Terminy zwrotu VAT w 2026 r.

Termin podstawowy

Do niedawna okres oczekiwania na zwrot wynosił co do zasady 60 dni od dnia złożenia rozliczenia. Nowelizacja ustawy o VAT z 16.06.2023 r. (DzU poz. 1598 ze zm.), wprowadzająca obowiązek e-fakturowania w KSeF, skróciła jednak ten czas. Dla okresów rozliczeniowych przypadających od dnia jej wejścia w życie, tj. 1.02.2026 r., podstawowy termin zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynosi 40 dni, licząc od dnia złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Co istotne, wcześniej ustawa o VAT przewidywała odrębny, warunkowy 40-dniowy zwrot – tylko dla podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane i spełniających dodatkowe przesłanki z art. 87 ust. 5b–5d. Od 1.02.2026 r. te regulacje zostały uchylone. W efekcie 40-dniowy zwrot przestał być szczególną preferencją związaną wyłącznie z e-fakturowaniem i stał się zasadą ogólną, a podatnicy nie muszą już spełniać dodatkowych warunków, aby skorzystać z krótszego terminu zwrotu.

Nie oznacza to jednak, że w 2026 r. istnieje tylko jeden termin zwrotu. Nadal przewidziane są terminy szczególne, które mogą być korzystniejsze lub mniej korzystne niż termin podstawowy.

Termin skrócony 25-dniowy

Pierwszy z nich to zwrot w terminie 25 dni od dnia złożenia rozliczenia (na zasadach określonych w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT). Jest to tryb skrócony, ale warunkowy. Wymagane jest, aby zasadnicza część podatku naliczonego wynikała z faktur opłaconych za pośrednictwem rachunku bankowego zgłoszonego do US, z dokumentów celnych lub z transakcji rozliczanych na zasadzie odwrotnego obciążenia lub importu rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy o VAT. Dodatkowo kwota nierozliczona z poprzednich okresów nie może przekroczyć 3 tys. zł, a podatnik musi złożyć potwierdzenia zapłaty najpóźniej w dniu złożenia rozliczenia oraz przez 12 poprzednich miesięcy pozostawać czynnym podatnikiem VAT i składać rozliczenia za każdy okres.

Trzeba również pamiętać o art. 87 ust. 6c ustawy o VAT, który wyłącza możliwość korzystania z 25-dniowego terminu przez podatnika, u którego stwierdzono naruszenie przewidzianego w art.19a Prawa przedsiębiorców (ustawa z 6.03.2018 r., tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1480) obowiązku zapewnienia możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego. Skutek jest dolegliwy: podatnik traci prawo do szybszego zwrotu za okres, w którym stwierdzono naruszenie, oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych. W praktyce oznacza to, że skrócony termin 25 dni wymaga nie tylko odpowiedniej struktury zakupów i zapłat, lecz także respektowania – przez podatników mających kasy fiskalne – obowiązków dotyczących bezgotówkowej obsługi klientów.

Odrębny charakter ma zwrot w terminie 25 dni na rachunek VAT, uregulowany w art. 87 ust. 6a i 6b ustawy o VAT. Tu konstrukcja jest prostsza: jeżeli podatnik zawrze odpowiedni wniosek w rozliczeniu, US dokonuje zwrotu na rachunek VAT w terminie 25 dni od dnia złożenia rozliczenia. Co istotne, Ministerstwo Finansów wyraźnie potwierdza, że dla tego trybu nie trzeba spełniać dodatkowych warunków właściwych dla „zwykłego” 25-dniowego zwrotu. Z praktycznego punktu widzenia jest to rozwiązanie szybkie, ale mniej elastyczne, bo środki trafiają na rachunek VAT i podlegają ograniczeniom właściwym dla mechanizmu podzielonej płatności.

Termin skrócony 15-dniowy

Największa preferencja – zwrot w terminie 15 dni – jest przewidziana w art. 87 ust. 6d–6n ustawy o VAT dla tzw. podatników bezgotówkowych. Nie jest to jednak rozwiązanie powszechne. Ustawa wymaga łącznego spełnienia wielu warunków:

• co najmniej 80% całej sprzedaży brutto musi być ewidencjonowane przy użyciu kas online lub wirtualnych,

• co najmniej 80% sprzedaży zarejestrowanej na tych kasach musi być opłacane bezgotówkowo,

• przez 6 kolejnych miesięcy poprzedzających okres zwrotu sprzedaż rejestrowana na kasach online musi wynosić co najmniej 40 tys. zł brutto miesięcznie,

• podatnik musi prowadzić ewidencję wyłącznie przy użyciu kas online przez 6 mies., być czynnym podatnikiem VAT i składać JPK_VAT przez co najmniej 12 mies., posiadać rachunek z białej listy przez co najmniej 3 mies.,

• przeniesiona nadwyżka z poprzednich okresów nie może przekroczyć 3 tys. zł,

• dodatkowo kwota żądanego zwrotu nie może przekroczyć 2-krotności podatku należnego od sprzedaży zaewidencjonowanej na kasach online.

W tym przypadku inaczej liczy się też początek biegu terminu. Jeżeli deklaracja lub korekta z wykazanym zwrotem zostanie złożona w terminie właściwym dla rozliczenia, 15 dni liczy się od dnia, w którym upływa termin do złożenia JPK_VAT z deklaracją. Jeśli natomiast korekta zostanie złożona po tym terminie, 15 dni biegnie od dnia złożenia korekty. To pozornie drobny detal, ale ma duże znaczenie praktyczne, bo podatnik nie przyspieszy wypłaty środków składając deklarację przed ustawowym terminem.

Termin wydłużony 180-dniowy

Na drugim biegunie pozostaje zwrot w terminie 180 dni. Zgodnie z art. 87 ust. 5a ustawy o VAT ma on zastosowanie, gdy podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykonał czynności opodatkowanych na terytorium kraju ani czynności wskazanych w art. 86 ust. 8 pkt 1. W praktyce chodzi o sytuację, w której podatnik wykazuje wyłącznie zakupy, bez sprzedaży dającej podstawę do „zwykłego” zwrotu. Ustawodawca dopuszcza jednak skrócenie tego terminu do 60 dni, jeśli podatnik złoży pisemny wniosek i odpowiednie zabezpieczenie majątkowe (np. gwarancję bankową lub ubezpieczeniową, poręczenie banku albo weksel z poręczeniem wekslowym banku).

US może przedłużyć termin

Odrębną kwestią jest przedłużenie terminu zwrotu przez US. Zarówno przy zwrocie podstawowym, jak i przy zwrotach 25- i 15-dniowym, przepisy przewidują możliwość wydłużenia terminu, jeżeli zasadność zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej lub postępowania podatkowego. Jednocześnie ustawa pozwala podatnikowi bronić się przed długim oczekiwaniem: po złożeniu wniosku i zabezpieczenia majątkowego US powinien dokonać zwrotu w pierwotnym terminie, a gdy zabezpieczenie składane jest później – w terminie 14 dni od jego złożenia. Ministerstwo Finansów podkreśla przy tym, że wyjątkiem od możliwości przedłużenia terminu jest zwrot środków na rachunek VAT.

Z perspektywy 2026 r. najważniejszy wniosek jest następujący: podatnik powinien najpierw ustalić, czy przysługuje mu zwrot, a dopiero potem ocenić i zdecydować w jakim terminie. Od 1.02.2026 r. punktem wyjścia nie jest już 60 dni, lecz 40 dni. Należy jednak zbadać, czy możliwy jest zwrot w 25 dni, w 25 dni na rachunek VAT lub w 15 dni, albo – pamiętając, że w przypadku braku sprzedaży co do zasady – obowiązuje termin 180 dni.

W praktyce księgowej oznacza to, że zmiana przepisów poprawia płynność finansową wielu podatników, lecz nie uchyla konieczności starannej analizy warunków formalnych i materialnych przewidzianych w art. 87 ustawy o VAT.