Kiedy home office oznacza stałą placówkę za granicą

Pojęcie zakładu

„Zakład” to stała placówka, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza przedsiębiorstwa, w szczególności biuro(art. 5 ust. 1 i 2 MK OECD). Poza tym zakład może tworzyć tzw. zależny agent, czyli osoba umocowana przez przedsiębiorstwo do zawierania umów w jego imieniu (art. 5 ust. 5 MK OECD). Jeśli na terytorium danego państwa zagraniczne przedsiębiorstwo nie ma takiej stałej placówki ani zależnego agenta, to nie podlega tam opodatkowaniu podatkiem dochodowym z racji utworzenia zakładu. W praktyce powstał problem, kiedy pracownik zdalny, wykonujący obowiązki z domu, może utworzyć stałą placówkę.

Stare kryteria

Przed zmianą Komentarz (pkt 18 i 19) wskazywał cztery podstawowe przesłanki powstania zakładu w danym kraju w związku z pracą w trybie home office:

1) praca zdalna jest wykonywana w sposób stały (ciągły i regularny, a nie sporadyczny i incydentalny),

2) nie może się ograniczać do czynności przygotowawczo-pomocniczych,

3) z uwagi na jej charakter konieczne jest posiadanie biura,

4) wykonywanie pracy w sposób zdalny to wymóg stawiany przez pracodawcę (który nie udostępnił pracownikowi biura).

Nowe kryteria

W zmienionym Komentarzu drugie z ww. kryteriów pozostało w mocy, pierwsze doprecyzowano (kryterium 50% czasu pracy), a dwa ostatnie zastąpiono kryterium uzasadnionych przesłanek gospodarczych.

Jeśli pracownik zdalny wykonuje w państwie obcym taką pracę dla danego pracodawcy przez mniej niż 50% całkowitego czasu pracy w dowolnym 12-miesięcznym okresie rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym, to co do zasady nie tworzy zakładu w tym państwie. Gdy pracuje tam dłużej (przez co najmniej 50% czasu pracy), taki zakład może powstać, ale należy dodatkowo sprawdzić, czy jego zatrudnienie w trybie home office wynika z uzasadnionych przesłanek gospodarczych. Jeśli nie, to co do zasady nie tworzy zakładu w danym państwie. Jeśli tak, to taki zakład powstaje.

Uzasadnienie gospodarcze

W świetle zmienionego Komentarza uzasadnione przesłanki gospodarcze zachodzą, jeśli:

• obecność pracownika w danym kraju ułatwia prowadzenie tam działalności gospodarczej (np. ze względu na zmianę strefy czasowej na tę, w której pracują kontrahenci, czy możliwość bezpośredniego kontaktu z klientami, dostawcami, przedsiębiorstwami powiązanymi),
• przedsiębiorstwo musiałoby zapewnić sobie w obcym państwie inne zaplecze (np. wynająć biuro), gdyby zatrudniony nie wykonywał tam pracy w trybie home office.

Nie mamy do czynienia z takimi przesłankami, jeżeli:

• jedynym celem zatrudnienia pracownika w trybie home office jest jego pozyskanie czy też zatrzymanie w pracy bądź obniżenie kosztów zatrudnienia,
• pracownik świadczy pracę z terytorium danego państwa wyłącznie z pobudek prywatnych (np. przeniósł się tam ze względów rodzinnych).

Reasumując: w świetle zmienionego Komentarza sam fakt, że pracownik wykonuje w państwie obcym pracę z domu, nadal nie oznacza automatycznie powstania tam zakładu. Aby tak było, musi być spełniona przesłanka stałości (50% czasu pracy w 12-miesięcznym okresie), a zatrudnienie w trybie home office musi mieć uzasadnienie gospodarcze (leżeć w interesie przedsiębiorstwa), przy czym nie może się ograniczać do czynności pomocniczych i przygotowawczych.

Więcej na ten temat piszemy w „Rachunkowości” 2026, nr 4.