W jakim języku sporządzić angaż dla Ukraińca

Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy (art. 5 ust. 1 ustawy z 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, DzU poz. 621 ze zm., dalej udppc).

W Polsce przy wykonywaniu m.in. przepisów z zakresu prawa pracy zasadniczo używa się języka polskiego, jeżeli:

• osoba świadcząca pracę ma tu miejsce zamieszkania w chwili zawarcia umowy oraz
• umowa ma być wykonana w naszym kraju.

Dotyczy to nie tylko umowy o pracę, lecz także innych dokumentów i informacji kadrowych, których obowiązek sporządzenia/przekazania pracownikowi wynika z odrębnych przepisów, np. z Kp lub innych przepisów prawa pracy (art. 7 ust. 1 i 2 ustawy z 7.10.1999 r. o języku polskim, tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1556).

Według głównej zasady określonej w udppc (art. 8 ust. 1) umowy z zakresu prawa pracy sporządza się w języku polskim. Pracodawca, jeśli chce, może je dodatkowo sporządzić w wersji/wersjach obcojęzycznych, np. w języku ojczystym angażowanego obcokrajowca lub innym dla niego zrozumiałym. Jednak gdy osoba świadcząca pracę ma polskie obywatelstwo, podstawę wykładni stanowi wersja polska. W art. 5 ust. 2 udppc uściślono, że jeżeli umowa o pracę ma zostać sporządzona w języku polskim, którym cudzoziemiec się nie posługuje, przed jej podpisaniem pracodawca musi mu przedstawić treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Ma też obowiązek przechowywania tej wersji przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia obcokrajowca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji zatrudnienia.

Na wniosek kandydata do pracy niebędącego polskim obywatelem umowę o pracę i inne dokumenty z zakresu prawa pracy można spisać w innym języku, którym on włada. Wcześniej należy go jednak pouczyć o prawie do ich sporządzenia w języku polskim (art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim). Ponadto pracodawca ma obowiązek przechowywać tłumaczenie umowy o pracę na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego nalistę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, przez wskazany wyżej 2-letni okres.

Z pytania wynika, że spółka planuje zatrudnić Ukraińca, który deklaruje dobrą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie. Może zatem spisać z nim umowę o pracę tylko w języku polskim. Nie ma też potrzeby przedkładania mu przed podpisaniem umowy jej wersji przełożonej na inny język, skoro posługuje się on językiem polskim. Częstą praktyką stosowaną przez pracodawców jest w takiej sytuacji odebranie od cudzoziemca oświadczenia, że rezygnuje z żądania sporządzenia umowy w innym języku. Oświadczenie powinno być sporządzone w dwóch wersjach językowych – polskiej i w innym języku zrozumiałym dla ubiegającego się o pracę.