Wypowiedzenie złożone drogą elektroniczną – warunki skuteczności

Formy równoważne

Pracodawca powinien złożyć pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia lub za wypowiedzeniem (dalej oświadczenie rozwiązujące umowę) na piśmie (art. 30 § 3 Kp). Obowiązek ten oznacza zachowanie zwykłej formy pisemnej, czyli złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia rozwiązującego umowę (art. 78 § 1 zd. 1 Kc w zw. z art. 300 Kp, postanowienie SN z 8.12.2021 r., I PSK 146/21, wyrok SN z 24.08.2009 r., I PK 58/09). Pracodawca wykona go prawidłowo również wtedy, gdy oświadczenie o tej samej treści wyśle najpierw w postaci elektronicznej, a później przesyłką pocztową (wyrok SN z 18.01.2007 r., II PK 178/06).

Forma pisemna dla oświadczenia rozwiązującego umowę nie została obłożona rygorem nieważności. Jej niedotrzymanie spowoduje zatem, że oświadczenie będzie skuteczne i ważne, tyle że naruszy wymóg formalny (por. uchwała SN z 2.10.2002 r., III PZP 17/02). Skutek naruszenia nie występuje, gdy pracodawca użyje formy elektronicznej, czyli oświadczenie rozwiązujące umowę złoży w postaci elektronicznej i opatrzy je kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej e-podpis). Jest ona bowiem równoznaczna z formą pisemną (art. 781 Kc).

SN w wyroku z 11.04.2024 r. (II PSKP 86/22) wyznaczył granice równoważności form pisemnej i elektronicznej. Wskazał, że oświadczenie rozwiązujące umowę:

• przesłane w postaci elektronicznej z e-podpisem pozostaje w zgodzie z art. 30 § 3 Kp w zw. z art. 78¹ § 1 Kc jedynie w stosunku do pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze sprzętu komputerowego dostarczonego przez pracodawcę – w tym przypadku to pracownik musi udowodnić, że zapoznał się z oświadczeniem w godzinach pracy,
• powinno mieć zwykłą (papierową) formę pisemną w stosunku do innych pracowników z uwagi na ochronną rolę prawa pracy – jeśli pracownik otrzyma e-mail z oświadczeniem na prywatną skrzynkę, nie musi jej otwierać, chyba że umówił się z pracodawcą na czytanie/potwierdzanie wiadomości służbowych.

Każde zachowanie

W orzecznictwie przyjmuje się, że pracodawca może wyrazić oświadczenie rozwiązujące umowę o pracę przez każde zachowanie, ujawniające jego wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (postanowienie SN z 22.03.2023 r., II PSK 88/22). Ma prawo to uczynić np. ustnie, osobiście, przez firmę kurierską, operatora pocztowego, upoważnioną osobę, elektronicznie, np. SMS-em czy e-mailem (forma dokumentowa w rozumieniu art. 77² Kc, jeżeli nie zawiera e-podpisu). Tak wynika m.in. z wyroków SN z 11.04.2024 r. (II PSKP 86/22), 24.03.1999 r. (I PKN 631/98), 9.09.2011 r. (III PK 5/11) oraz wyroku SO w Łodzi z 9.01.2020 r. (VIII Pa 172/19).

Oświadczenie w każdej z tych form doprowadza do ustania zatrudnienia, ale upoważnia też pracownika do wystąpienia na drogę sądową (m.in. wyrok SN z 5.05.2016 r., II UK 280/15). Pracodawca może się zatem spodziewać roszczenia odpowiednio o:

• uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne (jeśli umowa o pracę jeszcze trwa), przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach lub odszkodowanie – gdy stosunek pracy się zakończył wskutek upływu okresu wypowiedzenia (art. 45 § 1 Kp),
• przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie przy zwolnieniu natychmiastowym w trybie art. 52 lub art. 53 Kp (art. 56 § 1 Kp).

Wystarczy możliwość

Oświadczenie rozwiązujące umowę uważa się za złożone z chwilą, gdy doszło do pracownika w taki sposób, że mógł się realnie zapoznać z jego treścią (art. 61 § 1 zd. 1 Kc). Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik z tej możliwości skorzysta (m.in. wyroki SN z 12.07.2023 r., II PSKP 112/21, i 10.10.2017 r., II PK 259/16). Stosunek pracy rozwiązuje się po okresie wypowiedzenia lub natychmiast, nawet jeśli pracownik odmówi przyjęcia oświadczenia bądź celowo nie odbierze przesyłki pocztowej/kurierskiej z tym dokumentem (m.in. postanowienie SN z 3.09.2020 r., II PK 15/19, i wyrok SN z 13.12.1996 r., I PKN 41/96).

Doręczenie oświadczenia rozwiązującego umowę za pośrednictwem poczty/kuriera jest skuteczne dzięki zasadzie tzw. fikcji doręczenia (m.in. wyrok SN z 5.10.2005 r., I PK 37/05). W przypadku dwukrotnego awizowania przesyłki przyjmuje się, że pracownik miał faktyczną możliwość zapoznania się treścią zawartego w niej oświadczenia.

Obowiązkowe konsultacje

Zanim pracodawca złoży w postaci elektronicznej oświadczenie rozwiązujące umowę, musi je skonsultować z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową. Oznacza to, że:

• zawiadamia tę organizację na piśmie o zamiarze wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony wraz ze wskazaniem przyczyny, która uzasadnia to działanie, a następnie czeka maksymalnie 5 dni (dni robocze, wolne i świąteczne – wyrok SN z 14.04.2021 r., II PSKP 24/21) na zgłoszenie na piśmie umotywowanych zastrzeżeń co do zasadności (art. 38 ust. 1 i 2 Kp),
• zasięga opinii tej organizacji (informując ją o przyczynie uzasadniającej zwolnienie natychmiastowe), którą powinien otrzymać niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 3 dni, jeżeli organizacja związkowa ma zastrzeżenia co do zasadności tego zwolnienia (art. 52 § 3 i art. 53 § 4 Kp).

Pracodawca nie musi, ale może uwzględniać stanowisko związkowe przy podejmowaniu decyzji o zakończeniu zatrudnienia danego pracownika.

Nieprzeprowadzenie konsultacji związkowych stanowi naruszenie wskazanych przepisów. Jednak nie wtedy, gdy pracodawca wie, że pracownik nie podlega obronie związkowej (wyrok SN z 9.02.2016 r., II PK 324/14).

Wymagana treść

W treści wiadomości SMS lub innego komunikatu elektronicznego musi się bezwzględnie znaleźć przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę (art. 30 § 4 Kp). Ma być prawdziwa, konkretna, aktualna (m.in. postanowienia SN z 26.04.2023 r., III PSK 68/22, i 24.03.2021 r., III PSK 50/21).

Jej niewskazanie albo wskazanie przyczyny nieprawdziwej lub niekonkretnej spowoduje, że sąd stwierdzi niezasadność rozwiązania umowy o pracę (m.in. postanowienia SN z 27.06.2023 r., III PSK 97/22, i 26.04.2023 r., III PSK 68/22).

Kolejny element oświadczenia rozwiązującego umowę to obowiązujący pracownika okres wypowiedzenia i termin jego upływu (art. 36 § 1 w zw. z art. 32 i art. 30 § 21 Kp). Jego niezamieszczenie nie wpływa jednak na możliwość występowania przez pracownika z żądaniami określonymi odpowiednio w art. 45 § 1 i art. 56 § 1 Kp. Nie ma kodeksowego obowiązku wskazywania terminu ustania zatrudnienia.

W oświadczeniu rozwiązującym umowę ma być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu (art. 30 § 5 Kp). Nieumieszczenie informacji, że pracownik ma 21 dni, licząc od dnia doręczenia, na wniesienie odwołania nie wpływa na skuteczność oświadczenia (wyrok SN z 12.01.1998 r., I PKN 468/97). Natomiast błędne pouczenie uzasadnia jedynie prawo pracownika do przywrócenia terminu na wniesienie odwołania (wyroki SN z 3.02.2016 r., II PK 333/14, i 23.11.2000 r., I PKN 117/00).