Wizualizacja, która nie odwzorowuje oryginału, może być uznana za pustą fakturę

Takie wnioski płyną z interpretacji KIS z 5.05.2026 r. (0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST). O jej wydanie zwróciła się spółka, która po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w formacie XML w KSeF, zawierającej wszystkie dane wymagane ustawą o VAT, zamierza przesyłać kontrahentowi wizualizację tej faktury w formacie PDF. Będzie ona zawierała takie same obowiązkowe dane, jak wystawiona wcześniej faktura ustrukturyzowana, a ponadto numer KSeF faktury, datę jej przesłania do systemu oraz kod weryfikacyjny (QR).

Wizualizacja PDF może także zawierać dodatkowe dane niewpływające na klasyfikację przedmiotu transakcji (niewymienione w ustawie o VAT jako elementy faktury czy faktury korygującej), a wynikające z uwarunkowań biznesowych (na których podaniu zależy spółce i jej kontrahentom). Może się też zdarzyć, że faktura ustrukturyzowana będzie zawierać informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których zabraknie w wizualizacji (np. uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń wpływających na kwotę należności do zapłaty, przy czym kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze będzie równa kwocie należności ogółem wykazanej w wizualizacji). Niektóre elementy wizualizacji mogą też prezentować dane w odmienny sposób, np. zawierać inną nazwę nagłówka (co nie wpłynie na treść danych).

Według spółki będzie to prawidłowy sposób odwzorowywania i udostępniania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, a tym samym wizualizacji nie będzie można uznać za faktury dokumentujące zdarzenia odrębne od wykazanych na fakturach ustrukturyzowanych ani – w konsekwencji – za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. W związku z tym nie powstanie obowiązek zapłaty wykazanego w nich VAT (niezależnie od obowiązku zapłaty podatku wynikającego z faktur ustrukturyzowanych).

Spółka powołała się przy tym na wyjaśnienia Ministerstwa Finansów opublikowane na łamach prasy, wskazujące, że dozwolone jest zamieszczanie na wizualizacji faktury informacji dodatkowych, które nie zostały ujęte w schemie, takich jak logo, numer KSeF, informacje marketingowe, słowny zapis kwoty należności ogółem czy innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży. Przywołała też interpretację KIS potwierdzającą, że wizualizacja faktury ustrukturyzowanej może zawierać szerszy zakres danych niż faktura wysłana do KSeF oraz prezentować dane w nieco inny sposób (pismo z 11.06.2024 r., 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK). KIS uznała, że jest to dopuszczalne, jeśli w wizualizacji nie występują sprzeczności względem faktury wysłanej do KSeF oraz jeżeli informacje w niej zawarte nie zaburzają w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu.

Organ nie zgodził się ze stanowiskiem spółki. Wskazał, że tego typu różnice, jakie podała, mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji i nie stanowią odzwierciedlenia faktury ustrukturyzowanej. Według KIS, skoro struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej, to jeśli zostaną one umieszczone na fakturze wystawionej w KSeF, powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Jeżeli w pliku XML zostaną wypełnione dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie będą one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę. Według KIS wątpliwości budzi też odmienny sposób prezentowania danych w fakturze i w wizualizacji. Zatem w ww. sytuacji, gdy wizualizacja będzie zawierać wszystkie dane kluczowe dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy o VAT.

Podobny pogląd KIS wyraziła też w piśmie z 17.04.2026 r. (0113-KDIPT1-2.4012.49.2026.2.AJB): przekazywane (...) kontrahentom wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych muszą odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku XML. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane (...) spójne z (...) zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą KSeF. (...) W (...) stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (...) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja (...) nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej.