Samofakturowanie w KSeF – wymóg zatwierdzenia faktury przez podatnika

Tak wynika z interpretacji KIS z 27.02.2026 r. (0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK). Naruszenie tych zasad skutkuje – według KIS – brakiem prawa do odliczenia VAT przez samofakturującego.

Samofakturowanie – uregulowane w art. 106d ustawy o VAT – polega na tym, że nabywca (działając w imieniu sprzedawcy) wystawia fakturę dokumentującą dostawę towarów/świadczenie usług na jego rzecz przez sprzedawcę. Odbywa się to na podstawie umowy w sprawie wystawiania faktur, w której strony określają m.in. procedurę zatwierdzania faktur wystawionych przez nabywcę.

Spółka wnioskująca o wydanie interpretacji podnosiła, że przepisy nie precyzują sposobu zatwierdzania faktur. Strony powinny to ustalić w umowie i mają w tej kwestii pełną dowolność. W związku z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF spółka planowała, że do akceptacji będzie przedstawiać faktury już wprowadzone do tego systemu. Jeśli jednak KIS uznałaby ten sposób postępowania za nieprawidłowy, to zamierzała wysyłać sprzedawcy projekty faktur w formacie PDF, niezawierające numeru KSeF, numeru faktury ani daty jej wystawienia.

Zdaniem spółki zatwierdzone w tym trybie faktury będą ją uprawniać do odliczenia VAT. Nie zostanie bowiem spełniona przesłanka wykluczająca prawo do odliczenia z art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT, stanowiącego, że nie są podstawą do obniżenia podatku należnego, zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami, które nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.

KIS nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Uznała, że choć ustawa nie reguluje wprost procedury zatwierdzania faktur w przypadku samofakturowania, sprzedawca powinien zaakceptować je przed wprowadzeniem do KSeF. W obrocie prawnym nie mogą bowiem funkcjonować faktury ustrukturyzowane, które budzą wątpliwości co do prawidłowości ich wystawienia, bo nie uzyskały akceptacji sprzedawcy.

Jak czytamy w interpretacji, potwierdzenie prawidłowości, wystawianej przez nabywcę, w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury (…), powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego (tj. przed przesłaniem pliku XML do KSeF). Akceptacja może przybrać formę aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku XML (…) bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku XML). W przypadku gdy sprzedawca nie zgodzi się z treścią przygotowanego przez nabywcę pliku XML, nie ma przeszkód, aby plik ten został poprawiony i dopiero w takiej postaci przesłany przez nabywcę do KSeF.

Ponadto, według KIS, wystawca faktury może przesłać ją do akceptacji wyłącznie w pliku XML, a nie np. w PDF. Faktura ustrukturyzowana w KSeF jest bowiem wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA(3) i przyjmuje format pliku XML.

Jeśli akceptacja faktury nastąpi przed jej wysłaniem do KSeF na podstawie przekazanego sprzedawcy pliku XML, to samofakturujący będzie mógł odliczyć VAT z faktury wystawionej w KSeF, gdyż będzie to już faktura zatwierdzona przez sprzedawcę.