WH-OSC nie warto składać z wyprzedzeniem

Tak wynika z interpretacji Szefa KAS z 4.10.2025 r. (DOP12.8221.3.2025), zmieniającej wcześniejszą, korzystną dla płatnika interpretację KIS.

Oświadczenie płatnika WHT pozwala na wyłączenie procedury pay & refund (przewidzianej w art. 26 ust. 2e updop) przy wypłacie odsetek, dywidend i należności licencyjnych zagranicznym podmiotom powiązanym. Polega ona na tym, że po przekroczeniu w roku podatkowym, obowiązującym u płatnika, limitu 2 mln zł płatności na rzecz danego podmiotu powiązanego, od nadwyżki należy pobrać WHT według stawki wskazanej w updop, bez możliwości zastosowania stawki niższej lub zwolnienia podatkowego przewidzianego w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania (upo). Następnie można się ubiegać o zwrot podatku.

Jeżeli płatnik oświadczy, że:

• ma dokumenty wymagane do zastosowania stawki WHT albo zwolnienia lub niepobrania tego podatku, na podstawie przepisów szczególnych bądź upo,
• po przeprowadzeniu weryfikacji warunków ww. ulg nie miał wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istniały okoliczności wykluczające możliwość ich zastosowania,

może przy wypłacie nie pobrać WHT od nadwyżki ponad 2 mln zł, a także od kolejnych wypłat, które nastąpią do końca roku podatkowego.

Płatnik składa takie oświadczenie do właściwego naczelnika US (na formularzu WH-OSC) dwukrotnie:

tzw. pierwotne – nie później niż ostatniego dnia 2. miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 mln zł,

tzw. następcze – w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego (jeżeli dokonywał kolejnych wypłat po tej, którą przekroczył limit 2 mln zł).

W sprawie rozpatrywanej przez Szefa KAS spółka komandytowa, wypłacająca co miesiąc odsetki na rzecz podmiotu cypryjskiego, złożyła pierwotne oświadczenie WH-OSC w maju, zakładając, że w trakcie roku kwota wypłat przekroczy 2 mln zł. Zrobiła to przed miesiącem osiągnięcia tego progu, co – według niej – było dopuszczalne, bo art. 26 ust. 7c updop wskazuje jedynie termin graniczny, a nie początkowy („nie później niż”). Jej zdaniem można zatem takie oświadczenie złożyć dowolnie wcześniej.

KIS uznała to stanowisko za prawidłowe. Szef KAS zmienił interpretację,

argumentując, że:

• WH-OSC – zgodnie z art. 26 ust. 7a updop – dotyczy wiedzy płatnika o spełnieniu przez podatnika warunków preferencji podatkowych „na dzień dokonywania wypłaty”, a nie jest wyrazem jego przypuszczeń dotyczących przyszłości – płatnik nie może wiedzieć z góry, czy podatnik będzie spełniał wszystkie warunki przy przyszłych wypłatach (np. czy zachowa rezydencję, czy nadal będzie rzeczywistym właścicielem należności),
• płatnik może skutecznie złożyć WH-OSC dopiero po przekroczeniu w danym roku limitu 2 mln zł – złożenie oświadczenia wcześniej jest bezskuteczne,
• updop wyznacza tylko termin końcowy, ale nie oznacza to dowolności co do dnia złożenia WH-OSC – również zeznanie CIT-8 składa się „nie później niż”, lecz nie można go złożyć przed zakończeniem roku podatkowego.

Jeśli więc płatnik złoży WH-OSC na początku roku, „profilaktycznie”, albo przed faktycznym przekroczeniem progu – to nie wywoła ono skutków określonych w art. 26 ust. 7a updop, nie zniesie zatem obowiązku stosowania mechanizmu pay & refund. Z interpretacji zmieniającej wynika także, że skoro samo oświadczenie było nieskuteczne, jego korekta też nie będzie miała prawnego znaczenia – nie „uratuje” oświadczenia złożonego przedwcześnie.

Należy pamiętać, że złożenie WH-OSC po wyznaczonym w updop terminie również będzie nieskuteczne, co potwierdził MF w odpowiedzi z 22.03.2023 r.(DD9.054.1.2023) na interpelację poselską nr 39620.

Więcej nt. zasad poboru WHT piszemy w artykule Rozliczenie podatku u źródła – przewodnik po obowiązkach płatników , „Rachunkowość” 2025, nr 12.