020/1.07.2020 r. | Wracający do pracy z urlopu w okresie przejściowym | Wracający do pracy z urlopu po dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK |
| w dniu zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeśli tego dnia łącznie spełni poniższe warunki: • uzyska przychód objęty obowiązkowymi składkami odpowiednio w styczniu/lipcu 2020 r. i miesiącu zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, • ukończy 18 i nie ukończy 55 lat albo ukończy 55 i nie ukończy 70 lat oraz złoży wniosek o przystąpienie do PPK, • nie złoży deklaracji rezygnacji, • będzie pozostawał w zatrudnieniu u danego pracodawcy |
• w dniu zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, jeśli tego dnia łącznie spełni warunki wymienione w kolumnie 1 oraz dodatkowo osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy, • jeśli nie spełni tego dodatkowego warunku – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy; w dniu zapisu musi spełniać kryteria z kolumny 1 |
do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy, jeśli tego dnia łącznie spełni warunki wymienione w kolumnie 1 |
Pracodawca 20+ przyjął 22.10.2020 r. zleceniobiorcę, którego wcześniej angażował na umowę o pracę. Aby sprawdzić przesłankę osiągnięcia przez niego 90 dni zatrudnienia u tego pracodawcy, trzeba „cofnąć się” o 12 mies., licząc od pierwszego dnia ponownego zatrudnienia (22.10.2019––21.10.2020 r.). W tym okresie przez cały październik i listopad 2019 r. pracobiorca korzystał z urlopu bezpłatnego, po czym 30.11.2019 r. stosunek pracy został rozwiązany na mocy porozumienia stron. W październiku 2019 r. nie uzyskał on przychodu podlegającego obowiązkowym składkom emerytalnej i rentowym, uzyskał go w listopadzie 2019 r. w formie nagrody rocznej. Na 22.10.2020 r. ma zatem 30 dni wliczanych do okresu zatrudnienia (listopad 2019 r.). Należy go zgłosić do programu do 10.01.2021 r.
Zatrudniony, stawiający się w pracy po urlopie bezpłatnym już po dacie zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie PPK, staje się członkiem programu według generalnej zasady – do 10. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym osiągnie 90 dni zatrudnienia u danego pracodawcy (przy spełnieniu pozostałych wymogów człon‑
kostwa).