Wizualizacja e-faktury bez kodu QR i numeru KSeF może być pustą fakturą

Tak wynika z interpretacji KIS z 15.05.2026 r. (0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK). Organ potwierdził jednocześnie, że aby uniknąć podwójnego opodatkowania, wystarczy skorygować nieprawidłowy dokument do zera.

Spółka, która wystąpiła o interpretację, pytała o wizualizacje faktur ustrukturyzowanych wystawianych w trybach offline (offline24, offline – niedostępność KSeF, w trybie awaryjnym). Program finansowo-księgowy umożliwia jej wygenerowanie wizualizacji pozbawionej wymaganych przez ustawę o VAT kodów QR, linków oraz numeru KSeF (nawet jeżeli taki został już nadany). Wizualizacja zawiera słowo „faktura” i ma wszystkie elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT. Dane w niej zawarte i dane na fakturze przesłanej do KSeF są zgodne, przy czym wizualizacja może niekiedy zawierać więcej danych, np. numer lub datę zlecenia. Według spółki nie dojdzie w tym przypadku do podwójnego wprowadzenia do obrotu tych samych faktur.

KIS nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Uznała, że brak wymaganych oznaczeń, w szczególności kodu QR i numeru KSeF, może powodować, że dokument przestaje być „wizualizacją” faktury ustrukturyzowanej, a staje się samodzielną fakturą funkcjonującą poza systemem.

Kilka scenariuszy, każdy zły

KIS przeanalizowała przy tym poniższe, podane przez spółkę warianty przekazywania wizualizacji klientom:

1. Wizualizacja została wygenerowana zanim fakturę przesłano do KSeF. Nie ma na niej kodów QR ani numeru KSeF. Według KIS, w zależności od rodzaju nabywcy, wizualizacja albo w ogóle nie powinna być wystawiona przed wysyłką faktury do KSeF (gdy kontrahentem jest podatnik „krajowy”, z polskim NIP), albo powinna zawierać dwa kody QR – „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” (w pozostałych przypadkach).
2. Faktura została już zarejestrowana w KSeF, ale klient otrzymał wizualizację:
   – bez numeru KSeF i bez kodu weryfikującego QR – według KIS taki dokument nie daje gwarancji, że jest to egzemplarz faktury znajdującej się w systemie,
   – z numerem KSeF, lecz bez kodu weryfikującego QR (bądź odwrotnie) – KIS podkreśliła, że oba te elementy muszą występować łącznie; sam numer KSeF (czy kod QR) nie wystarczy do uznania dokumentu za prawidłową wizualizację e-faktury.

Zdaniem KIS, skoro w żadnym z wymienionych przypadków wygenerowane dokumenty nie stanowią prawidłowej wizualizacji e-faktury, nie można ich uznać za kolejny egzemplarz tej samej faktury. W konsekwencji istnieje ryzyko uznania, że są pustymi fakturami, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Jeśli bowiem zawierają wszystkie elementy faktury z art. 106e ustawy o VAT, są oznaczone jako „faktura” i zostały przekazane kontrahentowi, to mogą być uznane za faktury wprowadzone do obrotu prawnego — nawet jeżeli podatnik uważa je wyłącznie za wizualizacje.

Korekta „do zera” sposobem na ograniczenie ryzyka

W myśl art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Według KIS, aby zniwelować ryzyko zastosowania tej regulacji do nieprawidłowo sporządzonej i przekazanej klientowi wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (a tym samym podwójnego opodatkowania tej samej transakcji), spółka powinna wystawić fakturę korygującą i skorygować błędny dokument „do zera”. Nie wystąpi wówczas obowiązek wpłacenia wynikającego z niej VAT.