Wydatki na legalizację pobytu i pracy cudzoziemców – ujęcie w kosztach podatkowych

Tak. Wydatki ponoszone przez spółkę w związku z zatrudnieniem cudzoziemców – zarówno dotyczące legalizacji pracy i pobytu pracownika, jak i legalizacji pobytu członków jego rodziny – mogą stanowić koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop. W świetle ww. przepisu kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wskazanych w art. 16 ust. 1 updop.

Aby wydatek można było uznać za koszt podatkowy, powinien:

• zostać poniesiony przez podatnika,
• mieć charakter definitywny,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• służyć osiągnięciu, zachowaniu albo zabezpieczeniu przychodów,
• być właściwie udokumentowany,
• nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

Wydatki legalizacyjne, o których mowa w pytaniu, spełniają te warunki.

Uzyskanie zezwoleń na pracę i inne działania związane z legalizacją pobytu cudzoziemców są konieczne do zgodnego z prawem zatrudnienia ich w Polsce. Bez tego spółka nie mogłaby zatrudnić wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE, których kompetencje chce wykorzystać w swojej działalności.

Jak wskazała KIS w interpretacji z 8.06.2018 r. (0114-KDIP2-2.4010.150.2018.2.JG), uzyskanie stosownego zezwolenia na pracę jest warunkiem niezbędnym do wykonywania pracy przez cudzoziemca na terytorium naszego kraju. Okoliczność, iż cudzoziemcy przyjeżdżają do Polski w konkretnym celu, tj. w celu podjęcia pracy w spółce, oraz że to spółka ponosi wydatki związane z ich zatrudnieniem i jest stroną wnioskującą o zezwolenie, pozwala uznać, że koszty zezwolenia na pracę mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Z kolei możliwość relokacji rodziny stanowi często warunek podjęcia lub kontynuowania zatrudnienia przez zagranicznych specjalistów. Pokrycie przez pracodawcę kosztów legalizacji pobytu rodziny należy zatem oceniać jako działanie racjonalne i gospodarczo uzasadnione. Wydatki te pozostają w związku z procesem pozyskania i utrzymania kluczowych pracowników, wpływają na stabilność zatrudnienia i ciągłość działalności operacyjnej, służąc tym samym zabezpieczeniu źródła przychodów spółki.

Jednocześnie wskazane wyżej wydatki nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 updop jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. To, że mogą być zaliczone do takich kosztów, potwierdzają interpretacje KIS z 10.08.2023 r. (0111-KDIB1-2.4010.259.2023.2.END) i 18.02.2026 r. (0114-KDIP2-2.4010.590.2025.3.KW).