Na jakich zasadach drobny przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia od KSeF w 2026 r.

Brak obowiązku tylko do momentu przekroczenia limitu

Przepis ten pozwala podatnikom nieprzekraczającym ww. limitu na wystawianie w 2026 r. faktur z pominięciem KSeF, ale nie zabrania im korzystania z tego systemu. Mogą zatem oni przed 1.01.2027 r. dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF. Chcąc jednak korzystać z odroczenia, muszą pilnować limitu sprzedaży – w żadnym miesiącu nie może ona przewyższyć kwoty 10 tys. zł brutto (wraz z VAT, jeśli jest naliczany). Chodzi przy tym o miesiące, w których co do zasady byliby obowiązani do przystąpienia do KSeF, ale, po spełnieniu ww. wymogu, korzystają z odroczenia – a więc od kwietnia do grudnia 2026 r.

Przekroczenie tego limitu w którymkolwiek miesiącu wskazanego okresu powoduje, że przedsiębiorca staje się obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, począwszy od faktury, którą przekroczył limit 10 tys. zł. Nawet jeśli jego sprzedaż w następnych miesiącach 2026 r. ponownie zmieści się w limicie, nie będzie mógł wrócić do wystawiania faktur papierowych czy elektronicznych poza KSeF.

Co w limicie…

Do limitu wlicza się łączną wartość sprzedaży (wraz z VAT) udokumentowanej fakturami (papierowymi lub elektronicznymi). Przez sprzedaż – zgodnie z ustawową definicją zawartą w art. 2 pkt 22 ustawy o VAT – rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Co istotne, sprzedaż ma być udokumentowana fakturami, zatem sprzedaży niepotwierdzonej fakturą (np. na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej) nie uwzględnia się w limicie.

Jak potwierdza Ministerstwo Finansów, faktury sprzedaży wlicza się do limitu według daty ich wystawienia, a nie daty sprzedaży. Jeśli sprzedaż nastąpiła 5.04.2026 r., a fakturę wystawiono 7.05.2026 r., powinna być wliczona do limitu sprzedaży w maju 2026 r.

Z przepisów wprost to nie wynika, ale według Ministerstwa Finansów do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF).

Nie ma przy tym znaczenia, czy chodzi o sprzedaż zwolnioną, czy opodatkowaną – jak bowiem wyjaśnia resort finansów, faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT lub wykonujących czynności wyłącznie zwolnione z VAT na rzecz innych podatników, jeśli wobec tych faktur nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF, należy wystawić przy użyciu KSeF.

Nie ma też znaczenia, czy jest to sprzedaż w ramach działalności gospodarczej, czy np. z tytułu prywatnego najmu lokalu na rzecz przedsiębiorcy (należy brać pod uwagę łączną sprzedaż z obu tych źródeł).

…a co nie

Z uwagi na brak wymogu wystawienia faktury w KSeF, według Ministerstwa Finansów do limitu 10 tys. zł nie wlicza się sprzedaży udokumentowanej fakturami:

• wystawionymi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT),

• wystawionymi przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy,

• uznanymi za uproszczone, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do wartości 450 zł brutto (100 euro),

• których wystawianie zostało „wyłączone z KSeF” przez przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 106s ustawy o VAT – czyli rozporządzenie MFiG z 7.12.2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (DzU poz. 1740) – a więc m.in. biletów jednorazowych uznawanych za faktury, faktur uproszczonych dokumentujących usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT (w tym polis).