Rozliczenie kosztów podróży służbowej przy przejeździe innym środkiem transportu niż wskazany w poleceniu

Na pewno należałoby się starać wyjaśnić fakty, niemniej raczej trudno zakładać, że to drugi pracownik się pomylił, wskazując, że jechali samochodem. Mamy zatem nieprawdziwe oświadczenie pierwszego pracownika, złożone w celu uzyskania rozliczenia kosztów przejazdu w cenie biletu na wskazany przez pracodawcę środek transportu.

Zwrot wydatków za przejazd odnosi się zaś do zwrotu kwot, które pracownik wydatkował zgodnie z poleceniem służbowym, czyli na określony środek transportu. Skoro pracownicy nie ponieśli takiego wydatku, to nie przysługuje im zwrot.

W terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – pracownik ma obowiązek złożenia do pracodawcy rozliczenia kosztów delegacji. Rozliczenie wiąże się z koniecznością przedstawienia przez pracownika informacji i dokumentów dotyczących poszczególnych wydatków. Do składanego rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty – rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Co oczywiste, nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtem.

Jeżeli pracownik nie ma możliwości przedstawienia dokumentu potwierdzającego wydatek, składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Obejmuje to wszelkie sytuacje związane zarówno z utratą dokumentu (zgubione, zniszczone bilety na przejazd, faktury), jak i brakiem możliwości jego uzyskania. Oświadczenie powinno wskazywać:

• rodzaj wydatku,
• jego wysokość,
• powody braku możliwości przedstawienia dokumentu.

Jest ono podstawą naliczenia i rozliczenia świadczeń. Jak najbardziej może być jednak weryfikowane, a tam, gdzie to możliwe, pracodawca powinien dążyć do uzyskania duplikatu dokumentu źródłowego (np. w razie utraty wystawionej przez hotel faktury).

Pracownicy złożyli stosowne oświadczenia, ale niestety wykluczające się. W mojej ocenie trudno mówić o pomyłce, gdy pracownik wpisał: „nie mam biletów, bo razem z drugim pracownikiem pojechaliśmy w podróż służbową samochodem prywatnym”. Należałoby więc uznać, że pierwszy pracownik złożył nieprawdziwe oświadczenie. Trudno bowiem pomylić się w kwestii tego, czy jechało się samochodem, czy pociągiem, i że miało się bilety, ale się je zgubiło.

Mamy tu ewidentnie nieprawdziwe oświadczenie, złożone w celu uzyskania zwrotu kosztów przejazdu. To zaś może być przez pracodawcę różnie potraktowane, np. uzasadnia nałożenie kary porządkowej.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy. W tym ostatnim przypadku nie ma jednak możliwości narzucenia pracownikowi wykorzystania jego prywatnego samochodu; pracodawca – jak to określają przepisy – wyraża zgodę na odbycie podróży takim samochodem.

Pracodawca powinien na tyle dokładnie wskazać środek transportu, by nie było w tym zakresie jakichkolwiek wątpliwości i by nie pozostawiać swobody wyboru pracownikowi. Pracodawca określa taki, a nie inny środek transportu z różnych względów – np. z uwagi na koszty, wygodę rozliczenia czy chęć zapewnienia pracownikowi odpoczynku (jadąc na ważne spotkanie z klientem, będzie zapewne mniej zmęczony po 5 godz. spędzonych w pociągu niż za kierownicą samochodu). Pracownik jest tym narzuconym środkiem transportu związany, jego zmiana wymaga zgody pracodawcy i będzie oznaczała rozliczenie właściwe dla nowego środka transportu (np. gdyby pracodawca zgodził się na zmianę na samochód prywatny, zwrot kosztów nie obejmowałby ceny biletu, tylko tzw. kilometrówkę).

Przepisy o podróżach służbowych wskazują na prawo pracownika do zwrotu kosztów przejazdu, obejmujących zwrot wydatków na przejazd określonym przez pracodawcę środkiem transportu. Obaj pracownicy, o których mowa w pytaniu, nie ponieśli wydatków na pociąg, a skoro nie ponieśli wydatków na narzucony im środek transportu, to nie przysługuje im zwrot.