Faktura wystawiona poza KSeF podstawą do ujęcia kosztów podatkowych

Każda faktura to dowód księgowy

Spółka argumentowała, że przepisy podatkowe nie regulują sposobu udokumentowania kosztów. Takie regulacje zawiera uor, do której odsyła art. 9 ust. 1 updop. Z uor (art. 20 ust. 2–5, art. 21 ust. 1–5 i art. 22 ust. 1–4) wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są rzetelne dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, m.in. dowody zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), w tym przede wszystkim faktury.

W myśl art. 2 pkt 31–32a ustawy o VAT, ilekroć w jej przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, natomiast przez fakturę ustrukturyzowaną – fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w systemie.

Zdaniem spółki, skoro status faktury nie zależy od przesłania jej do KSeF, to z perspektywy updop faktura wystawiona poza KSeF zachowuje charakter pełnoprawnego dowodu księgowego, nawet jeśli wystawca nie dopełnił ustawowego wymogu.

Updop nie określa sztywno, jakie dokumenty i jak otrzymane stanowią podstawę zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, a wręcz dopuszcza – w uzasadnionych przypadkach – zaliczenie do takich kosztów wydatku, choć podatnik nie dysponuje fakturą, tylko innym dokumentem potwierdzającym jego poniesienie. Zdaniem spółki nie można zatem odmawiać jej prawa uznania za koszty wydatków dokumentowanych pełnoprawnymi fakturami, choć wystawionymi – wbrew przepisom – poza KSeF.

Spółka powołała się też na wypowiedź przedstawiciela Ministerstwa Finansów na łamach prasy, wskazującą, że faktura wystawiona poza KSeF będzie uprawniała do rozliczenia kosztu uzyskania przychodu. Inne podejście byłoby mało biznesowe, zresztą nie miałoby oparcia w przepisach.

Organ się zgadza

KIS uznała to stanowisko za prawidłowe. Potwierdziła, że faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód poniesienia kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów. Celem faktury jest udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. O prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinno decydować przede wszystkim to, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Jeśli zatem faktura zostanie wystawiona przez dostawcę w formie papierowej lub elektronicznej, z pominięciem obowiązku jej wystawienia w KSeF, i będzie zawierała elementy wymagane dla tych postaci, to spółka ma prawo wykazać na jej podstawie koszt uzyskania przychodów (oczywiście po spełnieniu wszystkich przesłanek z updop, warunkujących uznanie poniesionego wydatku za taki koszt).